Erfolgreich in Scrabble und Video-Konferenzen

Sie wollen beim nächsten „Scrabble“-Spieleabend haushoch siegen? Dann versuchen Sie es doch mit dem Begriff „Zoom Fatigue“. Dieser Begriff ist Ihnen noch nie begegnet? Das ist durchaus möglich. Doch die Bedeutung von „Zoom Fatigue“ kennen Sie garantiert. Der Begriff bezeichnet das Phänomen, dass virtuelle Besprechungen – ob über Zoom, Microsoft Teams oder WebEx – unser Gehirn stärker belasten als reale Meetings. In der Folge ermüden wir schneller. Dieser Effekt verstärkt sich, je mehr Video-Konferenzen hintereinander unser Gehirn verarbeiten muss. Die Ursachen für „Zoom Fatigue“ sind vielfältig, doch die gute Nachricht dabei: Zu einem nicht unerheblichen Teil können wir dem Phänomen mit gezielten Maßnahmen entgegenwirken.

Nonverbale Signale vs. Video-Konferenzen

Im Laufe der Menschheitsgeschichte perfektionierte unser Gehirn die Deutung nonverbaler Informationen. Gestik, Mimik, Stimmhöhe, Sprechtempo – all das und vieles mehr decodiert unser Gehirn, neben den gesprochenen Worten, beim Kommunizieren. Das erfolgt nahezu vollständig unbewusst.

Die Probleme beginnen für unser Gehirn allerdings bei Video-Konferenzen. Dort werden nonverbale Signale nur bruchstückhaft übertragen und unser Gehirn kann nicht anders, als fieberhaft nach den fehlenden nonverbalen Signalen zu suchen – zumeist erfolglos. Umgekehrt senden wir selbst ständig nonverbale Signale aus. Wir runzeln unsere Stirn, heben leicht eine Augenbraue. Nun erwartet unser Gehirn eine Reaktion. Doch das Runzeln der Stirn oder die minimal gehobene Braue fällt auf den kleinen Video-Kacheln in den Tools für Video-Konferenzen kaum auf. Die vom Gehirn erwartete Reaktion bleibt folglich aus. Das stresst unsere grauen Zellen, die nun noch emsiger nach nonverbalen Reaktionen suchen.

Doch wo beginnen bei all den Gesichtern, die nebeneinander auf dem Bildschirm zu sehen sind, hinter denen unterschiedlichsten Hintergründe wirken, ganz zu schweigen von den Übertragungsfehlern aufgrund schlechter Internetverbindungen? Und dann geht’s auch noch darum nicht zu verpassen, was auf der Tonspur geschieht! Sie mögen jetzt vielleicht mit dem Einwand kommen, dass wir doch alle ohne größere Anstrengung fernsehen. Richtig. Der Punkt geht an Sie. Doch während wir uns vor dem Fernseher oder im Kino passiv berieseln lassen, ist dies in einer Video-Konferenz nicht unser Anspruch. Wir wollen aktiv zuhören, Feedback geben, einander verstehen und konstruktiv die beste Lösung für eine anspruchsvolle Fragestellung finden.

Fünf Tipps zur Vermeidung von „Zoom Fatigue“:

1. Ab und an die Kamera auch mal deaktivieren: Es ist eine Frage der Höflichkeit, in Video-Konferenzen mit Bild zu erscheinen. Doch sollte der Gastgeber des Meetings zuvor überlegen, ob Phasen bestehen, in denen alle Zuhörenden ihre Kamerafunktion einheitlich deaktivieren. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn der Bildschirm geteilt wird.
2. Auf virtuelles nonverbales Feedback setzen: Gönnen Sie dem Gehirn des Sprechenden virtuell ein wenig nonverbales Feedback. Die Rückmeldegesten in Microsoft Teams & Co. sind ein Basisinstrumentarium für niedrigschwellige nonverbale Kommunikation.
3. Eine etwas langsamere Sprechgeschwindigkeit wählen: Die Zuhörer danken es Ihnen, wenn Sie Ihr Redetempo ein wenig reduzieren. Nebenbei gibt das den Worten mehr Gewicht und bietet Ihrem Gehirn Gelegenheit, noch präziser zu formulieren. Heften Sie sich vielleicht eine kleine Notiz in die Nähe Ihres Bildschirms und lassen Sie sich so freundlich erinnern, geringfügig langsamer zu sprechen. Auch in präpandemischen Zeiten herrschte kein Mangel an Meetings. Doch fanden diese nicht alle im gleichen Raum statt. Beim Wechseln des Raumes führte unser Weg vorbei an einer Toilette, einer Kaffeemaschine, vielleicht ergab sich ein kleines Gespräch oder trieben wir unseren Puls auf der Treppe etwas in die Höhe. Und nun? Wir sitzen vor unserem Laptop, Tablet oder Computer und springen ohne Rücksicht auf Verluste von einem Meeting in das nächste. Trotz Digitalisierung bleibt unser Körper analog. Er hat seine Bedürfnisse und wir sollten diese achtsam im Blick behalten – für andere und uns selbst.
4. Video-Konferenzen nicht zur vollen Stunde beginnen: Starten Sie Video-Konferenzen zu ungeraden Zeiten und enden Sie auch so. Terminieren Sie die Video-Konferenz statt von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr von 10:05 Uhr bis 10:55 Uhr. Sie trauern den 10 Minuten hinterher? Das ist nicht nötig. Denn erstens werden Ihre Gäste pünktlicher zur Video-Konferenz erscheinen. Zweitens sind diese merklich konzentrierter und produktiver. Drittens beherrschen gute ModeratorInnen die Kunst, überbordende Weitschweifigkeit einzelner mit Blick auf das vorgezogene Ende elegant einzufangen. Ein besonderes Würzmittel in Krimis besteht darin, wenn die Kommissarin drei Minuten vor Ende fast schon den Raum verlässt, sich kurz umdreht und eine letzte grundsätzliche Frage stellt, die den Schurken überführt. Solche dramaturgischen Kniffe gehören viertens nicht in Video-Konferenzen.
5. Greifen Sie auf Themenspeicher zurück: Fällt Ihnen kurz vor Ende der Video-Konferenz noch ein enorm wichtiger Punkt ein, so machen Sie deutlich, dass dieser im nächsten Treffen gleich zu Beginn zu besprechen sein wird. Mit dem gleichen Hinweis kann der Moderator ebenfalls das pünktliche Ende des Meetings absichern, falls ein Hobby-Kriminalist auf der Schwelle zum Ende der Video-Konferenz mit der alles entscheidenden Frage aufwartet. Kurzum: Was dem Dramaturgen der „Cliffhanger“ ist, nennt der gute Moderator einer Video-Konferenz „Themenspeicher“.

Übrigens, wenn Sie wissen möchten, wie Sie z. B. Video-Calls via Microsoft Teams bestmöglich organisieren und durchführen können, dann lesen Sie doch gern mal in den Blogbeitrag „Microsoft Teams Meeting: Organisieren & Präsentieren – aber richtig!“ rein. Ich wünsche Ihnen allen produktive Video-Konferenzen, die Sie nicht erschöpfen, sondern die wertvoll sind und Spaß machen!