Viele Unternehmen setzen auf Office 365 und möchten von Skype for Business oder Lync auf Teams umsteigen. Dabei stellt sich die Frage: Wie kann ich MS Teams und Skype for Business/Lync zeitgleich in meinem Unternehmen einsetzen?
Zunächst einmal spricht man von einem Upgrade auf MS Teams mit dem Ziel, MS Teams „Stand alone“ zu betreiben. Dieses Update ist jedoch nicht nur technischer Natur, sondern bringt auch Veränderungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens mit sich. Und sind wir doch ehrlich, Veränderungen sind nicht immer einfach und sorgen schnell für Frust.
Microsoft bietet während der Upgrade-Phase einen Koexistenz-Modus an. Dieser Modus ermöglicht es, den Umstieg zu erleichtern. Allerdings richtet sich der Wechsel selbst nach dem jeweiligen Status Quo im Unternehmen. Wird Teams bereits genutzt? Welche Erfahrungen existieren mit anderen Apps aus dem Office-365-Umfeld? Welche Funktionalitäten sind für das Unternehmen relevant? Sind die technischen Voraussetzungen gegeben? Hier gibt es noch viele weitere Punkte, die im Vorfeld zu beantworten sind.
Je nach aktuellem Stand spricht man daher von drei Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um ein Upgrade erfolgreich durchzuführen: So gilt es im ersten Schritt eine hybride Konnektivität mit dem Office 365-Tenant einzurichten. Danach (Schritt 2) werden die Nutzer zu Skype for Business Online migriert und im Anschluss wird ihnen der entsprechende Koexistenz-und Upgrade-Modus zugewiesen (Schritt 3).
Was bedeutet Koexistenz?
Koexistenz bedeutet, dass man entscheidet, ob für das Unternehmen gleich von Anfang an „nur MS Teams“ oder Skype for Business und Teams nebeneinander betrieben werden sollen. Hierbei sind verschiedene Szenarien denkbar, die schrittweise an die Funktionalitäten in MS Teams heranführen und somit den Wandel positiv unterstützen können.
Die Festlegungen können jederzeit angepasst werden. Zudem können sie sowohl global als auch auf Nutzerebene zugewiesen werden. Somit besteht die Möglichkeit, organisationsweite Einstellungen vorzudefinieren und um zielgruppenspezifische Einstellungen zu erweitern. Denkbar ist es zum Beispiel, Pilotnutzern einen anderen Modus als Endnutzern zuzuweisen oder das Upgrade auf MS Teams per Abteilung durchzuführen.
Welche Möglichkeiten der Koexistenz sind möglich?
Nachfolgend werden die Koexistenz-Modi in Bezug auf ihren Funktionsumfang kurz erläutert:
Nur Skype for Business
Ein- und ausgehende Anrufe, Chats und Terminplanungen können nur über Skype for Business geführt und geplant werden. Es besteht die Möglichkeit, mit „nur MS Teams“-Nutzern zusammenzuarbeiten und an beiden Besprechungen (Skype for Business oder MS Teams) teilzunehmen.
Inseln
Wie der Begriff schon beschreibt, handelt es sich hier um einen Modus, bei dem beide Systeme nebeneinander existieren. Anrufe und Chats werden in dem System geführt, wo sie initiiert wurden; zusätzlich steht in MS Teams die Möglichkeit der Zusammenarbeit zur Verfügung. Entscheidet man sich für diesen Modus, ist eine gute Kommunikation gegenüber den Nutzern notwendig, um Verwirrungen zu vermeiden und den Fokus auf MS Teams und dessen Funktionen auszurichten.
Skype for Business mit MS Teams (Zusammenarbeit)
MS Teams kann nur für die Gruppenzusammenarbeit genutzt werden. Alle eingehenden Anrufe und Chats landen ausschließlich in Skype for Business, unabhängig davon, wo dieser initiiert wurde (Skype for Business oder MS Teams). Die Terminplanung ist nur in Skype for Business möglich. Der Nutzer kann jedoch an Besprechungen in beiden Systemen teilnehmen.
Skype for Business mit MS Teams (Zusammenarbeit und Besprechungen)
MS Teams kann für die Gruppenzusammenarbeit genutzt werden, aber auch die komplette Terminplanung wird bei diesem Modus in Teams durchgeführt. Anrufe und Chats werden weiterhin ausschließlich über Skype for Business geführt und auch hier kann an Besprechungen beider Systeme teilgenommen werden.
Nur Teams
Der Nutzer hat ein Upgrade zu Microsoft Teams erhalten. Voraussetzung hierfür ist, dass Skype for Business Online zur Verfügung steht. Anrufe, Chats und Terminplanungen werden nur noch in Teams geführt.
Die Umstellung auf MS Teams wird auch in Skype for Business angezeigt. Somit erkennt der Mitarbeiter, dass im Unternehmen auf MS Teams gesetzt wird und erhält Informationen darüber, dass weiterhin an Skype for Business Meetings mit der Skype for Business App teilgenommen werden kann.
Hierbei handelt es sich um den finalen Status nach dem Upgrade von Skype for Business auf MS Teams.
Fazit
Die aufgezeigten Auswahlmöglichkeiten zeigen, dass eine schrittweise Heranführung an das Upgrade auf MS Teams möglich ist. Dieses Vorgehen unterstützt eine erfolgreiche Etablierung und Schärfung der Arbeitsweise Schritt für Schritt – ohne den Nutzer zu überfordern oder mit neuen Funktionen zu überfluten.
Nur die Auswahl des richtigen Modus allein genügt nicht, um MS Teams erfolgreich zu implementieren, unterstützt jedoch beim Heranführen an die Funktionen und Funktionsweise.
Generell lässt sich festhalten: Es handelt sich beim Upgrade von Skype for Business auf MS Teams nicht um ein Update einer Software im klassischen Sinne. Nicht nur, dass das Upgrade die IT vor technische Herausforderungen stellt, es birgt auch kommunikative für die Unternehmenskommunikation. Für Kommunikationsmanager gilt es, den Wandel frühzeitig zu begleiten, damit es nicht zu Frustrationen bei den Endnutzern kommt und diese rechtzeitig vom neuen Tool erfahren und den Umgang mit ihm erlernen können.
