Insbesondere nach der kurzfristigen Einführung von „Digital Workplace“-Projekten ist stetiges Augenmaß gefragt. Wer jetzt aus den Erfahrungen lernt, kann den digitalen Arbeitsplatz der MitarbeiterInnen zukünftig effizient strukturieren und weiterentwickeln. 

Corona „zwingt“ Unternehmen zur digitalen Krisenkommunikation 

Vorstände veröffentlichen während der Corona-Krise Video-Botschaften zur wirtschaftlichen Situation, bedanken sich bei ihren Mitarbeitern, die systemrelevante Arbeit ausführen oder sich aktuell in Kurzarbeit befinden. Der digitale Arbeitsplatz ist für Unternehmen mittlerweile elementarer denn je, um ihre Mitarbeitenden flächendeckend mit relevanten News zu versorgen. Dies geschieht am PC, am Notebook im Home-Office oder auch in der Fläche mit mobilen Endgeräten.

Praxisnahe Anwendungsfälle identifizieren

Zusammenarbeit und kontinuierlicher Austausch werden beim digitalen Arbeitsplatz insbesondere bei räumlicher Trennung gewährleistet. In diesem Kontext ist es empfehlenswert, praxisnahe Anwendungsfälle (Use Cases) anzubieten, die für die tägliche Arbeit erforderlich sind oder besser noch, eine Arbeitserleichterung darstellen. So finden MitarbeiterInnen einen „sinnstiftenden“ Arbeitsplatz vor, der zunächst ihre Arbeit ermöglicht und im besten Falle erleichtert.

Effiziente Kommunikation und Weiterentwicklung

Die Kür eines jeden „Digital Workplace“-Projekts ist die effiziente Kommunikation und Weiterentwicklung, sobald die Projektphase abgeschlossen ist. Unternehmen sprechen dann oft von Überführung in die „Linie“ oder „Linienorganisation“. So geht’s: Durch das konsequente Messen und Analysieren von Reichweite und Interaktion können Kommunikationsmaßnahmen überprüft und vor allem wichtige Maßnahmen zur Weiterentwicklung identifiziert werden. Zwei Beispiele:

  1. Beispiel – effizient kommunizieren: Führungskräfte sehen über ihr angebundenes Analytics-Tool, über welches Endgerät und zu welcher Uhrzeit sie ihre MitarbeiterInnen erreichen und ob sie etwa CEO-Botschaften als Push-Nachricht lesen oder lieber per Video anschauen. Diese wenigen Parameter – angereichert um Reichweite und Interaktion – genügen bereits, um erste Kenntnisse über eine effiziente Kommunikation im Kontext zu den Produktionskosten treffen zu können. Natürlich lässt sich die Kommunikation über viele weitere Parameter und Analysen professionalisieren.

 

  1. Beispiel – effizient weiterentwickeln: Das Motto „Stillstand bedeutet Rückschritt“ gilt für jeden digitalen Arbeitsplatz. Die Software entwickelt sich durchgängig an den Erfordernissen des Marktes weiter, die Tätigkeiten der Mitarbeitenden selbstverständlich auch. Nur so lässt sich ein Wettbewerbsvorteil festigen. In der Praxis verfügen MitarbeiterInnen über ein enormes Wissen, das sie über Telefonate oder E-Mails mit ihren KollegInnen teilen. Die „digitale Bündelung“ dieser Tätigkeit ist deutlich effizienter, wenn Mitarbeitende das Wissen etwa per Webinar oder Podcast mit ihren KollegInnen teilen. Der Aufwand reduziert sich, die Funktion muss dafür aber in den digitalen Arbeitsplatz integriert sein. Nun können über das Analysieren und Bewerten von den Abrufen und Ausstiegszeiten der aufgezeichneten Webinar-Videos Rückschlüsse über die Nutzung getroffen und so konkret das Wissensmanagement optimiert werden. Auch Erkenntnisse über funktionale Erweiterungen sind möglich, die die Produktion, Veröffentlichung oder das Abspielen der Videos etwa vereinfachen.

 

Dies sind zwei Beispiele von vielen, in denen HIRSCHTEC seine Kunden fachkundig berät und nach kurzfristiger Einführung dafür sorgt, dass ihr Digital Workplace effizient genutzt wird.

Übrigens: Um die Nutzungsintensität und Erfolge sicht- und messbar zu machen und die künftigen Aktivitäten zu steuern, setzen zahlreiche unserer Kunden bereits auf das renommierte Analytics-Tool Matomo.

Sie möchten mehr über effizienzsteigernde Maßnahmen am digitalen Arbeitsplatz erfahren? Im kostenlosen Webinar von Oliver Chaudhuri und mir am 30. April (10 Uhr bis 10:30 Uhr) geben wir noch ein paar tiefere Einblicke und freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!