Intranets werden heute nicht mehr als Portale für die Integration von Prozessen positioniert. Dennoch ergibt die Abbildung kleinerer unterstützender digitaler Abläufe durchaus Sinn – um sowohl Kosten als auch Zeit zu sparen.
In Unternehmen entstehen fortwährend immer neue Arbeitsabläufe. Sie entstehen aus dem Bedarf heraus, neue Aufgaben in einer sinnvollen und durchgängigen Abfolge zu gruppieren. Für eine effiziente Entwicklung der Arbeitsabläufe fehlt jedoch oft die Zeit. So bremsen beispielsweise manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche die Prozesse extrem aus und verursachen hohe Prozessdurchlaufzeiten und -kosten.
Doch viele unternehmensinterne Prozessabläufe besitzen ein hohes Potenzial, um über SharePoint abgebildet zu werden. Besonders kleine Prozesse lassen sich einfach und schnell abbilden und erzielen zudem einen hohen Effekt in der Prozesskostensenkung.
Einen positiven Effekt der Kostensenkung durch Intranet-Lösungen mit SharePoint erreicht man aber nur dann, wenn die Investitionskosten für eine IT-gestützte Optimierung der Prozesse gering gehalten werden. Der Return on Invest sollte also zügig erfolgen. Eine schnelle, zielgerichtete Umsetzung mit eigenen Boardmitteln ohne einen größeren Anteil an Individualentwicklung erzielt den höchsten Effekt. Microsoft SharePoint setzt genau dort an und trägt dazu bei, durch effektive Abläufe im Intranet Kosten einzusparen.
SharePoint Prozessmanagement für einfache Workflows
Das SharePoint System von Microsoft stellt für die meisten Unternehmensprozesse einen Baukasten an Funktionalitäten zur Verfügung. So kann mit einer SharePoint-Liste, einem leicht zu erstellenden Workflow und einer einheitlichen Web-Oberfläche in kürzester Zeit ein Arbeitsablauf konfiguriert werden. Typische unternehmensweite Prozesse, die in SharePoint abgebildet werden, sind beispielsweise die Reiseplanung, Urlaubsplanung oder auch das Bewerbermanagement.
SharePoint als Intranet: Beispiel „Bewebermanagement“
Um die Möglichkeiten aufzuzeigen, die SharePoint in Bezug auf das Prozessmanagement bietet, nehmen wir das Bewerbermanagement als Beispiel. Sehen wir uns an, wie man in SharePoint ein Bewerbermanagement abbilden und unter dem Strich die Kosten durch digitale Abläufe senken kann:
Status quo und Ziele
Ein Unternehmen setzt SharePoint als Intranet-Lösung ein. Alle Mitarbeitenden können auf das Intranet zugreifen. Jede Abteilung besitzt eine eigene Unterwebseite, auf die nur die Abteilungsmitarbeiterinnen Zugriff haben. Die Personalabteilung möchte ein einfaches Bewerbermanagement im Intranet abbilden, um ein einheitliches Verfahren zu etablieren und die Kommunikation durch E-Mails zu reduzieren.
Derzeit werden die eingehenden Bewerbungen im Dateisystem gespeichert und zusätzlich werden die Eckdaten einer Bewerbung in einer Excel-Tabelle erfasst. Fachbereichen mit offenen Vakanzen sendet die Personalabteilung per E-Mail passende Bewerbungen. Der Status und weitere im Verlauf anfallenden Informationen zu einer Bewerbung werden in der Excel-Tabelle erfasst.
Um nun eine Kostensenkung durch effektive Intranet-Prozesse zu erreichen, haben sich folgende Prozessschritte bewährt.
Lösungsszenario mit SharePoint: Prozessmanagement schnell und effektiv
- Auf der Intranetseite der Personalabteilung wird eine Liste der Bewerber und Bewerberinnen eingerichtet. In dieser Liste werden die Eckdaten und die dazugehörigen Bewerbungsdokumente erfasst. Wird eine Bewerbung einem Fachbereich zur Verfügung gestellt, muss der Listeneintrag nur angeklickt werden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem der entsprechende Fachbereich ausgewählt wird.
- Nun beginnt ein Workflow, der die Bewerbung automatisch durch den Prozess leitet. Der Fachbereich erhält eine Nachricht, dass eine neue Bewerbung zu einer offenen Vakanz eingegangen ist. Ein Fachbereichsmitarbeiter prüft die Bewerbung. Die Personalabteilung bekommt automatisch den Status „in Prüfung“ in der Liste angezeigt.
- Befindet der Fachbereich den Bewerber bzw. die Bewerberin als interessant und möchte ihn bzw. sie einladen, markiert der Mitarbeiter die Bewerbung entsprechend. Die Personalabteilung wird automatisch benachrichtigt und kann in der Benachrichtigung einen Link anklicken, um eine Einladungsmail an den Bewerber zu erstellen und zu versenden.
- War das Bewerbungsgespräch erfolgreich und beide Seiten möchten eine Zusammenarbeit eingehen, ändert die Personalabteilung den Status in „erledigt“ in der Liste der Bewerber. Die Bewerbung wird archiviert und erscheint nicht mehr in der Liste. Der hier beschriebene Prozess kann in SharePoint ohne Programmierung abgebildet werden.
Vorteile SharePoint-gestützter Prozesse im Vergleich zu solchen mit Excel und Word
Die Kommunikationswege sind stark reduziert und die Durchlaufzeiten für die einzelnen Prozessschritte sind deutlich kürzer. Das Unternehmen spart also Zeit und Kosten, wenn es diese digitalen Prozesse in den Workflow integriert. Die Investition für die Implementierung dieses Bewerbungsmanagements ist dafür vergleichsweise gering, wobei die Erstinvestition für SharePoint hier ausgenommen ist.
Eine Stärke von SharePoint ist, dass Abläufe aus dem Arbeitsalltag einfach und schnell abgebildet werden. Ohne zusätzliche Programmierung können über SharePoint viele kleine Prozesse unkompliziert dargestellt werden. So ist also die Kostensenkung durch ein Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint gegeben, und es kann durch einfache Handhabung schnell zu einer hohen Akzeptanz geführt werden – ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum perfekten digitalen Arbeitsplatz!
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