Jenseits des Speiseplans: Employee Engagement am digitalen Arbeitsplatz

Bindung, Commitment, Teilhabe, Mitarbeiterengagement: Nicht zuletzt durch hybride Arbeitsmodelle und verteilte Zusammenarbeit gewinnen diese Themen und generell Employee Management immer mehr an Bedeutung für Kommunikationsverantwortliche und Personalentwicklerinnen und -entwickler.

Wie erreichen wir die Menschen? Wie zahlen wir auf ihre Informationsbedarfe ein? Was brauchen sie, damit sie ihre täglichen Aufgaben möglichst gut erledigen können? Auf welche Weise man sich solcherlei Fragen auch nähert: Nur mit einer leistungsstarken digitalen Arbeitsumgebung sind mit und für die Mitarbeitenden Erfolge zu erzielen. Die YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, beleuchtet, wie wichtig es ist, moderne und flexible digitale Arbeitsumgebungen zu schaffen, um die Mitarbeitenden langfristig zu binden und ihr Engagement zu stärken. Wie Employee Management Maßnahmen im Alltag gelingen können, zeigen die folgenden Beispiele.

Mitarbeiterengagement stärken durch Informieren

• Policies & Richtlinien übersichtlich gestalten. Tschüss, PDF-Handbuch. Willkommen Wikis, Guides oder dynamische Inhaltsseiten. Content kann hier wesentlich nutzungsfreundlicher ausgespielt werden. Metadaten und Verschlagwortung tun ihr Übriges für schnelle Erfolgserlebnisse sowie beim (Wieder-)Finden und Markieren.
• Digitaler Unternehmens- und Eventkalender inkl. Buchungsoptionen. Ob unternehmensweit oder spezifisch für einzelne Länder oder Geschäftsbereiche: Ein Unternehmenskalender sorgt für Transparenz und Überblick am digitalen Arbeitsplatz, statt den Outlook-Kalender mit Blockern zu spammen.
• Digitale Dienste (Urlaubsantrag, Schichtpläne, Raumbuchung etc.). Ob unmittelbar als digitaler Service z. B. ins Social Intranet integriert oder aber eingebunden (idealerweise via Single Sign-on): Wer Instrumente rund um An- und Abwesenheiten oder auch Check-in- und Buchungstools digital anbietet, punktet bei der Belegschaft und spart ihnen Zeit und Nerven.

Mitarbeiterengagement stärken durch Interagieren

• Kollegensuche und Nutzerprofile. Klar, den Namen, die Funktion und die wichtigsten Kontaktdaten der Kolleginnen und Kollegen zu kennen, ist schon prima. Dank gepflegter Nutzerprofile und den Such- und Filtermöglichkeiten auf modernen Plattformen am digitalen Arbeitsplatz können aber auch Projekterfahrungen, Expertisen, Sprachkenntnisse uvm. freiwillig ergänzend angegeben werden. Das kann helfen, rasch und zielgerichtet Hilfestellung zu bekommen – oder der aber zu geben – ein solches Employee Engagement durch digitale Interaktion ist für immer mehr Mitarbeitende selbstverständlich, und es steigert nachweislich ihre Zufriedenheit.
• Blitzumfragen, One-Click-Votings, Pulse Checks. Wo drückt der Schuh? Was läuft gut und was noch nicht? Sind die neue Strategie oder neuartige regulatorische Anforderungen verständlich erläutert worden – oder noch nicht? Moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattformen bieten großartige Möglichkeiten, um niedrigschwellig Stimmen und Stimmungen zu ergründen.
• Feedback & Lob. Digitale „Compliment Cards”, „Kudos” oder „Praise & Feedback Sticker”: Ein kleines virtuelles Lob kann viele Kräfte freisetzen – nicht nur beim unmittelbar Angesprochenen, sondern bei vielen, die mitlesen und liken.
• Gamification, Quiz, Adventskalender & Co. Längst geht es beim Thema Gamification nicht mehr um Spaß, Kurzweil und Zeitvertreib. Durch clevere Digitalformate kann Wissen völlig neu und nachhaltig verankert werden. Beispiele: Sicherheits- und Unfallschutz, Compliance oder auch IT- und Cyber-Sicherheit. Digitale Rubbellose/Glücksräder oder Ratespiele können eine aufmerksamkeitsstarke Alternative zum drögen FAQ-Katalog als Word-Dokument sein und das Mitarbeiterengagement steigern.

Mitarbeiterengagement stärken durch Inspirieren

• Onboarding-Community für neue Mitarbeitende. Das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen kann durch eine Community-Plattform erheblich erleichtert werden, da hierbei oftmals wiederkehrende bzw. redundante Fragen gestellt werden. „Wo erfahre ich was?“, „Wer ist Ansprechpartner?“ – Antworten auf diese und ähnliche Fragen können z. B. von Azubis des vorherigen Jahrgangs oder auch den Erfahrenen erstklassig gegeben werden. Diese fühlen sich wertgeschätzt, da sie ihre Erfahrungen einbringen können. Die „Neuen“ wiederum fassen schneller Tritt und freuen sich über rasche Antworten – all das ist sinnvolles Employee Engagement, da es die Zufriedenheit steigern und gleichzeitig das Personalteam entlasten kann.
• Communities of Interest (Fahrgemeinschaften, Sportgruppen & Co.). Die besten Lauf- oder Mountainbike-Strecken? Lust, das lokale Sportteam gemeinsam in der Wettkampfstätte anzufeuern? Oder aber eine Fahrgemeinschaft bilden, um Spritkosten zu sparen? Communities of Interest bzw. unter Gleichgesinnten machen’s möglich: Unter dem Dach des Unternehmens kann hier ohne hohen Budget- oder Ressourcenaufwand viel für die Menschen erreicht werden – durch die Möglichkeit für Austausch und Vernetzung.
• Ideenmanagement & Best-Practice-Börse. Sie haben eine tolle Idee, wie etwas noch besser, günstiger, schneller geht? Sie haben wertvolle Tipps, die Kunden oder Kolleginnen glücklich machen? Auf modernen Plattformen stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, Wissen zu teilen, nachahmenswerte Beispiele in Wort, Bild und Ton zu erzählen oder über mögliche Varianten abstimmen zu lassen. Alle haben dabei eine Stimme – im wörtlichen wie übertragenen Sinne – und können frei von Alter, Hierarchie oder Dauer der Unternehmenszugehörigkeit etwas zum Wohle aller verbessern. Das ist Wertschätzung pur und eine tolle Employee-Management-Maßnahme!

Sie sehen: Employee Engagement bzw. Mitarbeiterbindung ist häufig keine Frage von zusätzlichen Budgets oder Kapazitäten. Glücklich können sich dabei die Organisationen schätzen, die bereits leistungsstarke, cloudbasierte Lösungen zur Vernetzung ihrer Belegschaften einsetzen: Mit ein wenig Kreativität kann mit den digitalen Helfern viel für die Menschen erreicht werden. Wenn dann noch genügend Augenmerk auf die Informationsarchitektur, UX/UI, Berechtigungen und die Befähigung der Inhaltsverantwortlichen und Nutzenden gelegt worden ist, ist der digitale Arbeitsplatz ein unverzichtbares Asset rund um Mitarbeitergewinnung und -bindung. Mehr Informationen und weitere Szenarien finden Sie auch in der Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ – unserer aktuellen Studie in Zusammenarbeit mit SCM – School for Communication & Management.