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Fünf Tipps für einen harmonischen Klang in Microsoft Teams

Mit Gerhard Schröder ist der Begriff „Kakophonie“ eng verbunden. „Kakophonie“ bezeichnet in der Musik unangenehm klingende Töne. Der Ex-Bundeskanzler übertrug den Begriff ins Feld der Gesetzgebung. Als „Kakophonie“ kritisierte er 2002 Anmerkungen aus der Koalition zu seiner Steuerpolitik. Ihr Geschäft ist nicht die Steuerpolitik. Dennoch lässt die Nachrichtendichte in Microsoft Teams-Kanälen zuweilen an Schröders „Kakophonie“-Seufzer denken. Wie umgehen mit der Nachrichtenflut? Einerseits sollen wichtige Informationen nicht verpasst werden. Andererseits ist zu vermeiden, dass Nachrichten mit geringerer Relevanz Ihre Agenda unnötig übertönen.

Fünf Tipps für einen harmonischen Klang in Microsoft Teams

Tipp 1 : Nutzen Sie als Teilgruppe eines größeren Teams für Projektabsprachen nicht den allgemeinen Teams-Kanal

Die Zusammenarbeit im Teams-Kanal bündelt fraglos die Kommunikation. Wenn zeitgleich in einem Teams-Kanal mehrere Projektteams nebeneinander kommunizieren, verkommt die Bündelung der Informationen schnell zum Informationsknäul. Für all jene, die nicht in den Projekten mitarbeiten, bedeutet die Zusammenarbeit via Teams-Kanal vorrangig Störung. Damit keine Missverständnisse entstehen: Transparente Kollaboration ist ein hohes Gut – aber kein Selbstzweck. Produktives Teamwork vermeidet Störungen.

Tipp 2: Greifen Sie für kleinere Projektteams auf private Kanäle zurück

Stimmen Sie im Team mit der Führungskraft ab, wer zu welchem privaten Projektkanal hinzugefügt werden muss und wer nicht. So stellen Führungskraft und Team sicher, dass über private Kanäle projektbezogene Informationen nur jene erreichen, die diese auch benötigen. Umgekehrt wissen alle im Team, dass die etablierte Kanalstruktur nicht der Informationsverheimlichung dient. Vielmehr handelt es sich um einen bewussten Beitrag für mehr Rücksichtnahme im Team. Denn Informationen, die für alle im Team relevant sind, werden über den allgemeinen Teams-Kanal verteilt. Projektkommunikation findet ihren Raum in privaten Projektkanälen.

Tipp 3: Passen Sie die Kommunikationsstruktur in Microsoft Teams Ihren Bedürfnissen an

Um virtuelle „Kakophonie“ zu reduzieren, braucht es keine Hilfe der Führungskraft. Wir haben es selbst in der Hand, Chats und Kanäle auszublenden oder anzuheften – ganz nach den Erfordernissen im Arbeitsalltag. Durch simple Anpassungen der Chat- und Teamübersicht lässt sich merklich mehr Struktur am digitalen Arbeitsplatz erzielen. Ferner sollten im Rahmen von Selbstfürsorge die Kanalbenachrichtigungen Ihren Nutzungsbedürfnissen folgen. Es sei daran erinnert: Digitale Achtsamkeit betrifft nicht nur unser Gegenüber. Prüfen Sie darum kritisch, welche Benachrichtigungen Sie wirklich erhalten wollen. Vermeiden Sie proaktiv virtuelle Überlastung. Chats lassen sich stumm schalten.

Tipp 4: Sprechen Sie über „@-Erwähnungen“ Kolleginnen und Kollegen gezielt an

Jede und jeder kann einen wichtigen Beitrag leisten, die Informationsdichte in der internen Teams-Kommunikation zu minimieren. Benachrichtigen Sie über Tags und @-Erwähnungen gezielt relevante Adressatenkreise.

@-„Allgemein“: Alle Mitglieder eines Teams werden benachrichtigt.

@-„Kanal XY“: Alle Mitglieder eines Teams-Kanals werden benachrichtigt.

@-„Tag XY“: Alle in einem Tag zusammengefassten Personen werden benachrichtigt. Die Zuweisung zu diesem Personenkreis wird über den Menüpunkt „Tags verwalten“ in den Einstellungen eines Teams gesteuert.

@-„Person XY“: Ausschließlich die benannte Person wird benachrichtigt.

Werden Sie über die @-mention-Funktion angesprochen, versuchen Sie möglichst innerhalb eines Tages zu antworten. Möglicherweise sind Sie gar nicht die passende Ansprechperson. Das ist kein Problem. Geben Sie in diesem Fall kurz Bescheid, dass Sie zu diesem Sachverhalt keine Antwort parat haben.

Tipp 5: Achtsame Kommunikation bedeutet auch Lobenswertes zu honorieren

Wer freut sich nicht über Lob? Microsoft Teams macht es uns leicht, mittels Badges, Emoji oder einem knappen Satz zu loben. So weit, so gut. Bisweilen übertreiben es allerdings manche mit dem Lob derart, dass bereits Selbstverständlichkeiten positive Rückmeldungen nach sich ziehen. In anderen Fällen ist ein vorgebrachtes Lob so allgemein gehalten, dass dunkel bleibt, worauf es sich bezieht. Sie wünschen keine Mitgliedschaft im „Club des diffusen Lobe-Sounds“? Dann beantworten Sie in Ihrem Lob folgende Fragen:

  • Was genau finde ich warum lobenswert?
  • Was hat das, dem mein Lob gilt, mit mir gemacht?

Ein Lob, dass diese Fragen beantwortet, ist wertvoll, wirkungsvoll und ungemein wohlklingend – übrigens auch in analogen Welten.

Vielleicht denken Sie beim Lesen der Tipps zur Vermeidung digitaler „Kakophonie“, dass Gerhard Schröder mit einem ganz anderen Begriff in Verbindung steht. War er nicht der „Basta“-Kanzler? Volltreffer! Und sein „Basta“ irritierte damals. „Basta“ passt auch nicht gut in die kollaborative Arbeitswelt von heute. Wenn Sie und Ihr Team die fünf Tipps von oben beherzigen, leisten Sie einen wichtigen Beitrag für achtsame Kommunikation und Zusammenarbeit. Dann können Sie die Potenziale des digitalen Arbeitsplatzes für Ihre Aufgaben nutzen, ohne an Begriffe wie „Basta“ oder „Kakophonie“ denken zu müssen.

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