Eine gute Suche: Genau das ist es, was Mitarbeiter am häufigsten von ihrem neuen Intranet fordern. Verständlich, denn sie möchten die für ihre tägliche Arbeit relevanten Informationen schnell finden können. Immer wieder hören wir daher von Kunden in Workshops, dass sie sich eine Intranet-Suche wünschen, die so einfach wie die von Google ist. Heißt: Stichwort eingeben, die ersten Treffer anklicken und dort die gewünschte Information finden. Das muss doch auch im Intranet möglich sein!
Ist es auch! Aber: Was macht Google so stark?
- Google ist die meistgenutzte Suchmaschine in Deutschland und dominiert damit den Markt.
- Die Betreiber einer Website möchten, dass ihre Inhalte gefunden werden. Gefunden werden bedeutet mehr Umsatz, eine höhere Anzahl an Nutzern, die auf der eigenen Seite verweilen oder eine breitere Zielgruppe.
- Dementsprechend optimieren die Website-Betreiber ihre Seiten für die technischen Rahmenbedingungen Googles, damit die Seiten in der Suche ein hohes Ranking haben.
Was macht dieses Ranking aus? Metadaten
Suchmaschinen werten generell Treffer mit den passenden Metadaten höher als solche, die zwar das gesuchte Wort, aber keine entsprechenden Daten beinhalten. Für die Suchmaschine in Ihrem Intranet bedeutet das: Sie machen sie besser, wenn Sie Ihre Inhalte entsprechend verschlagworten. Wenn Ihnen beim Hochladen einer Datei angeboten wird, diese in Kategorien einzuordnen, nehmen Sie sich daher kurz hierfür Zeit. Sie können sich dabei folgende Fragen stellen:
- Welche Begriffe würde ich nutzen, um das Dokument zu suchen?
- In welchen Kontext gehört das Dokument?
Ein Beispiel: Ich lege, als Mitarbeiter der Abteilung A, das Protokoll eines Jour Fixes in meiner Arbeitsgruppe ab. In dem Jour Fixe beschäftigten wir uns mit dem Hosting von Software 1, der Sitemap für den Kunden und dem mobilen Zugang für das Intranet.
Als Suchender würde ich wahrscheinlich nach Informationen zu einem der Themen suchen, also Hosting, Sitemap oder mobiler Zugang. Ich würde wahrscheinlich wissen wollen, wie diese Themen bei der bestimmten Software 1 umgesetzt wurden. Darüber hinaus könnte ich wissen, dass diese Themen in der Abteilung A in einem Jour Fixe behandelt wurden. Eventuell ist noch der Dokumententyp, also das Protokoll für mich relevant. Damit habe ich meine Stichworte (hier als Hashtags aufgeführt) gesammelt:
#Hosting #Sitemap #mobil #Zugang #Software1 #AbteilungA #jourfixe #Protokoll
Bestimmte Metadaten, wie z. B. das Datum, sind natürlich auch relevant um eine Datei zu finden. In der Regel müssen diese aber nicht angegeben werden, da sie bereits automatisch mit Erstellen der Datei gesetzt werden. Neben der Möglichkeit Inhalte direkt im Intranet mit Metadaten anzureichern bieten auch viele Office-Programme die Option, den Dokumenten Metadaten mit auf den Weg zu geben. Häufig wird beispielsweise der Autor automatisch angegeben.
Wenn Sie diese Tipps berücksichtigen und sich ein klein wenig Zeit nehmen, um die Metadaten auszufüllen, können Sie sicher sein, dass sie eines erreichen: Ihre Dokumente werden besser gefunden und Sie tragen zu Erfolg und Freude Ihrer Kollegen bei der Arbeit bei!
