Wir haben einmal unsere Intranet-Projekte der letzten Jahre analysiert und daraus folgende Rahmendaten zusammengetragen, die wir hier in einer Übersicht gerne zur Verfügung stellen. Wichtig dabei ist, dass wir hier einen Querschnitt zu unseren Projekten darstellen und einzelne Unternehmen durchaus ganz verschiedene Schwerpunkte gerade bei der Verwendung von sozialen Funktionen setzen. Die Übersicht soll daher einen ersten Eindruck vermitteln und helfen, die Planung von Projekten im Vorfeld etwas greifbarer zu gestalten. Unsere Empfehlung ist, eine detaillierte inhaltliche, technische und zeitliche Planung im Rahmen eines ‚Intranet Scoping‘ – Workshops durchzuführen. 

Laufzeit

  • Variiert je Unternehmensgrösse oder Nutzerzahl und funktionaler Komplexität
  • 8-12 Monate für Intranets nahe am Standard der eingesetzten Software und für Unternehmen mit wenigen Standorten und unter 5.000 Nutzern. 3-4 Monate Konzeption, 4-6 Monate Einrichtung, 1-2 Monate Inhaltserstellung und -migration.
  • ab 12 Monaten bis 2 Jahre für Intranets mit individuellen programmatischen Erweiterungen für Unternehmen mit internationalen Standorten und über 5.000 Nutzern. 6-8 Monate Konzeption, 4-12 Monate Einrichtung und Entwicklung, 2-4 Monate Inhaltserstellung und Migration
  • ab 2 bis 4 Jahre für Intranets mit überwiegend kundenindividuellen Anforderungen und über 10.000 Nutzern: 1-1,5 Jahre Konzeption, 1-2 Jahre Entwicklung, bis 6 Monate Inhaltserstellung und -migration

Personelle Ressourcen

  • Für die hauptverantwortliche Abteilung des Intranets sollten 0,5-1,5 Vollzeitstellen eingeplant werden, die überwiegend zentrale / globale Inhalte erstellen, Strukturen überarbeiten und als Ansprechpartner für Erweiterungen des Intranets zur Verfügung stehen. Diese Stellen sind in der Regel in der Unternehmenskommunikation angesiedelt und bestehen über die Projektlaufzeit hinaus auch im täglichen Betrieb.
  • Auf Seite der IT sind im Laufe des Projektes ein (Teil-)Projektleiter mit mindestens 50% und je technischer Komplexität 1-2 Ressourcen zu 50% involviert.
  • Verantwortliche Redakteure aus Fachbereichen werden in der Regel punktuell hinzugezogen, nehmen an Workshops teil und prüfen Projektzwischenstände.
  • Auf Seite externer Dienstleister sind 1 Projektleiter (20%-50%), 2 Informationsarchitekten (30%-60%) in der Konzeptphase und 2-3 Entwickler / Systemberater (50%-100%) beteiligt.
  • Fachbereiche mit intensiver Beteiligung im Unternehmen: Kommunikation, IT, Personal, Marketing, Vertrieb, Betriebsrat, Datenschutz

Technologie

  • MS SharePoint 2013 bei Unternehmen mit Microsoft-lastiger Office- und Server-Landschaft
  • IBM Connections bei Unternehmen mit Lotus Notes-Infrastruktur
  • Atlassian Confluence und vergleichbare Produkte bei Unternehmen mit ‚trainierter‘ Wiki-Installation und starkem Fokus auf Dokumentation und Wissensteilung
  • immeruptodate, JustConnect, Jive, coyo und vergleichbare Produkte bei Projekten mit Fokus auf Corporate Social Networking in Verbindung mit einem bestehenden Informations-Intranet (das potentiell über die neuen Plattformen abgelöst werden kann).
  • SAP Enterprise Portal bei Funktions- und Inhaltsschwerpunkt nahe am bestehenden SAP-System

Inhaltsschwerpunkte
(„Welche Inhalte kommen überwiegend vor?“ – prozentual vom gesamten Intranet-Umfang):

  • 40% Redaktionelle Inhalte (News, Informationen zum Unternehmen und der Struktur, etc.)
  • 20% Bereitstellung von Dokumenten
  • 30% virtuelle Arbeitsräume
  • 10% Zugriff auf interne (Online-)Applikationen

Funktionsschwerpunkte
(„Welche Funktionen sind besonders wichtig“ ):

  • Suche
  • Strukturierte Ablage und Bereitstellung von Dokumenten
  • (Basis-)Workflows und Redaktionsfunktionen
  • Aufgabenlisten und Kalender
  • Erweitertes Personenprofil (Infos zu Tätigkeiten, Erfahrungen, Organisationszugehörigkeit)

Perspektiven
(„Welche Funktionen werden geplant“):

  • Themen-Blogs und Blogs für Führungskräfte
  • Wissensmanagement
  • Social Networking
  • Cockpits für spezielle Zielgruppen (Marketing, Vertrieb)