Der digitale Arbeitsplatz wird nur dann Realität und trifft auf Akzeptanz, wenn IT-Abteilung, Unternehmenskommunikation oder auch HR ihn gemeinsam zum Leben erwecken. Kollaborative Arbeitsweisen, neue Wege der Zusammenarbeit und digitale Kommunikation brauchen ein interdisziplinäres Team zur erfolgreichen Verankerung.
Digitaler Arbeitsplatz: IT-Abteilung als Kernelement
Wir freuen uns, in unseren Projekten erleben zu dürfen, dass gerade die IT-Verantwortlichen den Wert der begleitenden Kommunikation bei der Einführung eines Social Intranets oder von Komponenten aus dem Microsoft Office 365-Baukasten immer mehr zu schätzen wissen. Längst wird dabei nicht mehr nur auf den „drögen“ Leporello oder eine paar PowerPoint-Folien gesetzt, sondern es werden liebevolle und pfiffige Launch-Kampagnen orchestriert.
Tipps zur Kommunikation: Das Intranet und Co. einführen
Wenn Sie auf digitale Strukturen umstellen möchten, sollten ein paar Aspekte stets bedacht werden. Sie können auch als erste Erfolgsfaktoren für den digitalen Arbeitsplatz betrachtet werden.
Tipp 1: Corporate Design-Guidelines beachten
Logos, Signets und Visuals, die richtige Bildsprache und Hausschrift – es gibt in jedem Unternehmen bzw. jeder Organisation zahlreiche Vorgaben rund um das Thema Gestaltung. Das ist auch gut und richtig so, denn Corporate Identity, Marke und Co. sind wertvolle immaterielle Güter, die es zu schützen gilt. Die bestehenden „Leitplanken“ und Richtlinien hierzu sollten bekannt sein und auch am digitalen Arbeitsplatz konsequent eingehalten werden. Richtig ist auch: In enger Abstimmung mit den Kommunikations- und Brand-Expertinnen und -Experten im Haus kann vereinbart werden, die Gestaltungsvorgaben für interne Kampagnen „zu dehnen“.
Tipp 2: Unternehmenssprache sprechen:
In vielen Häusern gibt es neben Regelungen zur Gestaltung auch solche zur Sprache (Stichwort: Corporate Wording). „Du“ oder „Sie“? Anglizismen, Fachausdrücke und Abkürzungen möglichst vermeiden? Orientiert sich das Unternehmen an der einfachen Sprache? Dies alles und weitere hausinterne Konventionen sollten bei allen Kommunikationsaktivitäten rund um den digitalen Arbeitsplatz im Blick behalten werden.
Tipp 3: Freigabe-Routinen einhalten
Erklärmedien, Materialien für Coachings und Trainings – digital, print, persönlich. Wer digitale Plattformen aus dem Dornröschenschlaf wachküssen will, braucht gute Medien. Dabei muss die Unternehmenskommunikation aber im Boot behalten werden, denn interne Kommunikation und die Information der Mitarbeitenden gehört zu ihren Kernaufgaben. Ein Intranet einzuführen, liegt also nicht allein in der Hand der IT-Abteilung, sondern bedarf einer engen Zusammenarbeit mit der Unternehmenskommunikation.
Tipp 4: Vorhandene Infrastruktur nutzen
So viele Instrumente rund um digitales Storytelling oder auch Bewegtbildkommunikation – und das günstig verfügbar und mit ein paar Klicks im Web buchbar. Doch Vorsicht: Zunächst einmal sollte das bestehende Medienportfolio genutzt werden. Es gilt, das Neue auch über die vorhandene Kommunikationsinfrastruktur bekannt und beliebt zu machen. Oder anders gesagt: Es sollte zunächst auf „gelernte“ und im Hause etablierte Medien und Formate gesetzt werden, anstatt immer neue zu buchen. Der Fokus der Menschen soll schließlich auf den neuen Arbeitstools liegen, statt auf den begleitenden Medien für ihre Einführung.
Wir hoffen, unsere Erfolgsfaktoren für den digitalen Arbeitsplatz helfen auch Ihnen weiter und wünschen gute Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam, gelungene Kampagnen und sowie glückliche Nutzerinnen und Nutzer! Wenn Sie mehr rund um den digitalen Arbeitsplatz erfahren möchten, finden Sie weitere Informationen in unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“.
