Geht es um die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes und was dieser alles verbessern soll, tüfteln Projektteams lange daran, eine für sie perfekte Lösung zu schaffen.

Was dabei gerne in Vergessenheit gerät ist, dass man vor allem eine Gruppe glücklich machen sollte: die Mitarbeitenden und somit die tatsächlichen NutzerInnen. Um deren Bedürfnisse im Projekt zu berücksichtigen, bieten sich verschiedene qualitative wie auch quantitative Erhebungsmethoden an. Drei der „Klassiker“ unserer Analysetools werde ich Ihnen im Folgenden vorstellen.

Interviews

Um Daten mit hohem Detailgrad zu generieren, können Leitfaden-Interviews mit repräsentativen Stakeholdern durchgeführt werden. Dabei sollte so offen und gleichzeitig strukturiert wie möglich vorgegangen werden. Durch individuelle Interviews werden ein fundiertes Verständnis über den Nutzer, seine Überzeugungen, Erfahrungen und Wünsche gewonnen und noch unbekannte Handlungsfelder aufgezeigt.

Im Projektverlauf können die Interviews für neue Ideen und zur Priorisierung ausgewählter Anforderungen herangezogen werden.? Besonders spannend werden Interviews, wenn sie direkt am Arbeitsplatz der Interviewten durchgeführt werden. So erhält man automatisch – quasi „on top“ – einen tiefen Einblick in deren Arbeitsalltag und mögliche Probleme, vor denen Mitarbeitende täglich stehen und welche wir optimieren können.

Fokusgruppen

Eine offenere Methode, die mehr Mitarbeiter berücksichtigt, sind Fokusgruppen. Hier werden Nutzeranforderungen in einer offenen Diskussion in in unterschiedlich zusammengesetzen“ Kleingruppen mit bestimmten Impulsfragen ermittelt. Beim Moderator sind hier nicht nur fachliche, sondern besonders soziale und kommunikative Fähigkeiten notwendig. Neben der Ermittlung von Anforderungen werden durch die Integration von Kolleginnen und Kollegen aus verschiedensten Bereichen die Sichtbarkeit und im besten Falle auch Akzeptanz des Projekts im gesamten Unternehmen erhöht. Neben der ersten verbalen Aufnahme von Bedürfnissen können ferner, beispielsweise durch das Scribbeln von Startseiten, auch bereits visuelle und elementare funktionale Wünsche der Mitarbeitenden erhalten werden.

Online-Umfragen

Die zuvor beschriebenen Methoden sind qualitativer Natur und ermöglichen durch die kleine Teilnehmerzahl tiefgehende Erkenntnisse. Um aber alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation mit einbeziehen und ein breites sowie repräsentatives Bild erhalten zu können, ist eine Online-Umfrage das erste Tool der Wahl. Was die NutzerInnen am bisherigen Intranet gut und auch schlecht finden, was sie sich wünschen oder wie ihr alltägliches Nutzungsverhalten aussieht, kann hiermit quantitativ festgehalten werden. Die gewonnen Daten können im Kontext des gesamten Unternehmens analysiert werden, aber ebenso zielgruppenspezifisch. Dies macht besonders bei großen, internationalen Unternehmen mit mehreren Standorten oder Gesellschaften Sinn. Dezentrale Unternehmensstrukturen bedeuten nämlich häufig divergierende Infrastrukturen, was ein ganz natürlicher Prozess ist. Dadurch entstehen jedoch auch unterschiedliche Pain Points –  diese können mittels einer Online-Umfrage aufgedeckt und anschließend optimiert werden.

 

Mir persönlich machen die beschriebenen Methoden als Berater besonders Spaß, da ich hier einen tiefen persönlichen Austausch mit Mitarbeitenden habe, die nicht Teil des Projektes „Digital Workplace“ sind und somit noch mal einen anderen Blick auf das Thema “Digitaler Arbeitsplatz”  haben. Damit erhalten wir häufig neue Erkenntnisse und können bestehende Probleme aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden aufdecken, die wir dann gemeinsam mit dem Projektteam lösen.

Der beschriebene direkte, persönliche Austausch findet andererseits bei einer Online-Umfrage natürlich nicht statt. Und genau das macht für mich auch den Reiz einer ebensolchen aus: Hier habe ich eine große Datenmenge, die ich auf unterschiedlichste Parameter analysieren kann. Diese Methode bietet nicht nur eine große Vielfalt an Verarbeitungsmöglichkeiten. Sie dient besonders dazu, zu ermitteln, ob die Anforderungen, die zuvor im Anforderungsworkshop mit dem Projektteam ermittelt wurden, auf alle Mitarbeitenden des Unternehmens übertragen und somit validiert werden können. Im besten Falle stimmen die Wünsche aller Beteiligten überein, was das Projektteam in seinem Vorgehen bestätigt. Falls nicht, liefern die ermittelten Informationen Anhaltspunkte zur Optimierung des Vorgehens.

Neben den reinen Erkenntnissen erfüllen die beschriebenen Methoden auch noch eine absolut elementare Zusatzfunktion. Die involvierten Kolleginnen und Kollegen fühlen sich mitgenommen und werden dieses Gefühl auch  an ihre KollegInnen weitertragen . Der Zweck von Analysetools bietet entsprechend auch einen extremen Mehrwert in der Kommunikationsarbeit und Akzeptanzschaffung während des Projekts. Sie merken, wie die Ergebnisse auch aussehen – sie werden immer einen Nutzen für das Projekt bringen.

Was lässt sich also zusammenfassend festhalten? Alle beschriebenen Methoden liefern Ergebnisse unterschiedlicher Erkenntnistiefe und Repräsentativität. Entsprechend liegt natürlich die Frage nahe, ob man nicht einfach mehrere Methoden kombinieren kann. Die Antwort darauf ist kurz und knapp: Es ist nicht nur möglich, sondern auch absolut empfehlenswert. Aber welche Methoden Sie auch in Ihr Projekt einfließen lassen, die wichtigste Erkenntnis, die Sie aus diesem Beitrag mitnehmen sollten, ist folgende:

Bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes ist die Einbindung der zukünftigen Nutzer elementar. Also zögern Sie nicht, Ihre Mitarbeiter in Ihr Projekt einzubeziehen – wir wünschen viel Erfolg und unterstützen Sie hierbei gerne!