Umso mehr digital gearbeitet wird, desto höher wird der Anspruch an eine Strukturierung digitaler Informationen. Wie kann also eine neue Funktion von Microsoft den Mitarbeitern helfen, den Überblick über die Informationsflut zu behalten?
Das Zauberwort heißt Delve – eine Anfang dieses Jahres aus Office Graph entstandene und neu eingeführte Funktion in Office 365. Was sie kann und wofür sie gedacht ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Delve ist eine Übersicht, in der alle Dokumente angezeigt werden, die für einen Mitarbeiter relevant sein können. Der Mitarbeiter sieht sowohl seine eigenen Dokumente als auch die, an denen Kollegen gerade arbeiten. Es werden Dokumente aufgelistet, die in OneDrive for Business oder auf Webseiten in Office 365 gespeichert und für den Mitarbeiter freigegeben sind. Es können zudem gepostete Internetseiten in Yammer und Anhänge aus E-Mails angezeigt werden.
Die Sortierung der Dokumente erfolgt nach Relevanz und nicht nach zeitlichen Gesichtspunkten. Das bedeutet, dass oben immer die Dokumente stehen, die für einen Mitarbeiter am ehesten interessant sein könnten.
Welche Relevanz ein Dokument für einen Mitarbeiter hat, legt Delve aus einer selbstlernenden Logik von Office Graph fest. Es sammelt und analysiert kontinuierlich Signale, die ein Mitarbeiter und dessen Kollegen aussenden, wenn sie in Office 365 arbeiten. Wenn beispielsweise zwei Personen das gleiche Dokument ändern oder anzeigen, ist das ein Signal, dass sie mit hoher Wahrscheinlichkeit zusammenarbeiten. Ein weiteres Signal könnte die E-Mail-Kommunikation sein, über die ein Dokument freigegeben wird. Office Graph analysiert die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und stellt darüber die Relevanz der Informationen für einzelnen Personen fest.
Intuitive Ansichten wie „Meine Arbeit“ oder „Für mich freigegeben“ unterstützen bei der täglichen Arbeit, um die benötigten Dokumente schnell zu sichten. Darüber kann ein Mitarbeiter ganz einfach Dokumente, die er zuvor schon einmal angezeigt hat, finden, auch wenn er sich nicht mehr an den Titel des Dokuments, den Autor oder den Speicherort erinnern kann.
Mit Delve werden Word-, Excel-, PowerPoint- und PDF-Dokumente aus OneDrive for Business, einer Website in Office 365 sowie aus Anhängen von E-Mails angezeigt. Zudem werden Dateien aus dem Video-Portal oder Links zu Webseiten aus Yammer angezeigt.
Microsoft hat für Delve auch eine mobile Variante entwickelt. Mit einem Windows Mobile, iOS oder Android kann die Delve-App installiert und die relevanten Inhalte und Dokumente angezeigt werden. In den USA, Irland und Norwegen ist die Delve-App bereits über den App-Store (Apple) erhältlich. In Europa wird sie Mitte 2015 folgen.
Wird sich Delve etablieren und von den Benutzern angenommen? Zurzeit gibt es in Office 365 zu viele Einstiegspunkte und Orte (OneDrive, SharePoint und Gruppen), an denen Dokumente gespeichert werden können. Vorstellbar ist, das sich Delve langfristig als zentraler Einstiegspunkt durchsetzt, um Inhalte und Dokumente unabhängig vom Speicherort nur noch über eine Oberfläche zu erreichen,.
Die Skepsis, ob persönliche Inhalte unkontrolliert den Kollegen in Delve angezeigt werden, ist hoch. Microsoft garantiert hierzu, dass nur freigegebene Inhalte anderen Benutzern angezeigt werden. Mit der ordnungsgemäßen Konfiguration in Office 365 kann man hoffen, dass nicht ungewollt persönliche Inhalte den Kollegen angezeigt werden.
Man kann gespannt sein, ob Delve die tägliche Arbeit unterstützt und die Informationsmengen übersichtlicher gestaltet. Zumindest hat Delve Potenzial. Es wird sich zeigen, ob Microsoft mit der kommenden Version von SharePoint und Office 365 dieses ausschöpfen wird
