Durch ein neues Intranet verändert sich die Arbeitsweise der Mitarbeiter der Internen Kommunikation: Neben redaktionellen Aufgaben ist zunehmend ihre Expertise als Themen-Kurator und Coach der Nutzer gefragt. Die Herausforderung: In den meisten Fällen muss das mit den vorhandenen personellen Ressourcen gestemmt werden. Wie kann dieses gefühlte Mehr an Arbeit mit denselben Kapazitäten besser gesteuert werden? Hier drei bewährte Instrumente für den Alltag in der Unternehmenskommunikation:
1. Medienportfolio-Analyse
Mit einer Portfolio-Analyse können die internen Unternehmensmedien übersichtlich strukturiert und kritisch hinterfragt werden (IST- vs. SOLL-Zustand). Lücken und Redundanzen im Angebot werden auf einen Blick erkennbar und bilden die Grundlage für Entscheidungen zum künftigen Informationsangebot und -umfang: Welches Medium ist durch das neue Intranet bzw. digitale Kommunikationskanäle entbehrlich geworden? Wie können wir im Tagesgeschäft durch Verzicht auf Überflüssiges Freiräume gewinnen und uns auf unsere Top-Kanäle fokussieren?
2. Aufgabenportfolio
Moderne Intranets leben von der Beteiligung der Mitarbeiter. Damit dies gelingt, braucht es klare Regeln für die Nutzung, regelmäßige Impulse für die Aktivierung und eine fortlaufende Weiterentwicklung. Diese komplexen und facettenreichen Aufgaben übersteigen die Management-Kapazitäten der Kommunikationsabteilung. Die Einbindung weiterer Unternehmensfunktionen (z. B. HR und IT) und Fachabteilungen ist deshalb unabdingbar, wenn das neue Intranet dauerhaft lebendig sein und auf hohe Akzeptanz stoßen soll. Um dieses Zusammenspiel zu orchestrieren und Teilaufgaben frühzeitig in der Planung zu berücksichtigen, wird das Aufgabenportfolio gelistet. Das hilft der Kommunikationsabteilung, Verantwortlichkeiten zu schärfen, die Unterstützung der übrigen Abteilungen zu sichern und anschließend konkrete Ziele/KPIs zu vereinbaren.
3. Mashing-Landkarte
Inhalte intelligent verknüpfen, sinnvoll zweitverwerten und gleichzeitig den Abstimmungsaufwand verringern: die Königsdisziplin für Kommunikationsmanager. Die Mashing-Landkarte erleichtert die effiziente Befüllung und Begleitung der Unternehmensmedien. Ziel ist es, ein möglichst geschlossenes System ohne Informationsbrüche zu bauen und wann immer möglich bereits vorhandenes Material aufzugreifen und medienspezifisch anzureichern. Das erhöht die Sichtbarkeit von Themen und Botschaften und verringert gleichzeitig die Koordinierung von Freigabeprozessen. So entstehen neue Spielräume für die inhaltliche Optimierung der internen Medien.
Verbesserte Ressourcennutzung
Nach einem Intranet-Go-Live steigen häufig auch die Erwartungen der internen Kunden an die Qualität der Kommunikationsleistungen. Die Beispiele zeigen: Kommunikationsmanagern stehen eine Reihe leistungsstarker Instrumente zur Verfügung, um ihre Aufgaben zu justieren, an die neuen medialen Rahmenbedingungen anzupassen und das Beste aus den vorhandenen Fähigkeiten und Mitteln herauszuholen.
