In einer immer vernetzteren Welt, in der traditionelle Arbeitsstrukturen durch Flexibilität und Globalität ersetzt werden, ist die digitale Zusammenarbeit ein unverzichtbarer Bestandteil im modernen Unternehmensalltag. Sie ist vielerorts mittlerweile essenziell, um die Produktivität und langfristige Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sicherzustellen.
Digitale Zusammenarbeit: Was ist das?
Digitale Zusammenarbeit bezeichnet die Nutzung digitaler Technologien und Plattformen, um das gemeinsame Arbeiten von Teams und Einzelpersonen über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg zu ermöglichen. Dabei kann es sich um die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens oder zwischen verschiedenen Unternehmen handeln.
Um ihre digitale Transformation zu meistern, sind viele Unternehmen heute auf digitale Arbeitsplätze angewiesen. Denn die Tools am Digital Workplace machen es möglich, die Zusammenarbeit deutlich effizienter und flexibler zu gestalten.
Grundlagen für digitale Zusammenarbeit in Unternehmen
Damit sie auch wirklich im Unternehmen gelingt, braucht es bestimmte Voraussetzungen für die digitale Zusammenarbeit:
- Technologie: Infrastruktur und die Integration von Digital Workplace Tools, die einen reibungslosen und sicheren Ablauf der Zusammenarbeit gewährleisten.
- Unternehmenskultur: Ein positiver Wandel in der Unternehmenskultur, der die Nutzung digitaler Arbeitsinstrumente fördert und das Employee Engagement stärkt.
- Schulung: Weiterbildung und Trainings für Mitarbeitende, um sie auf die Nutzung digitaler Tools vorzubereiten und sie nachhaltig im Arbeitsalltag zu verankern.
- Digitale Kommunikation: Klar voneinander abgegrenzte interne Kommunikations-Tools und Kommunikations-Guidelines, die den virtuellen Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitenden und ganzen Teams erleichtern.
Tools für digitale Zusammenarbeit
Für eine effiziente digitale Zusammenarbeit sind – je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anwendungsfällen – bestimmte Tools und Plattformen von zentraler Bedeutung, darunter z. B.:
- Microsoft 365 (ehemals Office 365): Microsoft 365 ist eine umfassende Suite von Anwendungen und Diensten, die Unternehmen weltweit nutzen. Die cloudbasierte Abonnementlösung bietet eine Kombination aus Office-Anwendungen (wie Word, Excel und PowerPoint) und anderen produktivitätsfördernden Diensten wie OneDrive und Exchange. Microsoft 365 ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern den Zugriff auf ihre Dokumente und Tools von überall und von verschiedenen Geräten aus.
- Microsoft Teams: Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die Chat, Videokonferenzen, Notizen und Anhänge integriert. Es ist ein zentrales Werkzeug innerhalb von Microsoft 365, das die Zusammenarbeit in Teams fördert, sei es durch Kanäle für die Gruppenkommunikation oder durch private Chats für direkte Gespräche.
- SharePoint: SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform von Microsoft, die die Erstellung, Verwaltung und Freigabe von Inhalten, Dokumenten und Anwendungen ermöglicht. Es wird oft als ein Intranet (inzwischen häufig ergänzt um Add-ons) und Dokumentenmanagementsystem verwendet. Dies kann sowohl intern für Mitarbeitende als auch extern für Kundinnen und Partner konfiguriert werden.
- Google Workplace (früher G Suite): Eine integrierte Suite von sicheren, Cloud-nativen Zusammenarbeits- und Produktivitäts-Apps, die von Google entwickelt wurden. Dazu gehören z. B. Gmail, Docs, Drive, Calendar und Meet. Google Workplace bietet Unternehmen Tools zur Kommunikation, Kollaboration und Speicherung von Informationen.
- Slack: Slack ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen, die den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Einzelpersonen durch geordnete Chat-Räume (sogenannte Channels) erleichtert. Neben Textchats unterstützt Slack auch Sprach- und Videoanrufe sowie die Integration zahlreicher Drittanbieter-Tools.
- Zoom: Bei Zoom handelt es sich um eine Software für Videokonferenzen, die es Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, virtuelle Meetings, Webinare und Online-Trainings durchzuführen. Neben Video- und Audiogesprächen bietet Zoom Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung von Meetings und Integration in viele andere Geschäftsanwendungen.
Darüber hinaus gibt es am Digital-Workplace-Markt viele weitere Tools, die auf individuelle Anforderungen zugeschnitten sind und je nach Bedarf des Unternehmens ausgewählt werden können.
Vorteile von digitaler Zusammenarbeit
Die digitale Zusammenarbeit bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit:
- Flexibilität: Teams können flexiblen Arbeitssettings – unabhängig von Ort und Zeit – zusammenarbeiten.
- Effizienzsteigerung: Aufgaben schneller erledigen, durch die Bündelung von Ressourcen und Know-how.
- Kosteneinsparung: Reduzierung von Reisekosten und physische Ressourcen.
- Steigern des Employee Engagement: Ein digitaler Arbeitsplatz kann die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden signifikant erhöhen.
Digitale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern
Um die digitale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zu fördern, sollten Unternehmen:
- Eine klare Vision und Strategie für den „Arbeitsplatz der Zukunft“ entwickeln.
- Investitionen in die richtige Technologie tätigen.
- Eine Unternehmenskultur schaffen, die Offenheit und Neugier gegenüber neuen Technologien fördert.
- Regelmäßige Schulungen und Workshops anbieten, um das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erweitern.
- Feedback der Mitarbeitenden einholen, um digitale Tools und digitalisierte Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und an die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzupassen.
Zusammenfassung: Digitale Zusammenarbeit in 3 Sätzen
- Moderne Kollaboration ermöglicht es Teams, effizient und flexibel über geografische Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten.
- Sie stützt sich auf Technologien wie z. B. Microsoft 365 mit Microsoft Teams, Google Workspace, Slack oder Zoom und erfordert eine digitale, offene Unternehmenskultur.
- Die Implementierung digitaler Zusammenarbeit bringt Mitarbeitenden mehr Flexibilität, führt zu mehr Employee Engagement, Kostenreduzierungen, einer gesteigerten Produktivität und letztendlich einer leistungsfähigeren Organisationsstruktur.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
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