Der Händedruck zur Begrüßung, das Mittagessen mit KollegInnen, der Flurfunk oder die direkte Ansprache im Team – Verhaltensweisen, die normalerweise unser aller Arbeitsalltag prägen, fallen in der aktuellen Krisensituation meist gänzlich weg. Für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit heißt das: Es müssen neue Wege beschritten werden.

Viele Unternehmen und Organisationen stehen aktuell vor der Herausforderung, die eigene Wertschöpfung zu sichern und die Zusammenarbeit aufrechterhalten zu müssen. Dass Zusammenarbeit zu einem großen Teil von Kommunikation lebt, macht die Situation in Zeiten von „Social Distancing“ und räumlich getrennter Heimarbeit nicht einfacher.

Genau dies hat die Stadt Augsburg erkannt, nach einer Lösung gesucht und schnell und überlegt gehandelt. Statt wie ursprünglich geplant, das neue interaktive Intranet auf Basis von COYO Anfang Mai 2020 feierlich zu enthüllen, wurde der Go-live kurzerhand um zwei Monate vorverlegt.

Der Grund ist einfach: Wann, wenn nicht jetzt, kann ein Social Intranet seinen vollen Mehrwert entfalten und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein niedrigschwelliges und doch mächtiges Werkzeug an die Hand geben?

Dank „isa“, dem modernen Intranet der Stadt Augsburg, bleiben die Mitarbeitenden – nicht nur, aber gerade auch in der aktuellen Krisensituation – stets über offizielle Nachrichten aus der Stadtverwaltung informiert und besitzen mittels Kommentarfunktion einen direkten Feedback-Kanal um Zustimmung, Fragen oder Nöte schnell und zielgerichtet zu adressieren. Per Timeline oder innerhalb von virtuellen Arbeitsgruppen besteht die Möglichkeit, sich in Abteilungen oder Projektteams dynamisch – bei stetiger Verfügbarkeit der Inhalte – auszutauschen. Auf diese Weise verschwinden wichtige Informationen nicht in individuellen Postfächern, sondern sind auch für Kolleginnen und Kollegen, die erst später in die Diskussion einsteigen, transparent nachlesbar.

 

Screenshot der Startseite von „isa“.

 

Dass die kurzfristige Entscheidung zum vorgezogenen Go-live goldrichtig war, zeigen auch die Zahlen: Bereits in der ersten Woche nach Start verzeichnete „isa“ mehr als 1.100 aktive NutzerInnen, die Timelines füllen sich stetig und kaum ein Beitrag bleibt ohne Reaktion von Kolleginnen und Kollegen.

Die zum Start des Projekts formulierten Ziele – den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu fördern sowie die standort- und referatsübergreifende interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern und Fachwissen zu digitalisieren, damit nachhaltig zu verwalten und leicht abrufbar zu machen – werden schon jetzt, zwei Wochen nach dem Go-live, Realität.

Innerhalb einer nun anvisierten zweiten Ausbaustufe, sollen auch die Kolleginnen und Kollegen ohne eigenen PC-Arbeitsplatz per mobilem Endgerät Zugriff auf das System erhalten, sodass in naher Zukunft die rund 6.700 Mitarbeitenden der Stadt Augsburg die Möglichkeiten des neuen Tools tagtäglich gewinnbringend für sich nutzen können.

Mit ihrem Beispiel geht die Stadt Augsburg als Vorreiter voran, wenn es darum geht, die aktuelle Krisensituation mit modernen, digitalen Tools für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit bestmöglich zu meistern und die Mitarbeitenden einzubeziehen. Was die Stadt Augsburg dabei vor allem auszeichnet: Mut zu pragmatischen, zielführenden Entscheidungen! Damit bricht die Stadtverwaltung klar und bestimmt mit dem so oft bemühten Narrativ eines trägen und analogen Verwaltungsorgans.

In diesem Sinn, noch einmal herzlichen Glückwunsch zum gelungenen Go-live und auf ein florierendes und sinnstiftendes neues Werkzeug in der Hand jedes einzelnen Mitarbeitenden.