Die dezentrale Projektarbeit nimmt in vielen Unternehmen, egal welcher Größe, stetig zu. Eine steigende Dezentralität der Projektteams und die Geschwindigkeit der Kommunikation sind dabei zwei der größten Herausforderungen, die es zu meistern gilt. Ohne eine funktionierende technische Infrastruktur, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Projektteams unabdingbar ist, sind viele Projekte schon im Vorfeld zum Scheitern verurteilt. Intensivieren Sie die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Austausch ihrer Mitarbeiter, indem Sie die in SharePoint zahlreich integrierten Funktionen optimal nutzen.
Wie kann SharePoint die Projektteams unterstützen und die genannten Herausforderungen meistern?
In SharePoint lassen sich verschiedene Arten von Webseiten abbilden. Die Typauswahl, zum Beispiel die einer „Teamwebseite“, wirkt sich dann auf die vorkonfigurierten Funktionen aus. Dieser Seitentyp ist auf die Zusammenarbeit von Teams zugeschnitten und erstellt automatisch ein zentrales Notizbuch, einen Dokumentenspeicher und einen Newsfeed. Weitere Funktionen beziehungsweise Apps können für alle Typen von Webseiten nachträglich ergänzt werden.
Beim Notizbuch handelt es sich um ein Microsoft OneNote Notizbuch, welches dem Projektteam die Möglichkeit bietet, zeitgleich Informationen zum Projekt wie etwa Protokolle abzuspeichern. Diese zentral gespeicherten Informationen können in sogenannten „Abschnitten“ und „Seiten“ organisiert werden. Der Vorteil dieser Software ist, dass man mit verschiedenen Endgeräten Texte, Webseiten, Fotos und Multimediaelemente einfach ablegen und sofort für andere Teammitglieder verfügbar machen kann. Das Notizbuch einer Teamwebseite kann sowohl in SharePoint als auch in der Desktopversion von OneNote geöffnet und bearbeitet werden. Für das Mac-Betriebssystem und als Smartphone-App steht OneNote ebenfalls zur Verfügung.
Auf einer Teamwebseite werden Dokumente in einer Bibliothek abgelegt und sind für alle Mitglieder zentral verfügbar. Die Dokumente können gleichzeitig von mehreren Mitgliedern bearbeitet werden. Über Office-Online (Web App) kann ein Mitglied sehen, welcher Abschnitt von einem anderen Teammitglied gerade bearbeitet wird. Eine Chat- und Kommentarfunktion hilft bei einer schnellen, direkten und kurzen Abstimmung mit dem Autoren. Die gesamte Bibliothek oder nur ein bestimmter Ordner daraus können mit dem lokalen Arbeitsplatz-Rechner synchronisiert werden. Benötigte Dokumente stehen so auch Offline zur Verfügung, können editiert werden und werden mit der nächsten Synchronisierung wieder zentral gespeichert.
Der Newsfeed unterstützt das Projektteam in der direkten Kommunikation und ist mit einem Forum gleichzusetzen. Microsoft bietet mittlerweile verstärkt die alternative Variante „Yammer“ als Ersatz für den SharePoint-Newsfeed an. Die Enterprise Social Network Software Yammer wurde 2012 von Microsoft gekauft und ist eine eigenständige Kommunikationsplattform, über die Teams in verschiedenen Gruppen kommunizieren können. Inhalte von Yammer lassen sich zwar weitestgehend problemlos auf SharePoint-Webseiten einbinden, wobei die Integrationsmöglichkeiten (noch) nicht besonders zufriedenstellend sind. Es ist abzuwarten, wie Microsoft die beiden Lösungen in der kommenden Version von SharePoint miteinander kombinieren wird. Vorerst wird empfohlen, dass Unternehmen sowohl SharePoint als auch Yammer in ihre Entscheidung einfließen lassen, welche Software für ihre Projektteams die passende Lösung darstellt.
Zusammenfassend kann man sagen, dass Microsoft eine sehr gute technische Infrastruktur für die Zusammenarbeit von Teams bereitstellt, die sich optimal in die Microsoft Office- und Bürosoftware integriert. Mit SharePoint sind Projektteams auf jeden Fall ideal gerüstet und meistern die Herausforderungen einer dezentralen Projektarbeit.
