Ein Digital Workplace ohne Kommunikation und Befähigung? Unmöglich!

Moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattformen sind in der heutigen Arbeitswelt unverzichtbar. Sie ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit, verbessern die Kommunikation und steigern die Produktivität.

Bevor es allerdings so weit ist, muss zunächst einmal ein Intranet oder Digital Workplace im Unternehmen eingeführt werden. Ein entscheidender Erfolgsfaktor hierbei ist die kommunikative Begleitung. Warum Kommunikation so wichtig ist und welche vier Maßnahmen für eine erfolgreiche Digital-Workplace-Einführung sorgen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Vier wichtige (Kommunikations-)Maßnahmen für die Einführung des Digital Workplace

1. Definition klarer Themen und Botschaften

Unternehmen sollten sicherstellen, dass von Anfang feststeht, wo die Reise mit dem digitalen Arbeitsplatz hingehen soll. Sprich, es sollten folgende Fragen beantwortet werden: Wieso wird das neue Tool eingeführt? Welchen Nutzen haben die Zielgruppen im Unternehmen davon? Wie werden die Mitarbeitenden begleitet? Und in welchem Zeitraum erfolgt das Ganze? Denn durch eine klare Definition von Themen und Botschaften wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden wissen, warum ein neues digitales Tool eingeführt wird. Des Weiteren wird dadurch vermieden, dass Missverständnisse und Verwirrungen entstehen.

2. Führungskräfte-Befähigung

Das Engagement der Führungskräfte bei der Einführung eines Digital Workplace ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine zentrale Rolle bei der erfolgreichen Implementierung spielen. Denn Managerinnen und Manager können das Bewusstsein für die Bedeutung des Digital Workplace schärfen, Ressourcen bereitstellen, um die Umsetzung zu unterstützen, und sicherstellen, dass die neuen Technologien in die Geschäftsstrategie integriert werden. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte “sprechfähig” für ihre Rolle als Promoterinnen und Promoter des Wandels gemacht werden. Nur so können sie auch ihre Teams für die neue Art der Zusammenarbeit zu begeistern.

3. Einbezug der Mitarbeitenden

Das beste digitale Tool nützt nichts, wenn es nicht verwendet wird. Deshalb ist es umso wichtiger, die Mitarbeitenden von Anfang an mit einzubeziehen. Denn durch eine aktive Einbindung der Mitarbeitenden in den Einführungsprozess wird ihnen das Gefühl vermittelt, dass ihre Meinung und ihr Feedback geschätzt werden, was zu einem höheren Engagement und einer besseren Akzeptanz der Technologie führt. Hier ein paar Beispiele:

• Mitmach-Aktionen, wie z. B. ein Namenswettbewerb für das neue Intranet oder den digitalen Arbeitsplatz, informieren die Mitarbeitenden einerseits darüber, dass es etwas Neues gibt, andererseits dürfen sie direkt selbst aktiv werden. Beim Go-live kann ein Gamification-Format, wie z. B. eine digitale Schnitzeljagd, dazu beitragen, das neue Arbeitstool spielerisch kennenzulernen.
• Schulungen sind wichtig, um die Mitarbeitenden nicht mit dem neuen Tool allein zu lassen. Dabei ist es wichtig, die unterschiedlichen Zielgruppen zu berücksichtigen, denn Führungskräfte haben ggf. einen anderen Schulungsbedarf als Mitarbeitende, die dieses Tool zur Informationsbeschaffung nutzen wollen. Ergänzend zu den Schulungen empfehlen sich ergänzende Kommunikationsmaßnahmen wie Schulungsunterlagen oder -videos und eine Hilfe-Community.

4. Den Digital Workplace mit Leben füllen

Wenn über die digitale Plattform sowohl die Kommunikation, der Know-how-Transfer als auch das Community-Building angeregt werden sollen, müssen informative Inhalte bereitgestellt und Wissens- und Community Management betrieben werden. Wichtig hierbei ist: Kontinuität. Der Aufbau, die Organisation und Steuerung der Redaktion des Intranets –als zentrales Element des digitalen Arbeitsplatzes – braucht Zeit. Insbesondere wenn Abteilungen bei der Inhaltserstellung mitwirken, die keine Kommunikationsverantwortlichen sind. Eine Guideline zur Erstellung von Inhaltsseiten und Blogbeiträgen kann hierbei eine wertvolle Hilfestellung bieten. Denn wenn die Mitarbeitenden merken, dass sie die digitale Plattform nutzen müssen, um gewisse Informationen zu bekommen, führt dies zur einer höheren Nutzerakzeptanz.

Ein weiterer Punkt, der sehr wichtig ist, ist das Community Management. Nehmen wir an, dass eine Organisation eine virtuelle Hilfe-Community eingeführt hat. Dort können die Nutzerinnen und Nutzer all ihre Fragen rund um die neuen Kommunikations- und Arbeitsinstrumente stellen. Werden hier keine Tipps und Tricks zur Nutzung der neuen Plattform gepostet und Fragen, die gestellt wurden, nicht beantwortet, wird diese Community keinen großen Mehrwert bieten. Deshalb gilt: Schön am Ball bleiben und immer dran denken, das ist ein Marathon und kein Sprint.

Die YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, zeigt, dass eine klare Kommunikation und die Einbeziehung der Mitarbeitenden entscheidend sind, um die passenden digitalen Tools auszuwählen und den Wandel erfolgreich zu gestalten.

Ich hoffe, dass wir mit diesem Beitrag zeigen konnten, wie wichtig die kommunikative Begleitung bei Intranet- und Digital-Workplace-Projekten ist. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen, dann schauen Sie gerne einmal auf https://hirschtec.eu/kommunikation/ vorbei. Wie wir bei unserem Kunden Vivantes mit dem Social Intranet „Vivanet“ eine leistungsstarke, zeitgemäße Lösung bereitgestellt haben, damit sich Mitarbeitende über Standorte und Berufsgruppen hinweg vernetzen können, erfahren Sie außerdem in der Case-Study unter: https://hirschtec.eu/case-study-vivantes/.