Microsoft Office Groove wird nach einer Testphase nun aktiv in unserer Firma genutzt. Synchronisierung von Dateiablagen zwischen beteiligten PC’s, dadurch eine hohe Aktualität der Projektdokumente, und die automatische Synchronisierung mit unserem SharePoint Server sind die wesentlichen Kriterien für den Einsatz bei HIRSCHTEC. Groove unterstützt das neue verteilte Arbeitskonzept der Firma HIRSCHTEC in vollem Umfang. Durch die zentrale Speicherung aller Arbeitsdateien und Verteilung auf jeden Client-PC ist gewährleistet, dass die Projektinformationen ortsungebunden allen Mitarbeitern schnell und bequem zur Verfügung gestellt werden. Jeder Mitarbeiter eines Projektes hat Zugriff auf die aktuelle Version eines Arbeitsdokumentes. Lästiges Verteilen von Arbeitsständen per e-Mail und Telefonate nach aktuellen Versionen gehören damit der Vergangenheit an.
Die Funktionsweise von Groove ist simpel. Für jedes Projekt legt der Projektleiter auf Basis eines Templates eine zentrale Dateiablage, den „Groove Arbeitsbereich“, an. Dort werden, wie im Windows Explorer, die Ablagestrukturen für Dateien angelegt und auf jeden teilnehmenden PC repliziert. Zur Dateiablage können Tools wie ein Kalender, eine ToDo-Liste, ein Notizblock oder ein Chat ergänzt werden. Alle Projektteilnehmer arbeiten dann auf Ihrem PC in diesem Arbeitsbereich. Änderungen an Dateien oder Einträge in den Tools werden sofort innerhalb des Projektteams synchronisiert.
Beispiel für einen Groove Arbeitsbereich
An diesen Arbeitsbereich kann zusätzlich eine SharePoint Dokumentenbibliothek angebunden werden, so dass die gesamte oder ausgewählte Teile der Dateiablage mit einer MOSS-Bibliothek abgeglichen werden. Wir nutzen diese Funktion für den automatischen Transfer finaler Projektdokumente in den Wissensspeicher unseres internen KM-Portals.
Funktionsweise Groove
Abbildung 1: Funktionsweise von Groove (Quelle Microsoft).
Durch automatische Synchronisierungen mit unserem SharePoint Server wird ebenso sichergestellt, dass Dokumente aus dem Groove-Arbeitsbereich binnen weniger Minuten über den Suchindex projektexternen HIRSCHTEC-Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Groove und SharePoint sind damit eine perfekte Kombination aus Dateiablage zur Abwicklung der Tagesarbeit und Portalablage zur Sicherung des Projektwissens.
Unsere ersten Erfahrungen zeigen, dass im Team klare Regelungen zur Nutzung der jeweiligen Ablagen definiert werden müssen. Weiter muss vermieden werden, Dokumente per e-Mail zu versenden, oder diese lokal in eigenen Ablagestrukturen auf der Festplatte zwischenzuspeichern. Es zeigt sich wieder einmal: Das Tool muss um eine sinnvolle digitale Arbeitsorganisation incl. der nötigen ‘Arbeitsanweisungen’ ergänzt werden.
