Mit der Verlagerung der Intranetinfrastruktur in die Cloud und der Etablierung digitaler Arbeitsplätze mit Office 365 hat sich nicht nur die generelle Erreichbarkeit von Intranets oder das Aussehen und die Bedienung meiner Office-Programme verändert.
Hinter den Kulissen wird die Software auch anders gewartet. Diese Umstellung ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, da zum Teil neue Strukturen und Prozesse geschaffen werden müssen. Die folgenden Betrachtungen betreffen vor allem Microsoft 365 mit seinen Produkten, gelten aber in ähnlicher Form auch für andere Bereiche der Softwarewelt.
Was ist Evergreening?
Evergreening ist ein Begriff aus der Microsoft-Welt und wird in anderen Kontexten auch als Rolling Release bezeichnet. Gemeint ist, dass es nicht wie bei herkömmlicher Software feste Softwareversionen gibt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt bereitgestellt und installiert werden, sondern das System in einem stetigen Fluss aktualisiert wird. Es wird somit kontinuierlich weiterentwickelt: Fehler werden behoben und neue Funktionen werden eingeführt.
Die Art und Anzahl der Aktualisierungen kann dabei je nach Software unterschiedlich ausfallen. Von Office 365 ist bekannt, dass 2018 ca. 300 Updates in einem Jahr ausgespielt wurden. Es hat sich also im Durchschnitt beinahe jeden Tag etwas im System verändert!
Wo liegen die Vor- und Nachteile?
Der Vorteil des Evergreenings für den Kunden ist, dass er eine stets aktuelle Software mit den neuesten Funktionen besitzt und nutzen kann. Weiterhin übernimmt der Hersteller der Software die Wartung dieser.
Nachteilig für den Kunden ist, dass er keinen Einfluss mehr darauf hat, wann eine Aktualisierung eingespielt wird. Der Betreiber der Cloud entscheidet, wann etwas zur Verfügung gestellt wird. Größere Änderungen werden allerdings angekündigt. Kunden haben außerdem teilweise die Möglichkeit, neue Funktionen nach Bereitstellung auszuschalten. Im Microsoft-Umfeld sind neue Funktionen in den meisten Fällen jedoch im Standard angesiedelt und stehen damit den Nutzern sofort zur Verfügung.
Was bedeutet das für mein Intranet auf Office 365-Basis?
Als Nutzer von Office 365 kann ich mich darauf einstellen, dass es zu Veränderungen kommen wird und ich auf diese reagieren muss. Fragen, die sich mir stellen werden, sind zum Beispiel:
- Soll ich meinen Nutzern die neue Funktion bereitstellen?
- Muss ich meine Inhalte überarbeiten, um eine neue Funktion zu nutzen?
- Betrifft das Abschaffen einer Funktion mein Arbeiten?
Diese Szenarien sind keineswegs hypothetisch. Office Video wurde durch Stream abgelöst. Auch Skype for Business wurde bereits abgekündigt und wird durch Teams ersetzt.
Wie gehe ich damit um?
Wir bei HIRSCHTEC sprechen gerne von einem Intranetgärtner, der dafür sorgt, dass ein existierendes Intranet nicht verwildert. Das sollte nicht nur eine Person sein, sondern vielmehr ein Gremium, ähnlich zu einem typischen Intranet-Projektteam. Denn während die IT-Abteilung zwar beurteilen kann, ob eine Funktion technisch sinnvoll ist, können Kommunikations- oder Personalabteilung darüber entscheiden, wie diese eingesetzt werden soll und der CDO, ob die Funktion oder App in die digitale Strategie des Unternehmens passt.
Neben der Steuerung der Updates durch den Hersteller können die Intranetgärtner auch Nutzerfeedback aufnehmen und so die inhaltliche Weiterentwicklung des Intranets steuern. Wichtig dabei aber immer: Dieses Gremium benötigt auch die entsprechenden Ressourcen, um sich mit den Änderungen auseinanderzusetzen und die nötigen Entscheidungen treffen zu können. Ist das gewährleistet, steht einem stets aktuellen, einfach zu nutzenden Intranet nichts im Wege!
