Intranets einführen: Design

Ergänzend zu unserem Beitrag: Intranets einführen: Rahmenparameter und Best Practices besprechen wir in diesem Artikel den Schwerpunkt Design.

1.) Struktur geht vor Design

Im Gegensatz zum Internetauftritt, der als Marketing-Tool ein breites Publikum erreichen muss, richtet sich das Intranet an eine bestimmte Zielgruppe:
die Mitarbeiter.

Ein Firmen-internes Netzwerk ist darauf ausgelegt, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu vereinfachen und den Usern ihren digitalen Arbeitsalltag zu erleichtern.

Im Intranet werden deutlich mehr Arbeitsinhalte und Informationen, wie z.B. Projektreports, Richtlinien, Vorlagen oder Handbücher, bereitgestellt. Dies führt in der Regel zu tieferen und komplexeren Navigations-Strukturen als bei Internet-Sites.

Der direkte Informationsabruf steht bei Intranets im Vordergrund. Die Nutzer greifen dabei gezielt auf Content zu und wollen sich schnell und ohne Umwege zurechtfinden können – „finden statt suchen oder stöbern“ ist die Maxime beim Entwurf von Intranet-Informationsarchitekturen.

Ein klar strukturiertes, übersichtliches und einheitliches Layout muss gewährleisten, dass der Anwender instinktiv durch die Vielzahl an Ebenen navigieren und sich schnell zu neuen Inhalten informieren kann.

Dies beginnt schon auf der Startseite. Hier erweisen sich Widgets, die zusammenfassend die neusten Dokumente auflisten und weiterleitend auf ein Archiv lenken, als sehr hilfreich. Sie werden unterstützt von Modulen mit aktuellen Meldungen und Teaserflächen, die relevanten Content bewerben.

Vor einem guten Intranet-Design steht daher immer erst die Entwicklung einer unternehmensspezifischen und zielorientierten Navigations-Struktur.

2.) Design für eine Plattform

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Designphase erst nach Auswahl der Software beginnen sollte. Oft stößt man bei den gewählten Plattformen an gestalterische Grenzen, die nur durch zusätzliche, teils recht große Programmierungsaufwände umgangen werden können. Die Entwicklung des Design sollte daher immer die Rahmenparameter der Zielplattform einbeziehen. Im Gegensatz zu marktführenden Web Content Management–Systemen beschränken Plattformen für das Intranet (MS SharePoint, Confluence, Jive etc.) gestalterische Freiheiten.

Entscheidend, für die pragmatische Entwicklung eines plattformabhängigen Designs, ist hier vor allem das Wireframing zu Beginn.

Dabei wird ein simpler, farbloser Prototyp erstellt. Dieser kommt ohne grafische Gestaltung aus und dient ausschließlich dem Test von Struktur und Funktionsweisen. Alle Web-Elemente werden grob skizziert und in ihrer Funktion beschrieben.

Die ersten Ergebnisse können danach mit Entwicklern abgestimmt und auf ihre Umsetzbarkeit überprüft werden.

3.) Design für Kollaboration

Eine effiziente Nutzung eines Intranet hängt auch stark von der Bereitstellung einer guten Kollaborationsfunktion ab. Der Trend zum Social Intranet setzt sich immer mehr durch. Newsfeeds, Foren, Wikis, Blogs und Chatrooms sind neue Tools, die zusätzliche Anforderungen an die Gestaltung stellen.

Um User in diesen Bereichen zum Dialog zu aktivieren, sind intuitive Kommentarfunktionen und Chatfenster entscheidend.

Diese sollten sich auf wesentliche Funktionen beschränken und sehr reduziert im Layout sein.

Zudem hat sich in den letzten Jahren das Spektrum der Endgeräte auf Laptops, Tablets und Smartphones erweitert. Hier sind eine gesteigerte Responsivität und Barrierearmut gefordert.

4.) Finale

Bis zu diesem Punkt stand das „Design“ der Struktur und des Anwendungsfalles im Vordergrund. Basierend auf Ergebnissen aus Userumfragen, Cardsortings und den getesteten Wireframes wird erst jetzt das finale Layout entwickelt.

Nun kommt Farbe ins Spiel! Icons, Grafiken, Fotos und Videos werden nun neben Texten angedeutet, um zu sehen, ob die Entwürfe mit echten Inhalten funktionieren.

Entscheidend ist dabei, dass sich das Design deutlich von dem der Website abhebt, ohne von den CI-Vorgaben abzuweichen.

Der optische Unterschied von Intranet und Internet muss vom Nutzer sofort erkennbar sein, schlichtweg um Verwechslungen zu vermeiden.