5 Tipps für den Intranet-Manager
Hinter einem aktiv genutzten Intranet steht ein dafür verantwortlicher Intranet Manager? Die Wahrheit sieht oft ganz anders aus: In vielen Unternehmen wird das Intranet von einer einzelnen Person, zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben, betreut. In diesen Fällen ist ein gutes Zeit- und Aufgaben-Management besonders wichtig, um weder die eine noch die andere Aufgabe zu vernachlässigen. Wie kommt es aber zu der Situation, dass Mitarbeiter diese wichtige Funktion nebenbei ausfüllen müssen? Aus der täglichen Praxis heraus beobachtet kann man sagen, dass Unternehmen sich oftmals für eine neue Intranet Lösung entscheiden und diese ohne ein langfristiges personelles Konzept implementieren. Aktuelle Schwierigkeiten in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit sollen gelöst werden, die Betreuung im Tagesgeschäft soll aber oft ’nebenher‘ geleistet werden. Alleine mit der (technischen) Einführung und Implementation eines neuen Intranets ist es eben nicht getan. Viele Social Intranet Projekte sind dadurch schon gescheitert.
Begleitende kommunikative Maßnahmen, die Betreuung der Nutzer und Schulungen erweitern die Aufgabe der Mitarbeiter weit über bestehende Vereinbarungen hinaus. In diesen Fällen ist es umso wichtiger, die limitierte Zeit, die man für die Betreuung des Intranets hat, möglichst effektiv zu nutzen. Wir möchten Ihnen heute 5 Tipps an die Hand geben, mit denen Sie Ihre ohnehin knappe Zeit optimaler nutzen.
Sollten Sie aus Ihrer Erfahrung noch weitere Hinweise haben, freuen wir uns über Ihre Ergänzungen in den Kommentaren zu diesem Beitrag.
1. Nutzen Sie Ihre Auswertungen
Analyse-Anwendungen Ihres Intranets zeigen Ihnen deutlich was Ihre Nutzer im Intranet suchen und nicht finden. Machen Sie sich diesen Umstand zu Nutze und optimieren Sie mit diesen Informationen Ihre Inhalte. Je weniger Suchanfragen ins Leere gehen, um so mehr Nutzer können sich auf der Plattform gegenseitig unterstützen und austauschen. Das spart nicht nur Ihnen wertvolle Zeit, sondern auch den Abteilungen die bisher diese Aufgaben wahrnehmen mussten.
2. Delegieren Sie an Regionen und Standorte
Lösen Sie sich von der Einstellung alles selber erledigen zu wollen. Delegieren Sie zum Beispiel redaktionelle Aufgaben an Fachbereichs- und Standort-Redakteure. Findet in einer Ihrer Niederlassungen eine Veranstaltung statt, überlassen Sie die Berichterstattung und die Pflege der spezifischen Inhalte Redakteuren vor Ort. Beziehen Sie Key-User in Ihr Schulungskonzept mit ein und lassen Sie diese Key-User Schulungen vor Ort (On-site Education) durchführen.
3. Nutzen Sie Ihre eigenen Tools
Nutzen Sie eine virtuelle Redaktions-Community, um Themen schneller und transparenter im dezentralen Autorennetzwerk abzustimmen. Eine Redaktions-Community spart Ihnen Zeit, Reisekosten und Nerven.
4. Halten Sie es einfach
Vereinfachen Sie das Rechte- und Rollenmanagement in Ihrem Intranet und minimieren Sie so Ihre administrativen Aufgaben. Bei Gelegenheitsredakteuren können Sie durch die Nutzung eines Blogs, statt eines komplexen Redaktionswerkzeuges, nebenbei auch Ihre Support-Nachfragen deutlich reduzieren.
5. Schaffen Sie Raum für dezentrale Freiheiten
Gewähren Sie ab der 2. oder 3. Navigationsebene regionale Freiheiten für die Ergänzung von Inhalten und Strukturen. Vermeiden Sie schwierige und aufwändige Abstimmungsaufwände. Sie müssen nicht in allen Ebenen alles alleine strukturieren und entscheiden. In den tieferen Ebenen eines Intranets werden Inhalte sehr themenspezifisch strukturiert. Dies gelingt den Experten aus den Fachabteilungen oft schneller und praxisnäher.
Trotz aller Tipps und Tricks möchten wir eine klare Empfehlung aussprechen. Die Betreuung eines Intranets ist eine ernstzunehmende Aufgabe, die unmöglich zusätzlich zu der eigentlichen Arbeit durch eine einzelne Person professionell erledigt werden kann. Machen Sie sich rechtzeitig (vor Begin des Projektes) Gedanken über das Betreuungsmodell Ihres Intranets. Aktuelle Studien der Nielsen Norman Group belegen, dass Intranet-Teams im Durchschnitt mit 17 Mitgliedern besetzt sind, die neben Ihrem Tagesgeschäft Inhalte und Strukturen betreuen.
Sparen Sie bei einem solch elementaren Bestandteil und Erfolgsfaktor Ihres Projektes nicht am falschen Ende!
