HIRSCHTEC hat diese Woche die Migration des eigenen Wissensmanagement-Portals von SharePoint 2003 auf MOSS 2007 abgeschlossen. Dabei wurden über 3000 Dokumente in eine neue Ablagestruktur überführt und nach festgelegten Themengebieten verschlagwortet. Unser Portal dient unseren Mitarbeitern als Dokumentationsplattform der Projektergebnisse und als Wissensspeicher zu unseren Themengebieten Portale, Projektmanagement und Usability. Unsere alte auf Dokumentenbibliotheken, Projektkennblättern und Teamräumen basierte Informationsarchitektur wurde vollständig überarbeitet und nun durch eine aus unserer Sicht moderne ‚Single Point of Storage‘ ersetzt. Dabei werden alle projektbezogenen Dokumente in einer einzigen Bibliothek abgelegt. Die Sicht auf die Dokumente wird über eine Liste gesteuert, die alle wesentlichen Informationen zu einem Projekt enthält. Durch einfachen Wechsel der Ansicht innerhalb der Liste kann der Mitarbeiter sich damit einen schnellen Überblick zu Projekten verschaffen und dann mit einem Klick zu den Projektergebnisse wechseln. Die Anzahl der Klicks bis zum entscheidenen Dokument wurde damit drastisch reduziert. Eine Surfen durch Ablagen und Ordner entfällt.
- Portal HIRSCHTEC
Nicht nur der Zugriff auf die Dokumente wurde damit vereinfacht. Auch der Prozess der Ablage ist deutlich schlanker geworden. Musste bisher der Mitarbeiter die entsprechenden Ordner für die richtige Ablage auswählen oder neu anlegen, wandern alle Dokumente einfach in die zentrale Projekt-Bibliothek. Unser Konzept ‚Single Point of Storage‘ konnte damit in der Kombination Liste – Bibliothek ideal umgesetzt werden.
Neben diesem Wissensspeicher wurde ein Rechercheworkflow mit MS InfoPath und eine Kopplung mit MS Groove realisiert.
Für den Rechercheworkflow legt ein Mitarbeiter einen Auftrag an, der über MS InfoPath an unser zentrales Rechercheteam geleitet wird. Die gefundenen Informationen werden mit dem Auftrag verknüpft und in einer zentralen Ablage gespeichert. Damit können Ergebnisse sofort eingesehen und von jedem Mitarbeiter nach Themen gefiltert und durchstöbert werden. Wissensteilung steht hier im Vordergrund.
Die Kopplung mit MS Groove soll schließlich die Arbeit der Teams im Projekt unterstützen. Zu diesem Thema werden wir hier demnächst einen ausführlichen Artikel posten. Vorab aber gerne schon einmal ein Blick auf die Architektur:
- Szenario Kopplung MOSS MS-Groove
