Dateien bequem in der Cloud speichern, mit jedem webfähigen Gerät darauf zugreifen und für Kollegen oder Geschäftspartner freigeben – OneDrive aus dem Office 365-Baukasten von Microsoft ist die Alternative zu verstopften Mail-Postfächern mit megabytegroßen Anhängen und nicht-datenschutzkonformen Filesharing-Tools.
Die wesentlichen Vorteile auf einen Blick
- Synchronisieren: Im Gegensatz zu einem klassischen Fileserver ermöglicht das Speichern in der Cloud das Synchronisieren mit mobilen Endgeräten. OneDrive eignet sich somit besonders für Dateien, die Sie auf mehreren Geräten immer auf dem aktuellsten Stand zur Verfügung haben möchten. Unabhängig vom Internetzugang kann somit auch offline bequem weitergearbeitet werden, z. B. während einer Geschäftsreise.
- Integration O365-Welt: Die „Office-Klassiker“ Word, Excel & PowerPoint sind eng mit OneDrive verbunden. Bei der „Speichern unter“-Option wird die direkte Speichermöglichkeit in OneDrive angeboten, das spart nervige Klickwege. Klasse und flott ist das Zusammenspiel mit OneNote-Notizbüchern: Hier werden stets „nur“ die aktuellen Änderungen, und nicht immer die vollständige Datei, synchronisiert. Auch das ein wichtiger Faktor für das mobile Arbeiten.
- Versionierung: „Was ist die aktuelle Version? Greife ich auf die richtige Datei zu?“ – Die Antwort erübrigt sich, zumindest für 30 Tage. Solange reicht der Versionsverlauf für Dateien in OneDrive zurück.
- Paralleles Arbeiten: Dateien und Dokumente können von mehreren Nutzern simpel und konfliktfrei gleichzeitig bearbeitet werden. OneDrive erkennt die zeitlich versetzten Änderungen und führt sie in einer chronologischen Reihenfolge zusammen und verzichtet auf die Anlage separater Versionen (wie andere Instrumente).
- Steuerbarer Zugriff/Freigaben: Ob mit Kollegen und den Teammitgliedern aus der eigenen Organisation oder partiell und temporär mit Externen, z. B. Kunden: mit wenigen Mausklicks sind Freigaben und Zugriffsrechte einfach steuerbar.
Doch sollten auch nicht Hürden und Tücken in der täglichen Anwendung verschwiegen werden: Immer wieder stellen wir fest, dass OneDrive eine hohe Bandbreite bzw. schnelle Internetverbindung „einfordert“. Nicht selten setzt die Synchronisierung sonst aus oder startet gar nicht erst.
Governance nicht vergessen!
Ebenso wichtig: OneDrive braucht eine klare Governance. Es wird häufig als „Online-Teamlaufwerk“ missverstanden, auf dem Mitarbeiter stumpf bisherige Dateiablagen nachbauen. Die Gefahr: Was geschieht mit „meinen“ bzw. von mir gespeicherten/bearbeiteten/verwalteten Dateien, falls ich nicht (mehr) da bin, z. B. wegen Urlaub, Elternzeit oder Unternehmenswechsel? Stehen diese dann immer noch allen zur Verfügung – oder eben auf Grund der Einstellungen/Rechte nicht. Dies sollte sorgsam bedacht und entsprechend kommuniziert werden bzw. hierfür stattdessen auf SharePoint gesetzt werden. Eine effiziente und zielführende Handhabung braucht also eine sorgsam durchdachte Ordnerstruktur inkl. Namenskonventionen, um Verwirrung und unerwünschte Frust-Erlebnisse auszuschließen.
Also: Viel Spaß und reibungsloses, geräteunabhängiges Zugreifen auf Ihre Dateien!
