In der heutigen Arbeitswelt ist die digitale Zusammenarbeit zu einem unverzichtbaren Bestandteil geworden. Dazu kommt, dass durch die fortschreitende Digitalisierung, Teams von überall aus zusammenarbeiten und kommunizieren können. Des Weiteren bieten zahlreiche Tools und Softwarelösungen viele Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit produktiver und effizienter zu gestalten. Und dennoch: Laut der im Juni 2024 von HIRSCHTEC und Haiilo veröffentlichten Studie “Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz” finden nur 35 Prozent der heute 18- bis 29-Jährigen genau die passenden Tools in ihrer Arbeitsumgebung vor. Erschreckend, wenn man bedenkt, dass sie – in Zeiten demografischen Wandels – den Erfolg von Unternehmen in den nächsten Jahren und Jahrzehnten entscheidend mitprägen werden.
Es lohnt sich daher für Unternehmen, sich einmal näher mit folgenden Fragen zu beschäftigen: Welche digitalen Werkzeuge sind die richtigen für spezifische Anwendungsfälle? Wie kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende die digitalen Arbeitsinstrumente kennen, nutzen können und auch nachhaltig im Arbeitsalltag verwenden wollen? Um ein wenig Ordnung in das vermeintliche Chaos zu bringen, geben wir in diesem Blogbeitrag drei praktische Tipps, um die digitale Zusammenarbeit in Unternehmen effizient und produktiv zu gestalten.
Drei Tipps, um die digitale Zusammenarbeit effizienter zu gestalten
1. Ordnung in die Tool-Landschaft bringen
Um eine effiziente digitale Arbeitsumgebung zu schaffen, sollten sich Unternehmen zunächst einmal einen Überblick über ihre vorhandenen Tools und Programme verschaffen. Folgende Fragestellungen sind dabei wichtig: Welche Anwendungen werden tatsächlich genutzt? Welche sind überflüssig oder veraltet? Welche spezifischen Anwendungsfälle gibt es für die jeweiligen Tools? Anschließend können alle Tools in eine übersichtliche Tool-Landschaft gebracht werden, die es den Mitarbeitenden einfach macht, die passenden Werkzeuge für die jeweiligen Aufgaben zu finden. Sollten neue Tools eingeführt werden, empfiehlt es sich, die Mitarbeitenden mithilfe von Schulungen und begleitenden Kommunikations- und Change-Maßnahmen zu unterstützen, diese auch zu nutzen. Denn die besten Absichten und Tools bringen nicht viel, wenn sie nicht verwendet werden.
2. Förderung des Wissensmanagements
In einer digitalen Arbeitsumgebung ist es wichtig, das Wissen der Mitarbeitenden zu bündeln und zu teilen. Hierbei kann die Einführung eines Social Intranets helfen, um Informationen und Erfahrungen in bspw. Gruppen zu sammeln und bereitzustellen. Solche Gruppen können dazu beitragen, dass das Know-how im Unternehmen nicht verloren geht. Und dies führt im Umkehrschluss auch wieder dazu, dass mit dem vorhandenen Wissen effizienter und produktiver gearbeitet werden kann – selbst wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und/oder neue dazu kommen.
3. Aufbau eines sinnvollen Datei-Handlings
Wir kennen es alle: Wir suchen ein Dokument, gehen in den Ordner, wo wir glauben das Dokument vorzufinden, aber dort liegt es nicht. Und auf einmal liegen Protokolle von Teammeetings in drei verschiedenen Ordnern ab. Das Learning daraus: Eine unstrukturierte Ablage von Dateien kann schnell zu einem Chaos führen. Daher lohnt es sich, gemeinsame Regeln und Vorgehensweisen für das Datei-Handling festzulegen. Hierbei können beispielsweise einheitliche Benennungskonventionen oder ein zentraler Speicherort für alle relevanten Dokumente helfen. Das gilt für die Arbeit im Intranet, Microsoft Teams und/oder SharePoint. Dies spart Zeit bei der Suche und vor allem Nerven.
Mit der Umsetzung dieser drei Tipps gehen Sie einen großen Schritt in die richtige Richtung, um die digitale Zusammenarbeit produktiver und effizienter zu gestalten. Wie wir Sie bei diesen Schritten als auch bei der Förderung von digitaler Resilienz und Achtsamkeit unterstützen können, erfahren Sie unter: https://hirschtec.eu/zusammenarbeit/.
Und wie bei unserem Kunden NEW AG durch die Zusammenarbeit der Projektteams (inkl. der Unterstützung von HIRSCHTEC) und dem intensiven Austausch mit den Mitarbeitenden auf Augenhöhe in den Coaching- und Transfer-Sessions ein Erfolgskreislauf des internen digitalen Wandels entstanden ist, erfahren Sie unter: https://hirschtec.eu/case-study-new-ag/
