Die Lagerung von Papierdokumenten ist teuer und die Fehlerquote in der Bearbeitung hoch. In vielen Unternehmen sind aber immer noch Papierdokumente und Akten das A und O der täglichen Arbeit. Warum aber nicht diese Dokumente und ganze Akten digitalisieren? Mit sehr einfachen Boardmitteln von SharePoint lassen sich Dokumente digital bearbeiten und verwalten. Selbst eine digitale Akte kann abgebildet werden und dadurch zur deutlichen Kostensenkung in der Dokumentenbearbeitung beitragen.
Wenn sich ein Unternehmen dafür entschieden hat, die Bearbeitung von Dokumenten digital durchzuführen, kann SharePoint einen leichten Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement bieten. Sowohl für Unternehmen, die bereits ein solches System (DMS) im Einsatz haben als auch für jene, die auf der grünen Wiese anfangen, ist SharePoint ein geeigneter Partner oder kann als eigenständiges DMS eingesetzt werden.
Zur Speicherung von Dokumenten bietet SharePoint drei Varianten an, die wir Ihnen hier kurz vorstellen möchten. Dabei wird OneDrive aber nicht im Fokus der Betrachtung stehen.
Die Dokumentenbibliothek
Die einfachste und am schnellsten einzurichtende Variante ist die Standard-Dokumentenbibliothek. Diese kann als SharePoint-App zu einer SharePoint-Webseite hinzugefügt werden. Innerhalb der Bibliothek können alle Arten von Dateien in Ordner abgelegt werden. Über die Suche von SharePoint findet man zügig ein gewünschtes Dokument wieder. Das Suchergebnis kann über vordefinierte Filter eingrenzt werden.
Zu empfehlen ist diese Variante, wenn Projektteams oder kleine Abteilungen beispielsweise eine gemeinsame Dokumentenablage benötigen. Sie ist schnell eingerichtet und für viele Dokumente, die typischerweise in Abteilungen oder Projekten anfallen, gut geeignet.
Die Dokumentenmappe
Die Dokumentenmappe ist eine Erweiterung zu der Dokumentenbibliothek. Mit der Dokumentenmappe wird eine neue Strukturebene eingezogen, über die sich Dokumente, die eine Gemeinsamkeit aufweisen, zusammenfassen lassen. In einer solchen Mappe können beispielsweise alle Dokumente eines Kunden gespeichert werden. Deshalb ist sie auch mit einer Akte gleichzusetzen, da beide die gleichen Merkmale aufweisen. Ein typisches Merkmal einer Akte ist der Aktendeckel, der die wichtigsten Daten beinhaltet.
Bleiben wir bei dem Beispiel der Dokumente eines Kunden. Der Aktendeckel beinhaltet hierbei alle wichtigen Informationen wie Firma, Adresse und Kontaktdaten. Diese Informationen werden auch als Aktenmetadaten bezeichnet. In einer Dokumentenmappe lassen sich diese Metadaten frei konfigurieren und sogar mit anderen Datenquellen oder Taxonomien verknüpfen. Innerhalb einer Mappe können Dokumente in einer festgelegten oder freien Ordnerstruktur abgelegt werden.
So ist es mit der Dokumentenmappe von SharePoint möglich, die physischen Akten in die digitale Welt zu überführen. Bei hohen Ansprüchen an eine Aktenlösung, wie es bei Vertragsakten der Fall sein kann, stößt der Nutzer allerdings an Grenzen. Für weitaus höhere Anforderungen kann auf spezialisierte Erweiterungen für SharePoint von Drittanbietern zurückgegriffen werden.
Dokumentenspeicher
Der Dokumentenspeicher ist ein eigener Webseiten-Typ von SharePoint in der Enterprise-Version. Er ist darauf ausgelegt, große Dokumentenmengen zu verwalten und ist mit praktischen Features ausgestattet, die zur Zeitersparnis und höherer Effizienz in der Dokumentenverwaltung verhelfen.
Microsoft selbst empfiehlt diesen Typ für die Erstellung und Bearbeitung von großen Dateimengen sowie für Inhaltsarchive wie beispielsweise Wissensdatenbanken. Erfahrungsgemäß nutzen viele Unternehmen diesen Webseiten-Typ auch als unternehmensweites Dokumentenarchiv.
In allen drei Varianten empfiehlt es sich, zunächst eine Dokumentenanalyse durchzuführen, aus der sich Dokumentenklassen und Attribute ableiten lassen. Das abgeleitete Dokumentenklassenmodell sollte dann in SharePoint abgebildet, bevor Dokumente dort abgelegt werden. So können alle Dokumente von Anfang an strukturiert verwaltet werden.
Die Zugriffsrechte auf Dokumente können in SharePoint auf Benutzer- oder Gruppenebene gewährt werden. Alle drei – Bibliothek, Mappe und Speicher – können lokal synchronisieren. Dabei kann sich der Nutzer aussuchen, welcher Ordner oder welche Datei synchronisiert werden sollen. Das Beenden einer Synchronisation ist ebenso leicht einzurichten wie das Einrichten selbst.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass SharePoint ein durchaus leistungsstarkes Dokumentenverwaltungssystem ist und dass es auch mit klassischen Dokumentenmanagement-Systemen mithalten kann. Bei der Nutzung von SharePoint als Dokumentenspeicher muss ein Unternehmen sich aber über die Revisionssicherheit der Dokumente im Klaren sein und für alle vorhandenen Dokumentenarten die Richtlinien berücksichtigen. Ein revisionssicheres Archivsystem bietet SharePoint zwar selbst nicht, aber es verfügt über sogenannte Informationsrichtlinien, um revisionskonforme Richtlinien abzubilden.
