Schöne, neue Arbeitswelt: Dank PowerApps, PowerAutomate, Power BI & Co. aus dem Microsoft 365-Baukasten können bislang manuelle oder auch dokumentenlastige Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden. Zudem ermöglichen die Tools die Zusammenführung und Bearbeitung vielerlei Daten in einer integrierten Umgebung.

Was bisher nur einer handverlesenen Schar von Entwicklern im Unternehmen vorbehalten war, können nun auch Menschen ohne Programmierkenntnisse rasch erlernen. Auf diese Weise entstehen mitunter in Windeseile codearme Anwendungen und praktische Helfer für typische, wiederkehrende Arbeitsabläufe – von Formularen über die digitale Visitenkartenbestellung bis zur Onboarding-App für neue Mitarbeitende.

Positiv betrachtet „demokratisiert“ dieses Low-Coding die Bereitstellung digitaler Geschäftsanwendungen. Doch ebenso wie Lösungen rund um Austausch & Zusammenarbeit kommunikative Leitplanken benötigen, sind auch hier einige Vorüberlegungen notwendig:

  • Wer soll überhaupt Prozesse und Vorgänge digitalisieren dürfen?
  • Wie vermeiden wir die Entwicklung redundanter oder widersprüchlicher Lösungen?
  • Nach welchen Kriterien sollen die Apps einem breiteren Nutzerkreis zugänglich gemacht werden?
  • Wie befähigen wir Nutzer, die neuen Apps produktiv zu nutzen?

Wie immer am Digitalen Arbeitsplatz gilt: Ohne Governance und kommunikative Begleitung lassen sich diese Fragen nicht zufriedenstellen beantworten. Die Themen Befähigung und Adoption lassen sich auf zwei Stoßrichtungen zuspitzen:

  • Top-down: Die Projektsponsoren bzw. das -team formulieren ihre Erwartungen, legen die Handlungsspielräume fest und bitten einzelne (Pilot-)Abteilungen, ihre Ideen und Vorschläge zu pitchen. So wird verhindert, dass Wildwuchs entsteht und eine klare Priorisierung und Fokussierung auf besonders geschäftsrelevante Fragestellungen erfolgt.
  • Bottom-up: Via „Graswurzelbewegung“ dürfen einzelne Abteilungen damit beginnen, digitale Workflows in Apps zu gießen. Dieser kreative Prozess kann durchaus kollaborative, agile Arbeitsweisen verfestigen und zum kulturellen Treiber werden (Stichwort: Digitale Fitness).

In beiden Varianten sollten die Projektverantwortlichen stets kommunikative Hilfestellung bieten: Bei der kreativen Entwicklung selbst. Aber auch bei der anschließenden „Vermarktung“ in der Organisation. Zudem sollte von Anfang an durch Kommunikation und Erwartungsmanagement deutlich herausgestellt werden, dass falsch verstandene Konkurrenz und „Wettkampf-Atmosphäre“ bei diesem Thema kontraproduktiv sind.