Homeoffice, mobiles Arbeiten, flexible Modelle und neues Mindset: Virtuelle Zusammenarbeit führt bei Teammitgliedern wie Führungskräften nach wie vor zu zahlreichen Herausforderungen.

Das facettenreiche Thema lässt sich auf zwei Kernfragen verdichten:

  1. Welche technischen Rahmenbedingungen stehen für effizienten & produktiven Austausch zur Verfügung?
  2. Welche kommunikativen und kulturellen Faktoren müssen berücksichtigt werden?

In vielen Unternehmen hat sich Office 365 zu einer Säule der orts- und geräteunabhängigen Kollaboration etabliert, insbesondere der „digitale Konferenzraum & Schreibtisch“ Microsoft Teams. Über die Fragen der technischen Infrastruktur hinaus sollten Mitarbeitende und Führungskräfte auch vor allem folgende arbeitskulturelle Themen in den Fokus rücken:

  • Kommunikations-Etiquette erstellen. Wie gelingt es, Teams und Kanäle in Microsoft Teams produktiv zu nutzen? Wie gehen wir mit „Allgemein“- oder @mentions um? Akzeptieren wir, dass ein „Like-Daumen“ für uns auch „Einverstanden“ oder „So wird’s gemacht“ bedeutet? Diese und weitere grundsätzlichen Spielregeln sollten in einer Teams-Etiquette festgelegt und an alle Mitglieder kommuniziert werden.

 

  • Normen festlegen. Klären Sie die Erwartungshaltung, insbesondere zu Antwort- und Reaktionszeiten. Gerade für Mitarbeitende mit Kindern oder auch Führungskräfte kann es vollkommen in Ordnung sein, auch noch nach 20.00 Uhr z. B. eine Chat-Nachricht zu versenden oder eine Arbeitsanweisung zu geben. Im Gegenzug sollte es aber genauso selbstverständlich sein, dass selbige dann eben nicht bis zum nächsten Morgen um 9.00 Uhr erledigt ist oder auf die Nachricht noch am selben Abend geantwortet wurde.

 

  • Verstärkte Dokumentation. Virtuelle Zusammenarbeit braucht Schriftlichkeit – aber eben nicht, um stärkere Kontrolle auszuüben, sondern um Verbindlichkeit zu erzeugen und Missverständnissen vorzubeugen. Aufgabenverwaltung mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen über Planner oder auch das gemeinsame Team-Notizbuch, auf das alle via OneNote Zugriff haben und rasch ergänzt oder geteilt werden kann.

 

  • Selbstmanagement unterstützen. Vernetzte Zusammenarbeit über mehrere Standorte braucht Struktur. Diese für sich selbst Tag für Tag eigenständig festzulegen fällt manchen leichter als anderen. Microsoft To Do als persönliche Aufgabenliste kann wertvoll sein, seine eigenen Aufgaben zu sortieren und zu priorisieren – insbesondere in unmittelbarer Verbindung mit in Outlook erhaltenen E-Mails.

 

  • Rituale etablieren, Raum für „Soft-Topics“ geben. Das gemeinsame Video-Standup-Meeting, die digitale Kaffeepause zum Klönen oder die Tipps für gesundes Sitzen und leichte Rezepte – Microsoft Teams sowie das Unternehmensnetzwerk Yammer sind starke Kanäle, um ein virtuelles Wir-Gefühl zu schaffen. Auch und gerade Führungskräfte profitieren von Yammer als „Marktplatz“ der Ideen, um Themen und Botschaften sowie Kontextinformationen rasch weiterzugeben.