Wie sieht ein typischer Arbeitsalltag eines glücklichen Intranet-Nutzers aus? Dieser Frage haben wir uns bei HIRSCHTEC einmal ausführlich gewidmet. Im Folgenden skizzieren wir daher den Tagesablauf eines fiktiven Mitarbeiters in einem fiktiven Unternehmen, das auf ein modernes Intranet setzt und seine Arbeitswelt digital transformiert.

Morgendlicher Start in den Arbeitstag

Kommt Christian morgens zur Arbeit, so hat er bereits eine konkrete Vorstellung davon, welche Aufgaben er an diesem Tag bearbeiten möchte. Nach dem obligatorischen Gang zur Kaffeemaschine, beginnt er mit der ersten Aufgabe zu seinem neuen Projekt. Dabei unterstützt ihn das firmeneigene Intranet und der in ihm neu angelegte virtuelle Arbeitsraum. Christian findet sich sofort und problemlos in ihm zurecht, da er ganz ähnlich wie die Räume der anderen Projekte aufgebaut ist. In einem Wiki, das er mit nur drei Klicks dem Projektraum hinzufügt, sammelt er Ideen, um sie später im Team diskutieren zu können.

Da stellt sich ihm plötzlich eine Frage zur Methodik: Hatte Kollege Lars da nicht kürzlich etwas Neues entwickelt? Sofort findet Christian die neuen Ideen von Lars im Methodenkompetenzzentrum. Durch die Eingabe bestimmter Suchbegriffe, die Christian aus der internen Unternehmenskommunikation bekannt sind, findet er schnell die für ihn relevanten Seiten und kann seine Aufgabe konzentriert bearbeiten.

Interessantes und Relevantes schnell und intuitiv finden

Nach einer ersten Phase konzentrierten Arbeitens, darf es für Christian etwas Abwechslung sein. Er möchte schnell einen Überblick über aktuelle Themen im Unternehmen, methodische Weiterentwicklungen oder Erfahrungen von Kollegen erhalten und schauen, ob für ihn etwas Interessantes dabei ist. Farbgebung und Layout der Startseite führen ihn dabei intuitiv durch die Seite, sodass er sich anhand verschiedener Fach- und Themenbereiche auf die für ihn spannenden Inhalte fokussieren kann. Über die Navigation auf der Startseite und Filteroptionen kann er das Intranet ganz einfach im Hinblick auf diese Inhalte durchsuchen und findet sofort die relevanten Experten, die zugehörigen Kontaktdaten sowie weitere Informationen.

Für seine nächste Aufgabe begibt sich Christian nun in einen Arbeitsraum für interne Arbeit, in dem er sich mit seinen Kollegen dazu austauscht, wie sie neue kreative Methoden in ihre Arbeit integrieren können. Dafür wirft er einen Blick in die Wissenssammlung des Unternehmens, um die von ihm benötigten Informationen zu finden und sucht das Expertennetzwerk im Intranet auf, das ihm hilft seine Fragen zu klären. Da ein, ebenfalls mit dem Thema betrauter, Kollege von Christian am Standort in den Niederlanden arbeitet, beschließen sie einen Präsenzworkshop zu neuen kreativen Arbeitsmethoden zu organisieren. Um alle für die Organisation der Veranstaltung wichtigen Informationen zu erhalten, navigiert Christian auf die niederländische Intranet-Seite. Er versteht zwar kein Niederländisch, das ist aber nicht weiter problematisch. Denn alle Informationen stehen auch auf Englisch zur Verfügung und sind ihm schnell und einfach zugänglich.

Kurz vor Feierabend

Nachdem alle Arbeit getan ist, reicht Christian kurz vor Feierabend noch seinen Urlaub für ein verlängertes Wochenende ein. Diesen Prozess stößt er im Intranet durch einen Absprung in ein anderes System an und benötigt hierfür nur vier Klicks und zwei Eingaben. In diesem Moment denkt Christian wieder einmal: „Das Intranet ist für mich wirklich eine Plattform, die mich befähigt meine Aufgaben zügig und selbstbestimmt zu bearbeiten. Ich kann mich sehr schnell darin bewegen und es ist ein stabiles System, das nicht störanfällig ist. Und das Wichtigste: Es hat mir von Anfang an Spaß gemacht, mit unserem neuen modernen Intranet zu arbeiten, weil ich bei der Entwicklung einbezogen wurde und immer wusste, was auf meine Kollegen und mich zukommen und wie unser neues Arbeitsumfeld gestaltet sein wird.“

Auf dem Weg nach Hause überfliegt er dann noch in seiner Smartphone-App den aktuellen Stand in seinen Arbeitsräumen, fühlt sich so bestens auf den nächsten Arbeitstag vorbereitet und startet entspannt in den Feierabend.

Was zeigt also dieses Beispiel vom Arbeitsalltag des fiktiven Intranet-Nutzers Christian? Vor allem eines: Ein gutes Intranet zeichnet sich dadurch aus, dass der Mitarbeiter nicht mehr über das Intranet nachdenkt, sondern es einfach nutzt. Es sollte so nutzerzentriert wie möglich gestaltet sein, damit jeder Mitarbeiter hinsichtlich seiner persönlichen Aufgaben im Unternehmen optimal unterstützt wird.

Welche Arbeit dahinter steckt, damit ein Intranet so nutzerfreundlich und intuitiv bedienbar wird, beschreiben wir in der Fortsetzung zu diesem Beitrag.