„Wie machen wir unser Intranet eigentlich mobil verfügbar?“ – Die Beraterinnen und Berater von HIRSCHTEC erleben nahezu kein Seminar, Workshop oder Auftaktgespräch mit ihren Kundinnen und Kunden ohne diese Kernfrage. Zu Recht!
Wer sein Intranet modernisieren oder erweitern möchte, sollte sich zwingend auch die Option für mobile Zugriffslösungen wie mobile Intranet-Apps offenhalten.
Die Entwicklung zur Nutzung von mobilem Intranet
Für viele Menschen haben sich Smartphone oder Tablet-PC zur „Fernbedienung des Lebens“ entwickelt und sind das favorisierte Mittel für Kommunikation und Information. Immer mehr Menschen sind sogar bereit, ihre privaten Endgeräte nach dem Konzept „Bring your own device“ (BYOD) auch im beruflichen Kontext zu nutzen. Weitere Treiber der Entwicklung sind:
- Laut einer ARD/ZDF-Onlinestudie ist das Smartphone mittlerweile das beliebteste Gerät für den Online-Zugang. Immer mehr Menschen aller Altersstufen verbringen immer mehr Zeit mit dem „Surfen für unterwegs“. Gerade auf Bahnfahrten zur oder von der Arbeit gehört der Blick aufs Display zum alltäglichen Erscheinungsbild – Zeit, in der Mitarbeitende gerne auch News von oder aus ihrem Unternehmen
- Das DIW konstatiert, dass zwölf Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland regelmäßig im Homeoffice arbeiten – Tendenz weiter steigend.
- Zahlreiche Unternehmen ergänzen im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategien ihre Medienangebote. Gedruckte Angebote wie die Mitarbeiterzeitschrift, Wandzeitungen oder Aushänge am Schwarzen Brett fallen zunehmend weg. Gerade in produktionsintensiven Betrieben mit einem hohen Anteil von Mitarbeitenden ohne eigenen PC-Arbeitsplatz müssen daher neue Lösungen zur Kommunikation gefunden werden. Angebote wie Intranet-Terminals werden aus Zeitgründen häufig nur unzureichend genutzt.
Voraussetzungen und Hemmschwellen für mobile Intranet-Apps
Zur Einführung von mobilem Intranet und um die sichere Nutzung zu gewährleisten, müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden:
- Geräteverfügbarkeit: Die flächendeckende Verbreitung von Dienst-Smartphones oder –Tablets ist in Unternehmen der Ausnahmefall.
- Datenschutz und IT-Compliance: Ob IT, Betriebsrat, HR oder R&D – zahlreiche Abteilungen führen eine Reihe von (guten) Gründen an, warum sensible Informationen, Daten und Dokumente nicht vogelfrei verfügbar sein sollten.
- Einstieg und Umfang: Wie entwickelt man konkret eine mobile Strategie? Welche Informationen sollen überhaupt verfügbar gemacht werden? Und welche Anwendungsfälle sollen eigentlich durch mobile Angebote unterstützt werden?
Fest steht: Das Thema schlicht zu ignorieren, ist die schlechteste Option. Dann nämlich weichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Graubereiche aus, kommunizieren über WhatsApp-Gruppen oder tauschen Dateien über private Dropbox-Konten aus – und der letzte Rest der Informationskontrolle geht verloren.
Proaktive Nutzung von mobilem Intranet
Wir bei HIRSCHTEC empfehlen unseren Kundinnen und Kunden daher, mobiles Intranet proaktiv einzuführen und zu nutzen. Das Thema kann in mehreren Stufen angegangen werden. Dabei ist jedoch konsequent das Prinzip der Freiwilligkeit bei der Nutzung zu beachten:
Ein erster Schritt kann es z. B. sein, zunächst Managed Content und Push-Nachrichten über eine mobile Intranet-App auf mobilen Endgeräten auszuspielen und sich auf das Thema Kommunikation zu fokussieren. Solche Angebote sind ein guter Katalysator, um Akzeptanz und Reichweite der mobilen Angebote schnell zu erhöhen. Zudem ist der Sicherheitsbedarf bei der Verbreitung von News eher gering bis mittelgroß einzustufen. Später können Sie gezielt Inhalte für das mobile Intranet optimieren.
In weiteren Schritten können dann zusätzliche Anwendungen rund um die Themen Prozesse wie Dienstpläne und Raumbuchungen über Standorte hinweg oder Zusammenarbeit in virtuellen Teams und gemeinsame Terminfindung etabliert werden.
Technisch lässt sich alles lösen
Technisch führen grundsätzlich zwei Wege zu den Smartphone-Nutzenden: Zum einen über den Webbrowser. Dies ist empfehlenswert für SharePoint-Projekte. Hierfür sollte das Design responsiver Seiten für die optimierte Darstellung mitbedacht werden. Oder aber mittels nativer mobiler Intranet-Apps, wie sie bereits zahlreiche Intranet-Softwareanbieter wie Coyo anbieten. Wachsender Beliebtheit erfreuen sich auch Lösungen wie Staffbase für Mobile-Anwendungen: Mit diesem Baukasten-System kann schnell und einfach eine kundenindividuelle, gebrandete Smartphone-App angeboten werden, um Mitarbeitende an jedem Ort zu erreichen.
Die Ansprüche der Mitarbeitenden an mobile Kommunikations- und Kollaborationslösungen im beruflichen Umfeld steigen. Kommunikationsmanagerinnen und -manager tun gut daran, gemeinsam mit den IT-Expertinnen und Experten sowie dem Betriebsrat an Angeboten zu arbeiten, die die Balance zwischen den Wünschen der Belegschaft und den Belangen des Datenschutzes konsequent wahren. Mehr über die Nutzung von mobilem Intranet erfahren Sie in der Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“.
