Die Digitalisierung bringt immer wieder neue Herausforderungen für Unternehmen mit. Eine davon ist die Optimierung komplexer Prozesse, Arbeitsabläufe und Routineaufgaben. Sie können schnell zur Kostenfalle werden und die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen.
Doch wie kann man diesen Herausforderungen begegnen? Eine Möglichkeit ist die Automatisierung von Prozessen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen in vier Schritten, was es dabei zu beachten gilt.
Analyse bestehender Prozesse im Unternehmen
Bevor es möglich ist, bestehende Prozesse, Arbeitsabläufe und Routineaufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren, ist eine gründliche Analyse notwendig. Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Wo kann man Zeit und Ressourcen einsparen? Welche Prozesse sind fehleranfällig und können durch eine Automatisierung optimiert werden? Sobald die Antworten auf diese Fragen gefunden sind, kann mit der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen gestartet werden. Es empfiehlt sich eine solche Analyse regelmäßig durchzuführen, da sich durch Software-Updates (Stichwort: Microsoft Teams mit dem Evergreening-Ansatz) immer wieder Änderungen ergeben können.
Kosten senken, Effizienz und Produktivität steigern
Durch schlankere Prozesse Kosten senken und dafür Effizienz und Produktivität steigern. Klingt super! Doch was heißt das genau? Schlankere Prozesse bedeuten, dass unnötige Schritte, Wartezeiten und Fehler reduziert werden, was zu einem effizienteren und produktiveren Arbeitsablauf führt. Hier ein Beispiel: Wir arbeiten bei HIRSCHTEC mit einem Flow für unsere Rechnungsfreigaben. Dieser läuft wie folgt ab. Der Flow wartet auf einen E-Mail-Eingang im Postfach „Rechnungseingang“. Wenn dort eine neue E-Mail ankommt, wird sie erkannt und geprüft.
Sprich: Hat diese E-Mail einen Anhang, wird dieser in SharePoint hochgeladen. Hat diese E-Mail jedoch keinen Anhang, wird die gesamte E-Mail in SharePoint hochgeladen. Diese Dokumentenbibliothek liegt in einem geschützten Bereich, wird dort von unserem Accounting eingesehen und mit weiteren Informationen – wie z. B. der Rechnungsfreigebende – befüllt. Wenn die neue Rechnung geprüft wurde, verschiebt der Flow diese Rechnung in einen unternehmensinternen öffentlichen Bereich, damit der Freizugebende Zugriff bekommt. Nach dem Verschieben erstellt der Flow außerdem eine Aufgabe für den Freizugebenden. Je nachdem, ob die Rechnung genehmigt oder abgelehnt wurde, verschiebt der Flow diese Rechnung zurück in den geschützten Bereich in eine bestimmte Bibliothek für „Abgelehnt“ oder „Genehmigt“. Das Resultat: Mit dem Flow wird die Rechnungsfreigabe effizient, man spart Papier, ist ortsungebunden und man hat alles in einer digitalen Bibliothek.
Einbindung von Drittsystemen und eine sichere Log-in-Experience
Eine nahtlose Integration von Drittsystemen in den Digital Workplace kann ebenfalls dazu beitragen, dass Arbeitsprozesse vereinfacht, Zeit gespart und eine optimale Employee Experience ermöglicht wird. Doch was ist mit Drittsystemen überhaupt gemeint? Das können beispielsweise HR-Systeme, CRM-Tools oder Projektmanagement-Plattformen sein, die von den Mitarbeitenden täglich genutzt werden. Es können aber auch Microsoft Office Apps wie Microsoft Teams in bestehende Intranet-Lösungen integriert werden. Je einfacher der Wechsel zwischen den unterschiedlichen Systemen bzw. Programmen erfolgt, desto effizienter können die Mitarbeitenden ihre Arbeit erledigen. Was dabei ebenfalls eine wichtige Rolle spiel: eine sichere Log-in-Experience. Die Verwendung von Single-Sign-On (SSO)-Lösungen und Authentifizierungsmethoden wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) kann dabei helfen, eine reibungslose und sichere Anmeldung zu gewährleisten. So können Mitarbeitende problemlos auf die benötigten Informationen zugreifen und ihre Aufgaben effektiver erledigen, ohne sich Sorgen um die Datensicherheit machen zu müssen.
Automatisierte Arbeitsabläufe
Wie bereits oben erwähnt, arbeiten wir bei HIRSCHTEC ebenfalls mit Power Automate. Einer unserer Anwendungsfälle ist die „Rechnungsfreigabe über Flow“. Doch natürlich gibt es auch noch viele andere Möglichkeiten, Szenarien und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Mithilfe der Microsoft Power Platform können Unternehmen z. B. ihre Daten analysieren, Visualisierungen erstellen und Workflows automatisieren. Power Automate ermöglicht es wiederum, Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten nahtlos zu integrieren. All das führt dazu, dass lästige Aufgaben wegfallen oder aber vereinfacht werden, wodurch eine höhere Produktivität und Effizienz im Unternehmen erzielt wird. Hierbei ist allerdings wichtig zu beachten, dass die Mitarbeitenden in dem Umgang der neuen Prozesse geschult werden müssen. In einer solchen Schulung sollten den Mitarbeitenden u. a. die Vorteile der automatisierten Prozesse nahegebracht werden.
Ich hoffe, dass Ihnen dieser Blogbeitrag gezeigt hat, was es für Möglichkeiten gibt, wenn Sie Arbeitsprozesse digitalisieren möchten. Wenn Sie wissen wollen, wie HIRSCHTEC Ihnen dabei helfen kann, dann schauen Sie gerne unter https://hirschtec.eu/automatisierung/ vorbei. In der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“ finden Sie weitere Informationen darüber, wie digitale Tools und sichere Zugänge die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern können.
Falls Sie mehr über Microsoft Power Apps erfahren möchten, dann schauen Sie sich auch gerne die Aufzeichnung des Webinars „Microsoft Power Apps – Der Nutzer im Fokus“ mit meiner Kollegin Pia Hoppe und meinem Kollegen Andy Albrecht an. Diese finden Sie unter: https://hirschtec.eu/webinaraufzeichnungen/
