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Automatisierte Prozesse am Digital Workplace: Fünf Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie starten

 

Die Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen treibt viele Unternehmen um. Datengetriebene Anwendungen und Prozesse nehmen zu, während es an Fachkräften mangelt. Für Unternehmen bedeutet das:

Sie müssen sich mit Automatisierungslösungen auseinandersetzen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben zu entlasten. Ein digitaler Arbeitsplatz ohne automatisierte Workflows ist künftig undenkbar.

Doch welche Automatisierung lohnt sich überhaupt und wie fängt man am besten an? Wie vermeidet man unnötige Kosten und schafft eine hohe Akzeptanz? Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen Sie sicher und schnell loslegen können.

  1. Den Blick weiten: Was ist alles möglich?

Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Prozesse selbsttätig ablaufen, ohne dass Mitarbeitende eingreifen müssen. Sie sind besonders sinnvoll bei Abläufen, die aus einfachen und sich wiederholenden Arbeitsschritten bestehen, da sich hier die meisten Effizienzgewinne ergeben. Im Grunde ist ein Workflow nichts anderes als eine Kette aus Bedingungen und Aktionen. Es finden sich also überall am digitalen Arbeitsplatz mögliche Anwendungsfälle. Für die Ideensammlung lohnt es sich, zuerst einmal breit zu denken und über Fachbereichsgrenzen hinweg. So finden sich eventuell wiederkehrende Anwendungsfälle, die später für viele Abteilungen und Unternehmensbereiche adaptiert werden können.

Ein sich lohnendes Handlungsfeld ist zum Beispiel das digitale Inhalts- und Dokumentenmanagement in Microsoft 365. Im gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ergeben sich zahlreiche Ansatzpunkte für Automatisierungen:

  • Prozess der Dokumentenerstellung und –strukturierung: Anhand von bestimmten Dokumentenmerkmalen können dem Dokument mit SharePoint Premium automatisiert Metadaten zugewiesen werden. Diese helfen dabei, die Suche und Auffindbarkeit im M365-Kontext zu verbessern und bereiten die Daten außerdem für eine mögliche Nutzung durch Künstliche Intelligenz
  • Freigabeprozess: Nach der Bearbeitung des Dokuments kann ein Genehmigungs-Flow mit Power Automate gestartet werden, um die Freigabe von Inhaltsverantwortlichen und Vorgesetzten einzuholen.
  • Veröffentlichungsprozess: Ist die Freigabe erfolgt, so kann durch das Setzen eines Dokumentenstatus die Bereitstellung in einer gezielten Bibliothek, zum Beispiel in Microsoft Teams oder im SharePoint-Intranet automatisiert erfolgen.
  • Archivierungsprozess: Wenn ein festgelegtes Datum erreicht ist, werden Inhalte automatisch an einen anderen Speicherort verschoben.

Auch Anwendungsfälle aus dem HR-Bereich oder der Buchhaltung betreffen viele Mitarbeitende und bergen große Potentiale für eine Effizienzsteigerung durch Automatisierung. Diese „Schätze” gilt es zu finden und zu heben. Denken Sie immer auch daran, konkrete Ziele für Ihr Automatisierung-Projekt zu definieren: Wen und was wollen Sie damit erreichen? Welche Kosten- oder Zeitersparnis  wollen Sie realisieren?

  1. Fokus setzen: Wo schmerzt es am meisten?

Jedes Unternehmen ist individuell! Sicher gibt es Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen gleichermaßen stehen und die mit Standardlösungen abbildbar sind. Die Beratungspraxis zeigt aber, dass Prozesse und Arbeitsabläufe in Unternehmen sehr vielfältig und unterschiedlich organisiert sind. In der Auswahl von Prozessen für die Automatisierung sollte genauer hingeschaut werden, wo es sich wirklich lohnt.

Fragen Sie bei den Mitarbeitenden nach: Was machen Sie zu oft? Was wiederholt sich? Was läuft konkret nicht gut? Es gilt, die wirklichen Schmerzpunkte zu identifizieren, die besonders viel Entlastung schaffen würden.

Misten Sie aus: Scheuen Sie sich nicht, bestehende Prozesse zu hinterfragen und neu zu denken. Viele Abläufe stammen aus vor digitalisierten Zeiten und wurden eins zu eins übertragen, aus Zeitmangel oder um Besitzstände nicht zu gefährden. Ein Arbeitsablauf, der bereits jetzt nicht effizient läuft, wird auch durch eine Automatisierung nicht besser. Fragen Sie sich konkret: Braucht es diesen Prozess in dieser Form noch oder kann er weg?

Zum Neu-Denken gehört es auch, die Zugangswege zu Prozessen den aktuellen Anforderungen anzupassen. Vielerorts hat der mobile Zugriff massiv an Bedeutung gewonnen, auch um Desktop-ferne Mitarbeitende besser zu erreichen. Im M365-Kontext unterstützt zum Beispiel Power Apps dabei, benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen zu erstellen und geräteübergreifend verfügbar zu machen. Es können also komplett neue Anwendungsfälle entstehen, die dazu beitragen, dass Mitarbeitende Prozesse schneller und einfacher nutzen können.

Haben Sie Mut zur Priorisierung! Entwickeln Sie konkrete Kriterien für die Auswahl lohnender Automatisierungen und fokussieren Sie sich auf diese. Das muss kommunikativ kompetent begleitet werden. Es lohnt sich jedoch, die Ressourcen auf die Arbeitsabläufe mit den größten Effizienzgewinnen zu konzentrieren.

  1. Miteinander sprechen: Berührungsängste und Befürchtungen ernst nehmen

Bei der Planung und Umsetzung von automatisierten Workflows werden Ihnen auch Widerstände begegnen. Vorbehalte gegen Automatisierungen können auf allen Ebenen des Unternehmens entstehen. Bisherige Vorgehensweisen und Prozesse wurden unter Umständen mühevoll errungen und haben sich bewährt. Hier gilt es, das Gespräch zu suchen und Räume zu schaffen, in denen Bedenken konstruktiv geäußert werden können.

Geben Sie sich Zeit, um Zeit zu gewinnen: Initial bedeutet es zusätzlichen Aufwand, Automatisierungen zu entwickeln, umzusetzen und zu testen. Für die mitwirkenden Mitarbeitenden bedeutet das eine zusätzliche Belastung für die sie, zumindest zeitweise, an anderer Stelle entlastet werden müssen. Setzen Sie auch hier die nötigen Prioritäten und schützen Sie die Mitarbeitenden vor Zielkonflikten. Neue Ressourcen zu schaffen ist eine weitere Option, zum Beispiel einen Spezialisten für Automatisierung einzustellen oder von extern hinzuzuziehen.

Wenn Mitarbeitende davon hören, dass in ihrem Unternehmen Prozesse automatisiert werden sollen, entsteht bei vielen die Sorge, ersetzbar zu werden oder den Job zu verlieren. Hier sollten Sie äußerst sensibel vorgehen und den Blick auf die positiven Effekte lenken. Statt „Werde ich überflüssig?“ können sich Mitarbeitende fragen „Wie kann ich mir das (Arbeits-)Leben durch Automatisierung leichter machen?“ und damit neue Sichtweisen einnehmen.

Unerlässlich für den Erfolg von Automatisierungsprojekten ist außerdem ein gezieltes Erwartungsmanagement. Häufig bestehen unrealistische Ideen darüber, was alles automatisiert werden kann. Oder es kann nötig sein, komplexe Prozesse erst einmal zu vereinfachen oder Datenstrukturen aufzuräumen. Geben Sie Stakeholdern und Mitarbeitenden deshalb vorab Informationen dazu, welche Voraussetzungen erfüllt und welche Vorbereitungen getroffen werden müssen.

  1. Ausprobieren: Einfach statt komplex starten

Für Unternehmen, die noch keine Erfahrung mit der Automatisierung von Workflows haben, kann es herausfordernd sein, direkt mit großen Projekten zu starten. Damit Sie nicht in Phase 0 – der Identifizierung von Anwendungsfällen und Anforderungen – steckenbleiben, empfehlen wir Ihnen, mit einfachen Umsetzungen zu starten.

Ein Beispiel ist ein Workflow mit Power Automate, den wir bei HIRSCHTEC nutzen. Er fragt Mitarbeitende täglich danach, ob und in welchem Büro sie heute arbeiten oder ob sie von zu Hause aus tätig sind.  Die Abfrage erfolgt einfach und schnell per Button-Auswahl in einem Microsoft Teams Chat. Diese Analyse der Anwesenheiten hilft Unternehmen nicht nur bei der Planung der Büroauslastung. Mitarbeitende erhalten zudem am Jahresende eine Übersicht, welche Tage sie im Büro verbracht haben und können diese direkt für ihre Steuererklärung verwenden.

Derartige Projekte helfen Ihnen dabei, schrittweise Erfahrungen mit Automatisierungsanwendungen zu sammeln und Know-how aufzubauen. Viele der sogenannten Low-Code oder No-Code-Anwendungen eignen sich dazu, Mitarbeitende zu befähigen, Prozesse selbst zu automatisieren. KI-Modelle, wie der AI Builder in Microsoft Power Platform, können ihnen dabei assistieren. Sie bieten vorgefertigte Modelle, die als Grundlage für Automatisierungen dienen können, wie zum Beispiel, Text- oder Schlüsselbegriffserkennungsmodelle.

Die Abbildung eines Flows in Microsoft Teams. © HIRSCHTEC

  1. Dranbleiben: Regelmäßig evaluieren

Nach der Automatisierung ist vor der Automatisierung: Hinterfragen Sie nach jeder Umsetzung kritisch, ob die Umsetzung den gewünschten Mehrwert erbracht hat und welche Verbesserungspotentiale es gibt. Teilen Sie Ihre Erfahrungen unternehmensintern, um organisationsweites Lernen zu ermöglichen und andere zu eigenen Umsetzungen zu motivieren.

Automatisierte Workflows müssen sich außerdem den äußeren Bedingungen und der fortlaufenden Weiterentwicklung von Software (Stichwort: Evergreening), stetig anpassen. Planen Sie ausreichend Budget für die regelmäßige Wartung und Weiterentwicklung der Prozesse ein, damit diese fehlerfrei laufen und Ihre Mitarbeitenden optimal entlasten.

Bleibt festzuhalten: Auf Automatisierungen im Arbeitsalltag zu setzen, ist unverzichtbar, wenn es darum geht, die Effizienz zu steigern und Mitarbeitende von zeitaufwändigen Routineaufgaben zu entlasten. Der wahre Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in einer gut durchdachten Implementierungsstrategie, die auf die ganz spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten ist.

Wer also richtig plant, kommuniziert und seine Mitarbeitenden schult, ist bereits bestens aufgestellt, um jegliche Herausforderungen zu meistern und das Potenzial von Automatisierungen voll ausschöpfen zu können.

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