Kategorie Zusammenarbeit Archives

Automatisierung: Die kleine, mächtige “Schwester” der KI

„Die papierlose Behörde“ lautet der Titel einer starken Reportage aus der „Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung“ vom 29. Dezember 2024. Der Beitrag schildert eindrucksvoll, welche Schmerzen papiergebundene Arbeitsprozesse anno 2025 für diverse Stakeholder nach wie vor verursachen. Und er richtet indirekt den Fokus auf Aspekte, die meiner Meinung nach jenseits des Hype-Themas KI, viel stärker betont werden sollten: die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen für bisher papiergebundene Arbeitsweisen. Ein Auszug der anschaulich geschilderten Punkte in dem FAS-Beitrag: Lange Beschwerliche Wege für den Bürger zu der Behörde, wo die papiergebundene Akte physisch lagert. „Die Akten müssen sonst ständig hin- und her transportiert werden. Es bedeutet auch, dass fast alle Leistungen der Behörde nur persönlich in Anspruch genommen werden können. (…) Weil die Mitarbeiter ständig in Terminen stecken, braucht es dafür aber Vorlauf.“ Flexibilität für Mitarbeitende = Fehlanzeige. Fehlt diese Flexibiliät und die Möglichkeit, von digitalen Arbeitsweisen zu profitieren, wird es für Arbeitgeber aller Größen und Branchen schwierig, bei der Rekrutierung und (nicht nur) bei jungen Menschen zu punkten. „Selbst an Tagen ohne Publikumsverkehr können die Mitarbeiter kein Homeoffice machen, weil sie die Akten nicht mitnehmen dürfen und digital keinen Zugriff haben“, heißt es in dem Artikel. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in der Studie “Der Hoodie-Check”, für die YouGov im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo 501 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus der Gen Z zu ihren Erwartungen an den Digital Workplace befragt hatte. Digitalisierung im Schneckentempo, fehlende Software-Standards, mühsame Tool-Integrationen. „Weil es (…) keine verbindliche Software gibt, muss sich jede Behörde selbst überlegen, für welches Programm sie sich entscheidet. Das kostet Zeit.“ Effizienzpotenziale mit Microsoft 365 und der Power Platform heben Nun will ich kein Behörden-Bashing betreiben. Auch in der freien Wirtschaft gibt

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Oliver Chaudhuri 9. Januar 2025

Digital-Workplace-Strategie-5Handlungsfelder

Digital Workplace und hybrides Arbeiten: eineiige Zwillinge oder die perfekte Symbiose?

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt, sodass wir immer wieder auf die Bergriffe „Digital Workplace“ und „hybrides Arbeiten“ stoßen. Mit der zunehmenden Flexibilität durch hybride Arbeitsmodelle und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, den Digital Workplace optimal mit dem hybriden Arbeitsmodell zu verbinden. Doch handelt es sich dabei um identische Modelle? Wie unterscheidet sich hybrides Arbeiten vom Digital Workplace und warum bildet letzterer die Grundlage für erfolgreiches hybrides Arbeiten? Aller Anfang macht eine durchdachte Digital-Workplace-Strategie Während der Digital Workplace eine zentralisierte Arbeitsplattform ist, die alle relevanten Tools und Plattformen für eine moderne, digitale Arbeitsumgebung bereitstellt, handelt es sich bei dem hybriden Arbeitsmodell eher um ein innovatives Arbeitsmodell auf Organisationsebene, das die Technologien des Digital Workplace nutzt, um flexible Arbeitsorte, digitale Kommunikation sowie digitalisierte Arbeitsabläufe zu vereinen. Beide Konzepte sind daher eng miteinander verbunden. Um hybrides Arbeiten in einem Unternehmen ermöglichen zu können, bedarf es eines voll funktionsfähigen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Digital Workplace. Und dieser kann nur durch eine vollumfassende Digital-Workplace-Strategie gewährleistet werden. Es ist wichtig, zunächst eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wohin die „Digital-Workplace-Reise“ gehen soll. Nur so lässt sich sicherstellen, dass zukünftige Investitionen bestmöglich von allen Mitarbeitenden im Unternehmen genutzt werden. Bei der Entwicklung einer solchen Strategie ist es besonders wichtig, fünf zentrale Handlungsfelder zu berücksichtigen. Denn diese sind elementar dafür, dass der Digital Workplace und die damit verbundenen Investitionen nachhaltig Früchte tragen und langfristig erfolgreich sein können. Eine wohlüberlegte Strategie stellt sicher, dass sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte ineinandergreifen und ein nahtloses Arbeitsumfeld schaffen. 1. Leadership und Organisation: Was verbirgt sich hinter dem Konzept „Digital Leadership? Das erste Themenfeld unserer Workplace-Strategie widmet sich dem Bereich Leadership &

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Stephanie Hebel 23. Dezember 2024

Kollaboration statt Kollaps: Wie Sie dauerhaft Ordnung in Microsoft Teams schaffen

Microsoft Teams ist ein mächtiges Tool, das die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen sehr stark beeinflusst und verändert hat. Wirft man einige Zeit nach der Einführung einen Blick in das System, offenbaren sich jedoch einige Schmerzpunkte, die die Effizienz und Produktivität beeinträchtigen können: Nicht selten findet man einen Wildwuchs an Teams-Teams, Kanälen, Dateien und Berechtigungen vor. Der benötigte Speicherplatz dehnt sich fortwährend aus und erhöht die laufenden Kosten. Und es gibt immer neue Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz, die in Teams umgesetzt werden wollen. Zeit für einen Review – um Fachbereiche und IT bei der Verwaltung von Microsoft Teams zu entlasten! Microsoft Teams – Herausforderungen in der Nutzung Die vielen Möglichkeiten und Funktionen, die Microsoft Teams bietet, können sich nachteilig auswirken, wenn kein passendes Nutzungs- und Administrationskonzept vorliegt. Ob bei der Neu-Einführung oder im laufenden Betrieb – es ist ratsam Microsoft Teams auf vielen Ebenen im Blick zu behalten, damit die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden erhalten bleibt und Ihre Systemanforderungen erfüllt werden. In Unternehmen begegnen uns meist diese Herausforderungen: Fehlende Tool-Strategie: In vielen Unternehmen musste Microsoft Teams schnell eingeführt werden, um mobiles Arbeiten und digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen. Häufig fehlt jedoch die Einbindung in die Kollaborations- und Digitalstrategie des Unternehmens sowie eine klare Abgrenzung zu anderen Tools. Auch die Nutzung der weiteren M365-Apps, die in Verbindung mit Microsoft Teams verfügbar sind, bleibt oft ungeklärt und kann Nutzerinnen und Nutzer leicht überfordern. Unklarer Nutzen: Leider ist es noch häufig der Fall: Teams wird nur als Chat- und Telefonie-Tool genutzt. Es ist oft nicht klar, welchen Mehrwert das Tool für die Kollaboration im Team bieten kann. So kann es zum Beispiel sein, dass Mitarbeitende teamrelevante Dokumente in Chats teilen, anstatt diese zentral im Teams-Team abzulegen.

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Dorte Grabert 20. Dezember 2024

Copilot in PowerPoint: Einfach Präsentationen mit dem Narrative Builder erstellen

Microsoft 365 Copilot hält immer mehr Einzug in unseren Arbeitsalltag und das heißt: Copilot unterstützt u. a. auch bei der automatischen Erstellung von Präsentationsentwürfen in PowerPoint. Alle PowerPoint-Nutzerinnen und -Nutzer, die über eine Copilot-Lizenz verfügen, können von diesen KI-gestützten Funktionen profitieren. Inzwischen hat Microsoft mit dem Narrative Builder eine Weiterentwicklung vorgestellt, die diesen Prozess weiter verbessern soll. Im Folgenden beschäftigen wir uns daher einmal etwas näher mit dem Narrative Builder sowie weiteren Features, die bei der Erstellung von Präsentationen helfen. Der Narrative Builder: Was steckt dahinter und wo finde ich ihn? Bei dem Narrative Builder handelt es sich um eine Funktion, die speziell darauf ausgelegt ist, den Prozess der Präsentationserstellung zu vereinfachen. Konkret hilft er z. B. dabei, eine Erzählstruktur für eine Präsentation zu entwickeln – und zwar von der Einleitung über die Hauptaussagen bis hin zum abschließenden Fazit. Sie wollen eine neue Präsentation erstellen? Dann aktivieren Sie den Narrative Builder , indem Sie über der Folie im Hauptbereich auf das Copilot-Logo klicken und dann die jeweils gewünschte Option wählen (siehe Screenshot). Im nächsten Schritt können Sie dann, wie gewohnt, Ihren Prompt einfügen, sprich eine kurze Anweisung, was Copilot in diesem Fall für Sie erledigen soll. Geben Sie dabei immer ausreichend Kontextinformationen mit. Ein kleiner Tipp: Um den Prompt noch etwas zu verfeinern, stellen Sie sich am besten folgende W-Fragen: Ziel: Was? Erwartung: Wie? Kontext: Warum? Quelle/Referenz: Woher? Sobald die Anweisung zur Erstellung der Präsentation vorliegt, generiert Copilot im ersten Schritt eine Gliederung mit drei Stichpunkten pro Thema. In dieser Übersicht können Sie die Reihenfolge der Folien anpassen, Vorschläge bewerten oder aber auch einzelne Folien entfernen. Darüber hinaus können Sie eigene Themen via Prompt ergänzen und Bezug auf eine Word-Datei

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Andreas Lorek 18. Dezember 2024

Digital Workplace as a Service: Ein innovativer Baustein Ihrer Workplace-Strategie

Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich rasant und Unternehmen suchen nach innovativen Lösungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein zukunftsweisendes Modell, das immer mehr Aufmerksamkeit erhält, ist Digital Workplace as a Service (DWPaaS). Was steckt hinter diesem Konzept und warum ist es ein entscheidender Bestandteil einer modernen Digital-Workplace-Strategie? Ein Big Picture für die Workplace-Strategie entwickeln Bei Digital Workplace as a Service handelt es sich um ein Sourcing-Modell, bei dem Unternehmen ihren digitalen Arbeitsplatz an einen Managed Service Provider (MSP) auslagern. Das Ziel: den Betrieb, die Weiterentwicklung und Innovation des Digital Workplace vollständig in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters zu legen. Dieses Modell bietet nicht nur eine höhere Effizienz, sondern sorgt auch dafür, dass Unternehmen permanent auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Es ist ein innovativer Weg, um die digitale Transformation nachhaltig voranzutreiben. Die Vorteile des Sourcing-Modells bei Digital Workplace as a Service Ein zentraler Vorteil von Digital Workplace as a Service ist die Tatsache, dass Unternehmen sich wieder vermehrt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Der Managed Service Provider übernimmt dabei die Verantwortung, den Digital Workplace aktuell zu halten und weiterzuentwickeln. Dies bringt mehrere Vorteile mit sich: Zugriff auf neue Technologien: Unternehmen profitieren von der Expertise des Managed Service Provider und können innovative Technologien wie KI-gestützte Lösungen oder Automatisierungstools frühzeitig und effizient einsetzen. Flexibilität durch Pay-per-Use: Durch das Pay-per-Use-Modell zahlen Unternehmen nur für die tatsächlich genutzten Leistungen. Das bedeutet, Ressourcen lassen sich flexibel anpassen und es kommt zu keinen Über- oder Unterkapazitäten. Beratung und Innovation: Der Managed Service Provider evaluiert kontinuierlich neue Technologien und prüft deren Einsatzmöglichkeiten. Unternehmen erhalten nur erprobte Lösungen, wodurch sie Risiken minimieren und schneller Mehrwert generieren können. Entlastung interner Ressourcen: Die Auslagerung des Digital Workplace entlastet interne IT-Teams – ein großer

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Stephanie Hebel 10. Dezember 2024

Erfolgsfaktor Workplace-Strategie: Warum Ihre Digital-Workplace-Strategie so entscheidend ist

Die Entwicklung einer Workplace-Strategie ist vergleichbar mit dem Bau eines Hauses. Ein Haus, das langfristig stabil und funktional sein soll, erfordert umfassende Planung, die alle Anforderungen, Einschränkungen und Abhängigkeiten berücksichtigt. Genauso verhält es sich bei der Einführung eines Digital Workplace. Ohne eine klare Strategie ist es schwierig, die verschiedenen Anforderungen von Mitarbeitenden, die Unternehmensziele sowie die technologischen Gegebenheiten in Einklang zu bringen. Bei der Planung eines Digital Workplace ist es daher umso relevanter, den Status Quo zu analysieren. Unternehmen sollten sich folgende Fragen stellen: Transparente Kommunikation: Welche technologischen Systeme sind bereits vorhanden? Motivation durch Sichtbarkeit: Welche Compliance- und Regulierungsanforderungen gelten für unsere Branche? Erinnerungsfunktion: Wie hoch ist das Budget, das für diese Transformation zur Verfügung steht? Oft gibt es bestehende Investitionen oder komplexe technische Infrastrukturen, die in die neue Strategie eingebunden werden müssen. All diese Faktoren sind das Fundament, auf dem die neue Workplace-Strategie aufbaut. Nur durch die Berücksichtigung aller für das Unternehmen relevanten Faktoren, kann ein passender Digital-Workplace im Unternehmen nachhaltig integriert werden. Ein Big Picture für die Workplace-Strategie entwickeln Wie beim Hausbau sollte auch bei der Gestaltung eines Digital Workplace eine übergreifende Vision – ein “Big Picture” – entwickelt werden. Dabei ist die Einbindung eines repräsentativen Querschnitts der Mitarbeitenden von großer Bedeutung. Nur so können alle Anforderungen und Bedürfnisse frühzeitig berücksichtigt werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die Planung einer Küche: Niemand würde eine Küche kaufen, ohne vorher zu prüfen, ob sie zum Bauplan des Hauses passt. Genauso muss ein Digital Workplace auf das gesamte Unternehmen abgestimmt sein, damit alle Funktionen reibungslos ineinandergreifen. Viele Unternehmen fragen sich: Wie sieht das perfekte Intranet aus? Doch die passendere Frage lautet: Wie integriert sich das Intranet nahtlos in den Digital Workplace? Ein Intranet

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Stephanie Hebel 9. Dezember 2024

Automatisierung: Die kleine, mächtige “Schwester” der KI

Kollaboration statt Kollaps: Wie Sie dauerhaft Ordnung in Microsoft Teams schaffen

Copilot in PowerPoint: Einfach Präsentationen mit dem Narrative Builder erstellen

Digital Workplace as a Service: Ein innovativer Baustein Ihrer Workplace-Strategie

Erfolgsfaktor Workplace-Strategie: Warum Ihre Digital-Workplace-Strategie so entscheidend ist

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