Der „immergrüne“ digitale Arbeitsplatz: Die Cloud-Anwendungen von Microsoft 365 unterliegen einer permanenten Weiterentwicklung – in puncto Sicherheit, Design und Funktionsumfang. Teams & Co. verändern sich beinahe im Tagesrhythmus. Es ist sogar schon vorgekommen, dass während der Mittagspause Aktualisierungen wirksam geworden sind.
Wie geht man als Projektverantwortlicher damit kommunikativ um und unterstützt seine Mitarbeitenden? Ist dies ein ewiges Hase-und-Igel-Rennen, bei dem man doch immer wieder unterliegt und nur reaktiv den Änderungen hinterherhechelt? Hier sind vier Tipps, um die Themen Evergreening-Kommunikation, Adoption und Nutzerakzeptanz zu einem Erfolgskreislauf zu machen:
Neuerungen in Microsoft Teams nachverfolgen
Wenn Sie über das Hilfe-Menü (Desktop-Version und Web-App siehe links unten) den Reiter „Neuerungen“ ansteuern, erfahren Sie in chronologischer Reihenfolge, welche Änderungen von Microsoft ausgerollt wurden. So bekommen Sie einen Überblick über die verschiedenen Microsoft Teams Versionen und den Versionsverlauf. Lassen Sie sich aber bitte nicht irritieren, wenn Teile des Kollegiums eines der neuen Features bereits zur Verfügung haben und andere nicht. Solche Phänomene haben wir auch bereits in unserem Team erlebt. Manche Updates werden erst nach und nach ausgerollt. Wer nicht nur reagieren möchte, sondern die die Roadmap künftiger Microsoft Teams Updates ein wenig besser im Blick behalten und den Impact der Änderungen priorisieren möchte, sollte z. B. den Microsoft Blog verfolgen. Nicht jede einzelne Änderung muss erläutert werden. In jedem Fall aber gilt: Die Informationen von Microsoft sollten für „Nutzende wie dich und mich“ eingeordnet und adaptiert werden. Konkret geht es darum, die Kommunikation nicht 1:1 zu übernehmen, sondern sie der eigenen Organisationskultur anzupassen. Denn häufig sind die Erläuterungen noch recht technisch geprägt und nicht immer für alle gut zu verstehen.
Hilfe-Community für Microsoft Teams etablieren
In einer Hilfe- und Support-Community, etwa einem Team in Teams, lassen sich Materialien, Informationen sowie Tipps und Best Practices rund um die inhaltliche Nutzung der M365-Anwendungen an einem verlässlichen Ort vereinen. Die Idee: Informationen zielsicher an die Mitarbeitenden ausspielen, Fragen bündeln, und den Community-Gedanken Wirklichkeit werden lassen: So können sich Mitarbeitende auch gegenseitig helfen. Langfristig vermindert dies den Koordinationsaufwand für das Microsoft 365-Projektteam deutlich.
Fokus auf die Vorteile eines Microsoft Teams Updates legen
Menschen interessieren sich für Menschen, nicht für Software. Stellen Sie bei Ihrer Kommunikation die Vorteile der Neuerung für die Erledigung der täglichen Aufgaben heraus, weniger die reine Beschreibung der Funktionalität. Warum wird das Videomeeting einfacher und abwechslungsreicher durch Breakout-Rooms? Wieso bedeuten mehr Farben bei der Planner-Aufgabenverwaltung mehr Spielräume und eben nicht mehr Komplexität? Je mehr Sie in Anwendungsfällen denken, desto greifbarer und nutzenstiftender werden die Microsoft Teams Updates für Ihre Mitarbeitenden.
Durch Visualisierung Microsoft Teams Updates näherbringen
Infografiken, PowerPoint-Schaubilder mit Klickwegen, Screenshots mit kurzen Tipps – je kürzer und visueller Ihre Kommunikation rund um eine neue Microsoft Teams Version gestaltet wird, desto größer ist die Chance, dass Sie bei den Nutzenden Wirkung erzielt. Unsere Empfehlung: Reduce to the Max: Sie müssen keine durchgestylten „Blickmonster“ und aufwändigen „Eye-Catcher“ erstellen. Pragmatismus und Wiedererkennungswert schlagen an dieser Stelle Designkunst.
Die Kommunikation von neuen Microsoft Teams Updates lässt sich auch bequem delegieren: So können Sie z. B. über ein Abo-Modell sicherstellen, dass kein Thema von höherer Relevanz übersehen wird und zeitnah entsprechende Infografiken o. Ä. in Ihrem hauseigenen Corporate Design zur Verfügung gestellt werden.
Durch eine erfolgreiche Kommunikation von Microsoft Teams Updates schaffen Sie schnell mehr Nutzerakzeptanz und die Neuerungen werden auch produktiv genutzt. Weitere Tipps und Einblicke in Microsoft Teams und die hybride Arbeitswelt erhalten Sie in unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“.
