Digitalisierungsprozesse erfolgreich meistern – mit der Kafka-Methode

In Digitalisierungsprojekten wird leicht das Ziel mit dem Prozess verwechselt. Im besten Fall kostet das nur Zeit, im schlechtesten aber auch Geld und Motivation. Ich stelle Ihnen in meinem Beitrag einen Trick vor, mit dem sich vermeidbare Kosten beim Digitalisieren ganz einfach einsparen lassen.

Die Überführung analoger Arbeitsprozesse in digitale Lösungen ist ein zukunftsweisender und spannender Prozess. Unzählige Praxisbeispiele illustrieren die positiven Potenziale digitaler Transformation. Zur Wahrheit gehört allerdings auch, dass Projektteams, die sich mit Digitalisierungsprozessen beschäftigen, mit dem Risiko zu kämpfen haben, sich schnell im Gestrüpp des Transformationsalltags zu verheddern. Die Befreiung daraus verschlingt Zeit, Geld und viel Motivation.

Doch das muss nicht so sein: Denn methodische Unterstützung beim effizienten und effektiven Digitalisieren erhalten wir von ganz unerwarteter Seite. Sie fragen sich jetzt, von wem diese wohl kommen mag? Und Franz Kafka ist der Letzte, an den Sie da gerade denken würden? Aber doch, genau er ist es. Der berühmte Literat litt unter dem Problem, dass er komplexe Romanvorhaben nicht zu einem für ihn überzeugenden Ende führen konnte. So blieben die Romane „Das Schloss“ und „Amerika“ fragmentarisch – so wie manches Digitalisierungsprojekt gegenwärtig in Deutschland. Bei der Arbeit am Roman „Der Prozess“ änderte Kafka sein methodisches Vorgehen. Er schrieb zunächst das erste und sogleich das letzte Kapitel. Erst danach machte sich Kafka an die Ausgestaltung der dazwischenstehenden Kapitel.

Was die Kafka-Methode für Digitalisierungsprozesse bedeutet

Übertragen wir nun einmal die Kafka-Methode aus „Der Prozess“ auf Digitalisierungsprozesse. Das erste Kapitel entspräche dann dem Status Quo. Diesen zu beschreiben, fällt in der Regel niemandem schwer. Der Anspruch steigt im Schlusskapitel, das dem Ziel des Digitalisierungsprojekts entspricht. Sie mögen einräumen, dass es kaum Digitalisierungsprojekte geben dürfte, denen ein Ziel fehlt. Leider muss ich entgegnen: Die Zielformulierungen, auf die Sie mit Ihrem Einwand Bezug nehmen, sind bis auf wenige Ausnahmen derart allgemein, um nicht zu sagen nebulös, dass sie als Ziel ausfallen.

Gestatten Sie mir, das Behauptete an zwei weit verbreiteten Beispielen darzustellen:

1. Der Wissenstransfer in Organisation A lässt gegenwärtig zu wünschen übrig. Insbesondere zwischen unterschiedlichen Standorten sowie strategischen und operativen Einheiten findet kaum Austausch statt. Infolgedessen bleiben Synergien ungenutzt, verzögern sich Abläufe, wird das Rad mehrfach neu erfunden. Ein Social Intranet soll Abhilfe schaffen. Organisation A präsentiert als Ziel, dass mit dem Social Intranet der derzeit fehlende Wissenstransfer stattfinden kann. Nur – so frage ich – wie genau soll der Wissenstransfer durch das Social Intranet erfolgen? Wer oder was fördert, evaluiert, steuert den Wissenstransfer? Wie entsteht eine Kultur, in der das Wissen in der Organisation bedarfsgerecht horizontal und vertikal ausgetauscht wird? Ein Social Intranet ist keine Garantie für Wissenstransfer, sondern eine leistungsstarke Bedingung der Möglichkeit, gewissermaßen ein innovativer Zwischenschritt hin zum Ziel.
2. Organisation B strebt mehr Hybridität an, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben und einen Beitrag für eine bessere Vereinbarkeit von Berufswelt und Privatleben zu leisten. Soweit das vermeintliche Ziel. Was aber meint hybrid genau? Welche Regeln und Ausnahmen sollen zukünftig gelten? Wie darf man sich die hybride Kollaboration im digitalen Arbeitsalltag der Abteilung So-und-so und des Projektteams Da-und-da ganz konkret vorstellen?

Läge beiden Digitalisierungsbeispielen die Kafka-Methode zugrunde, wäre zunächst zu überlegen, was genau im letzten Kapitel erzählt werden soll. Wer sich noch an seinen Deutschunterricht aus der Schulzeit erinnert, der weiß, dass der Erzähler des Schlusskapitels ein allwissender Erzähler sein muss. Doch noch wichtiger als die Allwissenheit des Erzählers ist eine ausgeprägte Detailverliebtheit beim Verfassen des Schlusskapitels.

Ist ein Ziel nicht konkret genug, fehlt es im Digitalisierungsprozess an Orientierung

Eine der größten Herausforderungen beim Digitalisieren besteht somit darin, das Ziel nicht mit dem Prozess zu verwechseln. Diese Gefahr steigt, je schwammiger das Ziel der digitalen Unternehmung ausfällt. Ein unkonkretes Ziel, mag es noch so wortgewaltig lanciert werden, hat keine Chance den täglichen Anforderungen im Digitalisierungsprozess eine orientierende Rahmung entgegenzusetzen. Einen Orientierungsrahmen aber braucht es. Er ist die Grundlage für das Projektteam, um zuverlässig zu beurteilen, welche Wichtigkeit und Dringlichkeit den täglichen Anforderungen jeweils zufällt. Kurzum: Erfolgreich Digitalisieren heißt, auf den Transformationsprozess und auf das Transformationsziel gleichermaßen zu fokussieren. Die Fokussierung auf den Prozess ergibt sich zwangsläufig aus den Herausforderungen des Digitalisierungsalltags. Die Fokussierung auf das Ziel muss ganz zu Anfang abgesichert und regelmäßig aktiv ins planende Bewusstsein gerufen werden. Sonst wird Digitalisierung kafkaesk!

Eine überzeugte Verfechterin der Kafka-Methode ist übrigens Angela Merkel – wenngleich sie das vermutlich nicht ahnt. Ihr Ansatz, die Dinge vom Ende her zu denken, ist eine analytische Adaption, bei welcher die Begriffe „Anfangs- und Endkapitel“ durch „Ist- und Soll-Zustand“ ersetzt werden. Welche Begriffe auch immer Sie benutzen wollen, vernetzen Sie wo immer möglich den Ausgangs- und den Endpunkt – ganz gleich, ob Sie Romane schreiben, Politik betreiben oder eine Organisation digitalisieren.