FRoSTA – Intranet-Einführung

Unternehmen

Der im Jahr 1905 gegründete Tiefkühlkosthersteller FRoSTA setzt stark auf Nachhaltigkeit und das Reinheitsgebot. Die Firma hat ihren Hauptsitz in Bremerhaven und beschäftigt aktuell 1.600 Mitarbeiter an vier Unternehmensstandorten. Seit 2003 lebt FRoSTA eine offene und transparente Firmenphilosopie, die sich vor allem im uneingeschränkten Dialog mit den Kunden über den „Corporate Blog“ widerspiegelt.

 

Auftrag an HIRSCHTEC

Wo Transparenz im Austausch mit den Kunden bereits intensiv gelebt wurde, war es nur noch eine Frage der Zeit, bis die interne Kommunikation dem Produkt und dem Marketing auch in dieser Hinsicht folgen würde. Eine interne Umfrage und eine Analyse der Bedürfnisse der Nachwuchstalente in der Firma im Herbst 2013 hatte ergeben, dass sich nicht alle Mitarbeiter genügend informiert fühlen. Die Folge davon: Die Entscheidung fiel für ein Intranet und für HIRSCHTEC. FRoSTA beauftragte die Full-Service Intranet Agentur mit der Umsetzung des Projektes. Aufgabe von HIRSCHTEC war es, den Tiefkühlkosthersteller in der Strategie-, Konzeptions- und Umsetzungsphase zu unterstützen.

 

Herausforderungen

Die große Herausforderung dabei war, alle Mitarbeiter (auch die knapp zwei Drittel Kollegen in der Produktion) über ein Medium zu erreichen. Mit Hilfe eines über mobile Geräte zugänglichen Social Intranets sollte der Informationsaustausch sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den 1.600 FRoSTA-Mitarbeitern über die vier Unternehmensstandorte in zwei Ländern hinweg verbessert werden. Getreu dem Motto „Weniger ist mehr“, steckte dahinter folgende Idee: Im Intranet sollte weitestgehend auf Bürokratie verzichtet und den Mitarbeitern bei der Partizipation so viele Freiheiten wie möglich gegeben werden. Am 1. April 2015 sollte das moderne Intranet an den Start gehen.

 

Intranet-Plattform/Technologie

Das Social Intranet mit dem Namen myFRoSTA! basiert auf Bitrix24. Jeder Mitarbeiter kann sich die Bitrix24-App herunterladen und sich so auch auf privaten Endgeräten in das Intranet einloggen.

 

Wesentliche Inhalte und Funktionen

  • Information
  • Zusammenarbeit
  • Interaktion und Vernetzung
  • Prozesse/Formulare/Workflows (QM-Handbuch, Anmelde-Workflow für Gäste)

myFRoSTA! legt seinen Schwerpunkt eindeutig auf soziale Funktionen. Auf der Startseite bildet der Activity Stream, vergleichbar mit der Timeline bei Facebook, ein wertvolles Tool, um in den verschiedensten Gruppen zeitsparend und über Standort- und Ländergrenzen hinweg zu diskutieren und zu arbeiten. Auch Felix Ahlers, Vorstandsvorsitzender der FRoSTA AG, beteiligt sich regelmäßig an den Diskussionen innerhalb des Activity Streams. In den Corporate News fragt er seine Mitarbeiter nach Ideen für FRoSTAs Zukunft und fordert sie auf, diese aktiv mitzugestalten. Eine besondere Rolle nimmt auch die Competition Watch Group ein. Bei ihr handelt es sich um eine Gruppe zur Wettbewerbsbeobachtung innerhalb des Intranets. Sie ist für jeden Mitarbeiter zugänglich und ein wichtiger Informationskanal. Zudem organisieren sich die Mitarbeiter in Projektgruppen, wickeln administrative Aufgaben über myFRoSTA! ab oder verabreden sich für die Mittagspause, zu Sportveranstaltungen oder zu anderen After-Work-Aktivitäten. Auch Spendenaktionen und die Veranstaltung „Cooking with friends – refugees welcome“ werden über lokale Intranet-Gruppen in den einzelnen Werken organisiert.

 

Nutzen und Ziele

Schon wenige Monate nach Go-Live zeigten sich die Vorteile der Kommunikation über das Social Intranet: Es sorgte für mehr Transparenz. Die Mitarbeiter verpassten nicht länger wichtige Unternehmens-News. Die Kommunikation verbesserte sich, da das moderne Intranet den schnellen Austausch unter den Mitarbeitern fördert. Insbesondere der Chat, mit dem auch Videotelefonie möglich ist, wurde intensiv verwendet. Durch die Nutzung von Arbeitsgruppen sowie den Versand und die Ablage von Dokumenten wurde die Zusammenarbeit vereinfacht. Dadurch, dass myFRoSTA! sowohl auf Desktop-PCs als auch auf mobilen Geräten funktionierte, konnten alle Mitarbeiter von überall eingebunden werden. Laut einer internen FRoSTA-Umfrage fühlen sich heute fast drei Viertel (71 Prozent) der Belegschaft immer umfassend informiert. Mehr als die Hälfte (52 Prozent) der Mitarbeiter sagen, dass sich die Beziehungen zu ihren Kolleginnen und Kollegen intensiviert haben.

 

Change Management

Mit dem Change Management wurde bereits früh begonnen. Über alle Kommunikationskanäle – von der traditionellen E-Mail über kleine animierte Videos bis hin zur Mitarbeiterzeitung – wurde auf das Intranet hingewiesen. Darüber hinaus wurde der monatlichen Abrechnung der Werksmitarbeiter eine Informationsbroschüre beigelegt. Zusätzlich kündigte FRoSTA das neue Intranet über das sogenannte „Intra-Blog“, ein mittlerweile abgeschaltetes Mitarbeiterblog, an. Präsenzschulungen und Web-Seminare erleichterten den Mitarbeitern den schnellen Einstieg, was die richtige Nutzung des Social Intranets betrifft. Eine besondere Rolle spielte die Gruppe der Nachwuchstalente. Diese forderte das Intranet am stärksten ein. Daher sollten mehr als zehn Talente das Intranetprojekt intensiv begleiten und taten dies auch bereitwillig. Sie entwickelten zahlreiche Anwendungsfälle für die neuen Werkzeuge und trugen diese sowie die Ideen hinter dem Intranet in die einzelnen Abteilungen. Bis heute unterstützen sie in einer Hilfs-Community andere Nutzer.

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„Vertrauen in alle Richtungen und wenig Angst vor Veränderungen sind gute Voraussetzungen für ein Social Intranet. Sie bewirken, dass Mitarbeiter bereitwillig kreativen Input liefern. Den Erfolg von „myFRoSTA!“ führen wir speziell auf die günstigen Voraussetzungen bei FRoSTA hierfür zurück.“
Andrea van Bezouwen, Intranet Koordinatorin, FRoSTA