Austausch und Zusammenarbeit ermöglichen, Transparenz und Verbindlichkeit vergrößern sowie die Verfügbarkeit und Reichweite von Informationen erhöhen:
Der digitale Arbeitsplatz und Office 365 bieten hierfür verlässliche Rahmenbedingungen. Das gilt nicht nur bei der alltäglichen Arbeit. Auch in Krisensituationen bieten die Software-Lösungen Möglichkeiten, schnell zu reagieren – und das trotz Home Office.
Die Vorteile einer digitalen Krisenkommunikation:
- schneller Austausch aller Beteiligten
- standortübergreifende Verbindung
- automatische Dokumentation aller Schritte
Die Krisenkommunikation per Intranet ist nichts, was mit nur einem Tool erledigt werden sollte. Nutzen Sie stattdessen unterschiedliche Dienste in Kombination miteinander. Wir stellen Ihnen hier die Produktwelt von Office 365 vor. Aber auch andere Angebote können sinnvoll sein. Laden Sie sich unsere Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ herunter, um sich über für Sie passende Alternativen zu informieren.
Viva Engage
Als soziales Netzwerk im Unternehmen schafft Viva Engage (früher: Yammer) hervorragende Möglichkeiten, um schnell und niedrigschwellig die neuesten Informationen zu verteilen und die Mitarbeitenden über aktuelle Meldungen auf dem Laufenden zu halten. Das ist besonders in schwierigen Situationen hilfreich. Um die interne Krisenkommunikation zu organisieren, können Führungskräfte über das Tool ausführliche Statements abgeben. Mit einer gezielten Viva Engage-Moderation erreicht man zudem, dass Diskussionen zum Thema zielführend bleiben.
Standardmäßig ist jede Nutzerin und jeder Nutzer Mitglied in der Gruppe „Gesamtes Unternehmen“ und kann so rasch mit kurzen Nachrichten auf dem Laufenden gehalten werden. Push-Benachrichtigungen und eine starke mobile App tun ein Übriges dafür, die Mitarbeitenden zu erreichen – und ihnen die Gelegenheit für Rückfragen zu bieten. Weiterer Vorteil: Tochter- und Landesgesellschaften, lokale Standorte oder Unternehmensbereiche können eigene Viva Engage-Gruppen (in ihrer Landessprache) gründen und so gezielt einen Ankerplatz für regionale und lokale Neuigkeiten schaffen.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist der virtuelle Konferenzraum und Schreibtisch. Mit diesem Instrument kann die Arbeit im Büro, aber eben auch zuhause oder unterwegs, großartig orchestriert werden. Video-Calls mit geteiltem Bildschirm, Einzel- oder Gruppenchats sowie gezielte Benachrichtigungsoptionen für Blitzabstimmungen sind hilfreiche Funktionen zur raschen Klärung der nächsten Schritte. Gemeinsames Anschauen und Bearbeiten desselben Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokuments – das alles und noch viel mehr ist mit wenigen Mausklicks und ohne großes technisches Verständnis realisierbar, dank der mobilen Variante auch bequem via Smartphone und Tablet. Zudem ist es simpel steuerbar, ob einzelne Teams oder Kanäle öffentlich – also mitlesbar – oder privat – also geschützt – sein sollen.
So kann die Krisenkommunikation trotz Home Office schnell organisiert werden. Verantwortliche stehen über das Tool im ständigen Austausch miteinander. Dabei stellen sie beispielsweise durch den Einsatz von Tags in Teams sicher, dass immer die richtigen Personen informiert werden.
Teams und Yammer haben Unterschiede, sind aber besonders in Kombination unschlagbar für die Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz.
One Note
Das digitale Notizbuch OneNote kann nahtlos in Teams eingebunden werden. Der Vorteil: Mitarbeitende können zusammen in einem gemeinsamen Notizbuch der Projekt- oder Arbeitsgruppe arbeiten oder auch E-Mails und Dokumente (Fotos etc.) hinzufügen und bündeln. Protokolle, Memos u. a. lassen sich wunderbar digital und passgenau mit einzelnen oder mehreren Personen teilen, weiter ergänzen und Änderungen für andere sichtbar machen. So gehen keine Informationen durch E-Mail-Ping-Pong und die Frage verloren: „Was war denn die letzte Version“?
Auf diese Weise verhindern Sie, dass bei der digitalen Krisenkommunikation Informationen verloren gehen. Gleichzeitig ist OneNote aber so einfach zu bedienen, dass der Einsatz der Software keine zusätzlichen zeitlichen Kapazitäten benötigt. So können Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren. Sie haben noch nicht so viel Erfahrung mit dieser Software? Wir haben hilfreiche OneNote-Tipps für Sie zusammengefasst.
Planner
Für viele ebenfalls unverzichtbar im Rahmen der virtuellen Zusammenarbeit ist der Aufgaben-Manager Planner. Hiermit können Aufgaben, Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten transparent und präzise verteilt und priorisiert werden, und Links und Verweise auf dazugehörige Dokumente mitgegeben werden.
Bei der Krisenkommunikation am digitalen Arbeitsplatz ist es enorm wichtig, dass niemand eine Aufgabe übersieht oder vergisst. Mit Planner können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten immer alles im Blick haben.
Jedes Tool hat einen anderen Zweck, sind aber gleichermaßen wichtig.
