Microsoft Teams findet immer mehr begeisterte Anhänger: Als digitales Pendant des Konferenzraumes und des Schreibtisches ermöglicht die chatbasierte Lösung u. a.
- den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen in Einzelgesprächen oder Gruppen
- das Teilen von Wissen, Dateien und Dokumenten
- den zeit-, orts- und geräteunabhängigen Zugang zu und die Bündelung von Informationen.
Im Zusammenspiel mit weiteren Elementen des Office-365-Baukastens, wie z. B. OneDrive, OneNote oder Planner, punktet das Instrument durch sein einfaches Handling und die rasch verständliche Bedienung. Die unkomplizierte Integration von Bots, Apps von Dritten bzw. die bereitgestellten Connectoren tun ein Übriges für ein attraktives Nutzungserlebnis.
Und dennoch: Auch Microsoft Teams ist kein Selbstläufer und braucht Regeln und Leitplanken. Hier ein paar einfach zu beherzigende Tipps für den täglichen Umgang mit dem Hub für zeitgemäße Kollaboration:
Struktur & Governance:
Um mit Microsoft Teams das Projektmanagement effizient zu gestalten, müssen Sie für Ordnung sorgen. Ansonsten geht schnell die Übersicht verloren und das kollaborative Arbeiten wird zu umständlich. Halten Sie sich deshalb an folgende Tipps:
- Kurze Namen für Teams und dazugehörige Channels wählen: Je nach Endgerät werden lange Bezeichnungen „abgeschnitten“.
- Nachträgliches Umbenennen oder Verschieben vermeiden:Wenn Sie Änderungen an Teams, Channels und Registerkarten vornehmen, kann das für Verwirrung sorgen. Sollte es doch notwendig sein, muss dies allen Beteiligten klar kommuniziert werden.
- Neue Channels in einem Team sparsam anlegen. Es lohnt sich vorher zu prüfen, ob ein Thema über einen der bestehenden Kanäle abgedeckt werden kann. Das minimiert Unsicherheiten, wo etwas gepostet werden sollte.
- Shortcuts nutzen: Jedes Team hat einen eigenen Link und sogar eine E-Mail-Adresse. E-Mails, insbesondere von Externen, können also problemlos weitergeleitet und Informationen gemeinsam und nahtlos verarbeitet werden.
Kommunikation & Konversation:
Microsoft Teams bietet verschiedene Funktionen, mit denen Sie die Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen erleichtern können:
- Links statt Anhänge: Das ist bequemer und vermeidet Verwirrung um die „richtige“ und aktuelle Dateiversion.
- Achtsam mit Benachrichtigungen umgehen: Das @-mention „Allgemein“ benachrichtigt sämtliche Teilnehmenden eines Teams und sollte – ähnlich wie die cc:-Funktion in E-Mails – sorgsam verwendet werden.
- Reaktionszeiten respektieren: Bei einer @-mention sollte nicht mit einer unmittelbaren Antwort gerechnet werden. Wenn Sie eine sofortige Rückmeldung erwarten, setzen Sie besser auf private Chats.
- Gesprächsinhalte nicht mixen: „Antworten“ in bereits laufenden Konversationen sollten nicht mit neuen Konversationen/Themen/Fragestellungen vermischt werden. Sonst verliert man schnell den Überblick und wichtige Informationen gehen verloren.
- Gespräche klar benennen: Vorangestellte Betreffzeilen erleichtern das Wiederauffinden von virtuellen Gesprächen.
- Reaktionen korrekt einsetzen: „Gefällt mir“ bzw. „Daumen hoch“ auf Teams bedeutet mehr als ein Like auf Facebook, Instagram und Co. Im beruflichen Kontext bedeutet es z. B. „Einverstanden“, „Wird so gemacht“ oder „Zur Kenntnis genommen“.
Neben der schriftlichen Kommunikation können Sie in Microsoft Teams auch Meetings abhalten. Hier gelten wiederum eigene Regeln. Zudem sollten Sie darüber nachdenken Fokuszeiten in Teams einzustellen. So sind Sie vor Ablenkungen gewappnet.
Viel Erfolg beim effizienten Kommunizieren und Kollaborieren mit Ihren Kolleginnen und Kollegen am Modern Workplace! Sie sind noch auf der Suche nach weiteren Möglichkeiten, die hybride Arbeitswelt in Ihrem Unternehmen einzuführen oder zu verbessern? In unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ finden Sie weitere interessante Informationen.
