HIRSCHTEC ist ein verzweigtes Unternehmen mit sieben Teams an fünf Standorten in drei Ländern. Über die Standorte und Teams hinweg tauschen wir uns regelmäßig über die aktuellen Projekte und Entwicklungen aus.

Da wir eine Digitalagentur sind, erfolgen diese Meetings natürlich auch online. So steht z. B. jeden Freitag um 9 Uhr die Abstimmung zwischen allen Projektleitenden aus dem HIRSCHTEC-Kosmos an. Hierzu treffen wir uns real in den Meeting-Räumen in den verschiedenen Standorten und virtuell vernetzt per Video-Call. Kolleginnen und Kollegen, die nicht im Büro sind, können sich von ihren Rechnern direkt in den Termin einwählen. In Microsoft Teams haben wir dazu jeweils eigene „Teams“ für die einzelnen Meetings. Im ersten Reiter innerhalb solcher Teams können direkt Beiträge gepostet und so für alle sicht- und kommentierbar Nachrichten ausgetauscht, Informationen geteilt oder Fragen gestellt werden.  Ein weiterer Reiter führt z. B. zu den zu Dateien, die auf SharePoint abgelegt und für alle zugänglich sind. Hier finden sich zentral Vorlagen, Best Practices oder Planungstabellen. Unsere Protokolle notieren wir in einem eingebunden Wiki welches auch über die obere Navigation im Teams zu erreichen ist.

Screenshot der gemeinsam genutzten Microsoft Teams Oberfläche

Wie läuft so ein Meeting ab?

Wie schon kurz erwähnt, treffen sich alle Mitarbeitenden, die an den verschiedenen Standorten sind, in unseren Meeting-Räumen. In jedem dieser Räume haben wir einen interaktiven E-Screen, der für dezentrale Meetings perfekte Voraussetzungen bietet und auf dem Microsoft Teams direkt installiert ist. Die Personen, die als erstes in den Meeting-Räumen eintreffen, öffnen auf den Screens den Termin, der auch in Microsoft Teams eingestellt wurde. Für eine gute Tonqualität werden Mikrofon und Tonübertragung über externe Lautsprecher gesteuert. Das Bild aus den Meeting-Räumen wird über Kameras in den Screens übertragen. Zusätzlich zu den Teilnehmenden in den Meeting-Räumen sind Kolleginnen und Kollegen aus dem Homeoffice oder von unterwegs über ihren eigenen Firmenlaptop zugeschaltet.

Alle Teilnehmenden des Termins haben laufend Zugriff auf das Notizen-Wiki mit den Protokollen und können damit arbeiten oder auch die Informationen der vergangenen Wochen nachlesen. Im Termin werden die zu besprechenden Dateien über die Monitore geteilt. Das Teilen der Dokumente macht die Termine bedeutend effizienter, kann sich doch jeder besser konzentrieren, wenn man die Informationen direkt lesen kann und nicht nur zuhören muss. Nach Bedarf kann man live verfolgen, wie das Protokoll geschrieben wird und direkt korrigieren, falls sich ad hoc Änderungen ergeben.

Effizient und zielgerichtet

Microsoft Teams ist unser Mittel der Wahl, um solche dezentralen Meetings regelmäßig, effizient und ohne Reisekosten durchzuführen. Die digitale Meeting-Kultur ist bei uns etabliert und akzeptiert. In unseren Kundenprojekten nutzen wir diese Möglichkeiten ebenso. Jour fixes werden über Microsoft Teams eingestellt, das Protokoll direkt per Screen-Sharing geteilt. Mehr und mehr Kunden-Workshops werden digital durchgeführt, unter anderem auch aufgrund der aktuellen Krisensituation.

Gerne teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen und beraten Sie, wie Sie auch in Ihrem Unternehmen eine digitale Meeting-Kultur umsetzen und etablieren können.