2024 ist es endgültig soweit: Microsoft Copilot ist im Anflug auf Unternehmen aller Größen und Branchen – so sie es denn möchten. Das KI-gestützte Produktivitätstool von Microsoft wird uns in immer mehr M365-Anwendungen begegnen und Kommunikation, Kollaboration und Wissensaustausch in Organisationen verändern: in Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams oder oder oder.
Was heißt das ganz konkret? Welche typischen Anwendungsfälle sind zu erwarten? Hier ein paar Beispiele, wie der Alltag im Büro anno 2024+ aussehen kann:
Unterstützung bei Content Creation und Verbesserung eigener Ideen
Lassen Sie sich wie von einem tollen Praktikanten von Copilot unterstützen und ihre eigenen Ideen weiterspinnen – zum Beispiel bei der Erstellung von E-Mails, Ankündigungen, Blogbeiträgen, Artikeln und Berichten. Also bei so ziemlich jedem Text-Genre. Copilot kann Ideen für Inhalte generieren, bei der Formatierung helfen und sogar Verbesserungen vorschlagen, um Ihre Nachrichten noch überzeugender zu gestalten.
Mehr Konsistenz im Messaging und unternehmensweite Aktualisierungen
Personalinformation, Zertifizierung oder Auditierung erneuert, Messe-Event oder Produkt-Launch oder einfach nur die Aktualisierung von Templates, Guidelines und Vorlagen: Es gibt zahlreiche Kommunikationsanlässe und Ankündigungen, die durch eine klare und ansprechende Nachricht erst die notwendige Aufmerksamkeit erhalten. Copilot kann dabei helfen, Botschaften konsistent und markenkonform im „richtigen“ Corporate Wording für die adäquaten Zielgruppen zu verfassen – unabhängig davon, wer für die Erstellung der Kommunikation verantwortlich zeichnet.
Prägnante Dokumentationen und spezifischer formulierte Erklärhilfen
Ob prägnante Zusammenfassungen, FAQs, „How-to“-Erklärhilfen: Auf der – hoffentlich – qualitativ hochwertigen Grundlage bestehender Dokumentationen wird Copilot ein treuer Begleiter, um noch spezifischere und passgenauere Hilfen zu formulieren. „Königsdiszplin“ wird es sein, mit Hilfe von Copilot leistungsstarke Chatbots für den Mitarbeitersupport zu füttern und zu steuern (Sozialleistungen, IT-Support usw. usf.)
Vor- und Nachbereitung von Meetings leicht gemacht
Gleiches gilt für die Vor- und Nachbereitung von Meetings, Jour Fixes & Co. Copilot kann bei der Erstellung von Tagesordnungen helfen, indem es frühere Protokolle zusammenfasst, Diskussionsthemen vorschlägt und sogar einleitende Notizen verfasst. Nach der Sitzung kann Copilot bei der Erstellung von Protokollen helfen, indem es Diskussionen zusammenfasst, To Do‘s und so die Verteilung von genauen und umfassenden Sitzungsunterlagen erleichtert – wohl also dem, der ein gepflegtes AD und einen aufgeräumten SharePoint-Tenant sein Eigen nennt.
Einfache und gut strukturierte Erstellung von Umfragen & Co.
Bei der Erstellung von Blitz-Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit oder zum Mitarbeiterengagement kann Copilot bei der Erstellung gut strukturierter und klarer Fragen helfen und so die Qualität der erfassten Daten verbessern.
Besseres Onboarding mit Hilfe von Copilot
Für neue Mitarbeitende, Expats oder Menschen, die Teams oder Abteilungen gewechselt haben, kann Copilot bei der Erstellung von Onboarding-Materialien helfen. Hierzu gehören z. B. Willkommens-Nachrichten, Orientierungspläne mit Meilensteinen oder Schulungsmaterialien, die alle auf den vorhandenen Materialien des Unternehmens basieren und einen schnellen Einstieg ermöglichen.
Was immer auch Ihre Top-Anwendungsgebiete sein mögen. Schenken Sie jenseits der neuen Features und Funktionalitäten ein paar Themen die gebührende Aufmerksamkeit:
1. Erzählen Sie eine handlungsleitende, benefit-orientierte Story – in Wort und Bild.
Wobei soll KI einen Beitrag leisten? Was soll künftig besser orchestriert werden als es bislang ohne Copilot & Co. möglich war? Geben Sie Kontext und Orientierung im Rahmen Ihrer Digitalstrategie mit KI als weiterem Baustein.
2. Beugen Sie aktiv Mythen-Bildung vor.
Nein, weder wird jeder, der nicht umgehend zum Prompting-Engineer umschult arbeitslos noch werden wir alle zu Produktivitäts-Champions, die wir alles Lästige von der KI erarbeiten lassen und uns nur noch hochwertigen Aufgaben widmen. Betreiben Sie mit den Schlüssel-Stakeholdern in Ihrer Organisation Erwartungs-Management – und machen Sie klar, wozu z. B. Top-Management, Mitbestimmungsgremien etc. genau „Ja“ sagen sollen in Bezug auf MS Copilot.
3. Leitplanken und Governance.
„Wir müssen jetzt auch mal was mit diesem Copilot machen.“ – Das ist keine zielführende Parole. Wer genau soll was machen? Womit und wofür? Das gilt es in jeder Organisation zu klären. Ohne solche Leitplanken und klare Anwendungsfälle entsteht rasch KI-Wildwuchs. Klein anzufangen und dabei zu lernen (Übersetzungen, Untertitelung o. Ä.), kann mehr nachhaltige Wirkung erzeugen als die vielbeschworenen Wow-Momente für alle schaffen zu wollen.
4. Hausputz statt nur Honeymoon.
Es mag ja öde klingen – doch wer Copilot & Co. in seiner digitalen Arbeitsumgebung produktiv nutzen will, muss die richtigen Rahmenbedingungen schaffen. Auf welcher Datengrundlage trifft die KI ihre (Vor-)Entscheidungen und Handlungsempfehlungen? Wie ist die Dokumenten-Qualität? Die Themen Informationsarchitektur, SharePoint-Governance, Dateiablage, Sensitivity-Labels etc. sind nicht immer attraktiv und sorgen für spontanen Applaus – spätestens aber für das Thema generative KI sind sie von essenzieller Bedeutung und unverzichtbar.
5. Automatisierung first.
Copilot & KI haben eine „kleine Schwester“: die Automatisierung. KI-Komponenten werden weiter reifen und sich etablieren. Bis sie zum selbstverständlichen Hilfsmittel werden, sollten sich Verantwortliche aus Kommunikation, P&C und der IT konsequent z. B. der Automatisierung wiederkehrender Vorgänge, Routineabfragen, Delegation von Aufgaben, Nachhalten von Deadlines o. Ä. widmen. Dabei lässt sich viel über die Optimierung seiner eigenen Prozesse und Arbeitsweisen lernen, was den künftigen Einsatz von KI-Tools noch wertvoller machen wird.
In der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, wird beleuchtet, wie wichtig gut strukturierte digitale Arbeitsumgebungen und klare Leitplanken für die jüngere Generation sind. Achten Sie darauf, dass die digitalen Tools, die Sie nutzen, genau den Anforderungen der Mitarbeitenden entsprechen und die Produktivität fördern.
In diesem Sinne: Willkommen, MS Copilot. Willkommen, neue Team-Assistenz.
