Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt, sodass wir immer wieder auf die Bergriffe „Digital Workplace“ und „hybrides Arbeiten“ stoßen. Mit der zunehmenden Flexibilität durch hybride Arbeitsmodelle und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, den Digital Workplace optimal mit dem hybriden Arbeitsmodell zu verbinden. Doch handelt es sich dabei um identische Modelle? Wie unterscheidet sich hybrides Arbeiten vom Digital Workplace und warum bildet letzterer die Grundlage für erfolgreiches hybrides Arbeiten?
Aller Anfang macht eine durchdachte Digital-Workplace-Strategie
Während der Digital Workplace eine zentralisierte Arbeitsplattform ist, die alle relevanten Tools und Plattformen für eine moderne, digitale Arbeitsumgebung bereitstellt, handelt es sich bei dem hybriden Arbeitsmodell eher um ein innovatives Arbeitsmodell auf Organisationsebene, das die Technologien des Digital Workplace nutzt, um flexible Arbeitsorte, digitale Kommunikation sowie digitalisierte Arbeitsabläufe zu vereinen. Beide Konzepte sind daher eng miteinander verbunden. Um hybrides Arbeiten in einem Unternehmen ermöglichen zu können, bedarf es eines voll funktionsfähigen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Digital Workplace. Und dieser kann nur durch eine vollumfassende Digital-Workplace-Strategie gewährleistet werden. Es ist wichtig, zunächst eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wohin die „Digital-Workplace-Reise“ gehen soll. Nur so lässt sich sicherstellen, dass zukünftige Investitionen bestmöglich von allen Mitarbeitenden im Unternehmen genutzt werden. Bei der Entwicklung einer solchen Strategie ist es besonders wichtig, fünf zentrale Handlungsfelder zu berücksichtigen. Denn diese sind elementar dafür, dass der Digital Workplace und die damit verbundenen Investitionen nachhaltig Früchte tragen und langfristig erfolgreich sein können. Eine wohlüberlegte Strategie stellt sicher, dass sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte ineinandergreifen und ein nahtloses Arbeitsumfeld schaffen.
1. Leadership und Organisation: Was verbirgt sich hinter dem Konzept „Digital Leadership?
Das erste Themenfeld unserer Workplace-Strategie widmet sich dem Bereich Leadership & Organisation, genauer gesagt dem Konzept „Digital Leadership“. Doch warum ist es so entscheidend, sich intensiv mit der digitalen Führung von Mitarbeitenden auseinanderzusetzen? Beim Digital Leadership geht es nicht nur um den bloßen Einsatz digitaler Tools im Arbeitsalltag oder um die Nutzung moderner Technologien in Managementprozessen, sondern vielmehr um einen grundlegenden Wandel im Denken und im Handeln. Digital Leadership bedeutet, ein neues Mindset zu etablieren – für sich selbst, aber auch als Führungskraft für seine Mitarbeitenden. Ein Mindset, welches nicht nur befähigen, sondern auch motivieren soll. Digitale Führungskompetenz ist das, was in der Führungsetage zählt. Denn mit der einhergehenden Flexibilität, die das hybride Arbeitsmodell mit sich bringt, bedeutet mehr Flexibilität auch gleichzeitig mehr Verantwortung. Diese Balance aktiv zu gestalten, ist die Kernaufgabe von Führungskräften im Kontext Digital Leadership. Ziel ist es, ein Umfeld zu schaffen, das Mitarbeitende befähigt und dabei unterstützt, ihre individuellen Stärken bestmöglich einzusetzen.
2. KI & Automatisierung: Warum ihr Einsatz ein wichtiger Bestandteil des Digital Workplace ist
Ein weiterer zentraler Baustein des Digital Workplace ist die Integration von KI und Automatisierung. Technologien wie Copilot von Microsoft sind vielen bereits ein Begriff, doch die Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen geht weit darüber hinaus. Künstliche Intelligenz (KI) wird zunehmend zu einem unverzichtbaren Bestandteil modernen Unternehmertums. Sie ermöglicht es nicht nur, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern spielt auch eine entscheidende Rolle dabei, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig zu sichern und auszubauen. Laut einer Erhebung des Statistischen Bundesamts aus dem Jahr 2023 nutzen jedoch lediglich rund 12 % der Unternehmen KI-Technologien. Das zeigt deutlich, wie viel Potenzial in diesem Bereich noch ungenutzt bleibt. Gleichzeitig steht fest: KI ist kein vorübergehender Trend – der Einsatz von KI wird immer mehr Einzug in unserem Arbeitsalltag halten und zahlreiche Bereiche in Unternehmen nachhaltig beeinflussen. Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen sich intensiv mit KI und Automatisierung auseinandersetzen.
Dabei gilt: Klein anfangen ist oft der beste Weg. Plattformen wie die Microsoft Power Platform bieten niedrigschwellige Möglichkeiten, erste Schritte zu gehen. Sie unterstützen dabei, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, wodurch Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden können – ein Beispiel wäre hier ein automatisierter Workflow in der Rechnungsstellung. Allerdings stehen viele Unternehmen vor der Frage: Wo und wie starten? Oft fehlt es an einer klaren Idee, wie die vorhandenen Werkzeuge strategisch sinnvoll eingebettet werden können, um sowohl kurzfristige also auch langfristige Erfolge zu erzielen. Ebenso wichtig ist die Überlegung, wie viel KI in das eigene Unternehmen integriert werden sollte und welche spezifischen Anwendungen sinnvoll und machbar sind. Das Potenzial von KI ist enorm, doch wie bei jeder Technologie gibt es auch Herausforderungen. Unternehmen sollten sich frühzeitig Gedanken darüber machen, wie sie ihre Daten schützen und welche Fallstricke beim Einsatz von KI vermieden werden können. Ein strategisches Vorgehen stellt sicher, dass nicht nur der maximale Nutzen aus der Technologie gezogen wird, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit gestärkt wird.
Ein durchdachter Einsatz von KI und Automatisierung hilft Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten, die Produktivität zu steigern und Ressourcen optimal einzusetzen, gerade im Hinblick des Fachkräftemangels. Dabei ist es essenziell, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um die Vorteile der Technologie voll auszuschöpfen und gleichzeitig Risiken zu minimieren. Der Einsatz von KI und Automatisierung ist ein wichtiger Baustein des Digital Workplace und damit auch der Digital-Workplace-Strategie. Unternehmen, die frühzeitig in diesen Bereich investieren und eine klare Strategie entwickeln, schaffen eine zukunftsfähige Basis für die digitale Transformation. Die Frage ist nicht, ob KI und Automatisierung eine Rolle spielen werden, sondern wie gut Unternehmen diese Technologien in ihre Arbeitsprozesse integrieren.
3. Kommunikation: Das Intranet als Standard für die interne Kommunikation
Ein zentraler Baustein des digitalen Arbeitsplatzes ist die Kommunikation. Kommunikation findet überall statt: Im Team, teamübergreifend oder sogar organisationsübergreifend. Dabei geht es um den Austausch von Informationen und dem Wissenstransfer – ein grundlegender Bestandteil jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Hier kommt das klassische Intranet ins Spiel, das sich mittlerweile als Standard für interne Kommunikation etabliert hat. Häufig wird es als Social Intranet gestaltet, mit einem besonderen Fokus auf digitale Kommunikation, damit Mitarbeitende orts-, zeit- und geräteunabhängig jederzeit auf relevante Informationen zugreifen, sich vernetzen und aktiv am Unternehmensgeschehen teilhaben können.
Es gibt sogar Thesen, dass Social Media Plattformen wie LinkedIn das klassische Intranet ersetzen könnten. Diese Annahme ist jedoch umstritten, da viele Unternehmensinformationen besser nicht auf öffentlichen Plattformen geteilt werden sollten. Gartner hat 2023 erstmals die Bedeutung des Intranets hervorgehoben und einen Magic Quadrant veröffentlicht, in dem Intranets und ihre Anbieter als eigenständige Lösungen bewertet wurden. Ein genauer Blick darauf kann sich lohnen, insbesondere mit dem Ziel, die Stärken und Besonderheiten der verschiedenen Plattformen zu erkennen und das ideale Set-up für eine optimierte interne Kommunikation zu finden. Unternehmen, die bereits über ein professionell implementiertes Intranet verfügen, sollten prüfen, wie sie dessen Potenziale noch weiter ausschöpfen können, um einen weiteren Schritt in Richtung optimale interne Kommunikation zu gehen.
4. Zusammenarbeit: Wie die hybride Arbeitsrealität unsere Zusammenarbeit beeinflusst
Die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden im Unternehmen hat sich insbesondere im Kontext des digitalen und hybriden Arbeitens stark beschleunigt, vor allem seit der Corona-Pandemie. Es ist mittlerweile vollkommen normal geworden, in Microsoft Teams-Sitzungen zusammenzuarbeiten – wer kennt es nicht? Die Vielzahl an Funktionen, die Collaboration-Plattformen wie Microsoft Teams bieten, wird kontinuierlich erweitert. Neue Angebote und Weiterentwicklungen machen diese Tools immer vielseitiger und leistungsstärker. Dabei zeigt sich jedoch auch, dass die enorme Flexibilität und die zahlreichen Möglichkeiten, die Collaboration-Plattformen bieten, auch schnell überfordernd wirken können. Hier kommt das Thema Adoption ins Spiel: Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Mitarbeitende diese Technologien verstehen und effektiv nutzen können. Dazu gehören auch klare Anleitungen, wie beispielsweise Microsoft Teams optimal genutzt werden kann – sei es zur Organisation der eigenen Arbeit oder zur effektiven Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
Zudem sollten Mitarbeitende klare Regeln und Orientierungshilfen für den Umgang mit solchen Plattformen erhalten, um sicherzustellen, dass die generierten Unternehmensinformationen für die richtigen Personen zugänglich sind. Besondere Bedeutung erlangt dieses Thema, wenn KI in den Arbeitsalltag integriert wird. Plötzlich könnte der in Collaboration-Plattformen erzeugte Content auch in KI-Systemen verfügbar gemacht werden. Dies erfordert eine durchdachte Informationsarchitektur sowie die Entwicklung von Leitplanken, um sicherzustellen, dass die Technologie effizient genutzt wird und Mitarbeitende innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen arbeiten können. Collaboration findet heute überall statt: im Büro, im Homeoffice oder irgendwo dazwischen. Sogar innerhalb eines Bürogebäudes gibt es Mikro-Traveling zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Diese hybride Arbeitsrealität bestimmt zunehmend unseren Alltag und erfordert eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Zusammenarbeit.
5. Raumgestaltung in der hybriden Arbeitswelt: Wenn das Office nicht nur ein Ort der Begegnung ist
Die Gestaltung von Büroräumen ist ein Thema, das auf den ersten Blick weniger mit dem digitalen Arbeitsplatz als vielmehr mit hybrider Arbeit zu tun hat. Und bei genauerem Hinsehen wird klar, dass eine effiziente Raumgestaltung ein wesentlicher Bestandteil der hybriden Arbeitswelt ist, denn hybride Arbeit findet überall statt. Um hybrid Arbeiten zu können, wird die passende Infrastruktur benötigt, die es ermöglicht, flexibel von jedem Ort aus zu arbeiten. Eine zentrale Frage dabei lautet: Wie muss das Büro gestaltet sein, damit es optimal in die hybride Arbeitswelt passt? Das Büro sollte nicht nur ein Ort der Begegnung sein, sondern auch ein Raum, der produktives Arbeiten fördert. Gleichzeitig müssen moderne Büros in der Lage sein, Mitarbeitende, die sich z. B. von zu Hause aus virtuell in Meetings einwählen, nahtlos zu integrieren – was wiederum das Vorhandensein der passenden Soft- und Hardware dringend erforderlich macht. Hybride Arbeit erfordert daher durchdachte Raumkonzepte, die ebenfalls ein wichtiger Baustein im Kontext des digitalen Arbeitens sind. Technologie hält zunehmend Einzug in Office-Gebäude und die Infrastruktur wird an die vielfältigen Anforderungen hybrider Arbeit angepasst. Dadurch wird das Büro wieder zu einem attraktiven Ort, den Mitarbeitende gerne aufsuchen. Es bietet Rückzugsorte für fokussiertes Arbeiten, wie Mitarbeitende es aus dem Homeoffice kennen, aber auch Bereiche, die hochgradig kollaborative Zusammenarbeit ermöglichen. Dieses flexible Set-up schafft die ideale Grundlage für hybrides Arbeiten.
Hybrides Arbeiten ohne Digital Workplace? Unmöglich!
Ohne einen Digital Workplace ist hybrides Arbeiten folglich nicht umsetzbar. Unternehmen, die in digitale Technologien und Strategien investieren, schaffen nicht nur die Basis für flexible Arbeitsmodelle, sondern steigern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit.
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