Microsoft Viva – wobei hilft es?

Die Employee Experience zu fördern, steht bei einigen Unternehmen ganz oben auf der Aufgabenliste. Kein Wunder also, dass einige Organisationen auf Microsoft Viva setzen. Denn dieses Microsoftprodukt ist eine Plattform speziell für die Employee Experience.

Außerdem soll sie Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen der digitalen Transformation und des hybriden Arbeitens zu meistern. Auf den ersten Blick, klingt das wunderbar, aber wobei hilft Microsoft Viva genau? Die Antwort darauf geben wir in diesem Beitrag. Denn hier erklären wir, was Microsoft Viva ist, welche Module es umfasst, und welche Vorteile es für Mitarbeitende und Organisationen bietet.

Was ist Microsoft Viva?

Zunächst einmal ist Microsoft Viva eine integrierte Lösung, die vier wesentliche Aspekte der Employee Experience adressiert: Lernen, Work-Life-Balance, Wissen und Engagement. Dabei nutzt sie die vorhandenen Daten und Interaktionen in Microsoft 365, um den Mitarbeitenden personalisierte und relevante Inhalte, Einblicke und Empfehlungen zu liefern. Microsoft Viva ist eine eigene Produktsuite, die als Erweiterung von Microsoft 365 über verschiedene Anwendungen wie Teams, Outlook oder SharePoint zugänglich ist.

Welche Module umfasst Microsoft Viva?

Microsoft Viva besteht aus acht Modulen, die jeweils einen bestimmten Bereich der Mitarbeitererfahrung abdecken. Diese sind:

• Viva Connections bietet Mitarbeitenden einen zentralen Zugang zu internen Nachrichtenkanälen, Communities und Ressourcen. Es baut auf dem bestehenden Intranet von SharePoint auf und stellt es in Teams als personalisierte und mobil verfügbare Benutzeroberfläche bereit. So können Mitarbeitende auf dem Laufenden bleiben, an Umfragen oder Veranstaltungen teilnehmen, auf Unternehmensanwendungen zugreifen, Feedback geben oder ihre Meinung äußern.
• Viva Engage ermöglicht es Mitarbeitenden, Communities zu bilden, sich auszutauschen und Wissen zu teilen. Die Plattform unterstützt die Vernetzung unter Kolleginnen und Kollegen, fördert die Einbindung der Mitarbeitenden und bietet Funktionen wie Newsbeiträge, Kampagnen, Storytelling und Q&A-Sessions. Durch die Integration in Microsoft Teams können Nutzer und Nutzerinnen bequem auf Viva Engage zugreifen und sich aktiv am Unternehmensgeschehen beteiligen.
• Viva Amplify dient dazu, Kommunikationsinhalte wie zum Beispiel Unternehmensnachrichten zentral zu planen, zu erstellen und gleichzeitig über mehrere Microsoft-Anwendungen auszuspielen. Aktuell ist das für Outlook, Teams und SharePoint-Webseiten möglich, künftig auch in Viva Engage. Außerdem können Kampagnen und ihre Inhalte innerhalb von Microsoft 365 zielgruppenspezifisch geplant, umgesetzt und ausgewertet werden.
• Viva Learning ermöglicht es Mitarbeitenden, kontinuierlich zu lernen und sich weiterzuentwickeln, indem es ihnen Zugang zu einer Vielzahl von Lernressourcen bietet, die in den Arbeitsalltag integriert sind. Viva Learning aggregiert Inhalte von verschiedenen Quellen wie LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern oder internen Lernplattformen und stellt sie in Teams zur Verfügung. So können Mitarbeitende leicht Lernpfade finden, verfolgen und teilen, die ihren individuellen Bedürfnissen und Zielen entsprechen.
• Viva Insights liefert datenbasierte Einblicke und Empfehlungen, die das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeitenden fördern. Es nutzt die Analysefunktionen von Microsoft 365, um personalisierte Vorschläge für eine bessere Arbeitsorganisation, Pausen, Fokuszeiten oder virtuelle Zusammenarbeit zu machen. Viva Insights respektiert dabei die Privatsphäre der Mitarbeitenden und anonymisiert die Daten auf Organisationsebene. In der erweiterten Version bietet Viva Insights auch Einblicke für Manager und Führungskräfte, um das Engagement, die Zufriedenheit und die Leistung ihrer Teams zu verstehen und zu verbessern.
• Viva Glint ist ein Tool zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen und Stimmungsanalysen. Es ermöglicht die Messung unternehmensweiter Ziele, wie z. B. kulturelle Veränderungen oder eine neue strategische Ausrichtung und gibt Einblick in die Mitarbeiterzufriedenheit. Analysetools helfen der Unternehmensführung dabei, Verbesserungspotentiale zu erkennen und Strategien zur Steigerung der Mitarbeitermotivation und -bindung zu entwickeln. In Kombination mit Viva Insights können Verhaltensweisen und Arbeitsmuster mit den erhobenen Mitarbeiterfeedbacks abgeglichen und passende Handlungsempfehlungen gegeben werden.
• Viva Pulse unterstützt Führungskräfte dabei, kontinuierliches Feedback von ihren Mitarbeitenden einzuholen und Informationen über die Stimmung im Team zu erhalten. Anhand von anpassbaren Umfrage-Vorlagen können regelmäßig anonymisierte Puls-Abfragen zu spezifischen Themen oder zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit durchgeführt und Verbesserungsvorschläge der Mitarbeitenden eingeholt werden. Die fortlaufende Erhebung ermöglicht Trendanalysen.
• Viva Goals hilft Teams und Organisationen dabei, ihre Ziele effizient zu setzen und zu verwalten. Das Kernstück von Viva Goals bildet das “Objectives and Key Results” (OKR)-Framework. Das zielt darauf ab, die strategischen Prioritäten einer Organisation klar zu definieren und diese mit den täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu verknüpfen. Durch automatisierte Check-ins und Dashboards, die den Fortschritt in Echtzeit anzeigen, kann die Zielerreichung fortlaufend überprüft werden.
• Themen in Viva (ehem. Viva Topics) hilft Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, das Wissen und die Expertise in ihrer Organisation zu entdecken und zu nutzen. Dabei nutzt Viva Topics künstliche Intelligenz, um die Inhalte und Aktivitäten in Microsoft 365 zu analysieren und zu organisieren. Es erstellt automatisch Seiten die relevante Informationen, Dokumente und Personen zu einem bestimmten Thema zusammenfassen. Die Seiten werden im gesamten M365-Kontext durch automatische Verlinkung der Begriffe mit den Themenseiten zugänglich gemacht. Microsoft wird Viva Topics Ende Februar 2025 einstellen und die Funktionen zur Wissensverwaltung in Microsoft Copilot integrieren.

Welche Vorteile bietet Microsoft Viva?

Microsoft Viva bietet sowohl für Mitarbeitende als auch für Organisationen zahlreiche Vorteile, die sich in einer verbesserten Mitarbeitererfahrung, einer höheren Leistungsfähigkeit und einer stärkeren Bindung widerspiegeln. Zu diesen Vorteilen gehören:

• Förderung der Kommunikation und des Engagements der Mitarbeitenden, indem sie einen zentralen Zugang zu internen Nachrichten, Communities und Ressourcen erhalten, die das Zugehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit ihrer Organisation stärken.
• Erhöhung der Lernbereitschaft und -fähigkeit der Mitarbeitenden, indem sie Zugang zu relevanten und vielfältigen Lernressourcen erhalten, die sie in ihrem täglichen Arbeitsfluss nutzen können.
• Verbesserung der Work-Life-Balance und der Produktivität der Mitarbeitenden, indem sie Einblicke und Empfehlungen erhalten, die ihnen helfen, eine gesunde Balance zwischen Zusammenarbeits-, Fokus- und Ruhephasen zu finden und zu bewahren.
• Vereinfachung des Wissensmanagements und der Wissensnutzung, indem die Mitarbeitenden relevante Themen schneller identifizieren und Informationen besser finden können.
• Steigerung der Agilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation, indem sie die digitale Transformation und das hybride Arbeiten unterstützt und aus regelmäßigem Feedback der Mitarbeitenden lernt.

Wie Sie sehen, bietet Microsoft Viva eine ganze Menge toller Möglichkeiten, die Employee Experience zu steigern. Davon werden nicht nur die Mitarbeitenden, sondern das gesamte Unternehmen profitieren.

In der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, finden Sie weitere Informationen darüber, wie wichtig digitale Tools und eine moderne Arbeitsumgebung für junge Talente sind und wie Unternehmen davon profitieren können.

Wenn Sie noch mehr über Microsoftprodukte erfahren möchten, dann lesen Sie auch unbedingt in den Artikel „Microsoft Copilot: Vom Hype zur nutzenstiftenden Team-Assistenz“ von unserem Kollegen rein.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.