AOK – Intranet-Relaunch

 

Unternehmen

Seit über 130 Jahren steht die AOK als eine der größten Krankenversicherungen in Deutschland für Sicherheit und umfassende medizinische Versorgung im Krankheitsfall.

Die AOK Bayern versichert über viereinhalb Millionen Menschen im süddeutschen Bundesland, hat ihren Hauptsitz in München und beschäftigt über 10.000 Mitarbeiter. Mit einem Marktanteil von über 41 Prozent gestaltet sie das Gesundheitswesen im Freistaat mit.

Auftrag an HIRSCHTEC

Die Krankenversicherung wollte ihr produktives und damit geschäftskritisches, klassisches Intranet durch ein modernes, aber weiterhin verbindliches Leitmedium ersetzen. Daher beauftragte die AOK Bayern die Full-Service Intranet Agentur HIRSCHTEC. Als Architekt und Moderator sollte HIRSCHTEC das Intranet-Projekt von der Strategie- und Konzeptions- bis hin zur Rollout-Phase begleiten. Dazu begleitete HIRSCHTEC die Auswahl der passenden Software und die damit verbundene europaweite Ausschreibung. Das Hauptziel, das es für die AOK Bayern und die Intranet-Experten aus Hamburg zu erreichen galt: Die neue Plattform sollte den 10.000 Mitarbeitern einen echten Mehrwert und Unterstützung für die tägliche Arbeit liefern.

Herausforderungen

Nach vier Jahren Projektlaufzeit sollte das neue Intranet mit dem Namen KIWi in einem Big-Bang-Szenario samt vollständig migrierter Inhalte und ohne Ausfallzeiten an den Start gehen. Um die Transformation zum Social Intranet erfolgreich zu durchlaufen, wurden die zuvor definierten Hauptanwendungsfälle gezielt mit sozialen Funktionen angereichert. Eine besondere Herausforderung war es, die umfangreichen Vertragsinformationen zu klassifizieren und strukturiert in die neue Plattform zu überführen und für Service-Mitarbeiter in den Geschäftsstellen und Telefonberatungen zur Verfügung zu stellen.

Intranet-Plattform/Technologie

Die Wahl fiel auf die Intranet-Plattform JUST SOCIAL.

Wesentliche Inhalte und Funktionen

  • Information
  • Zusammenarbeit
  • Interaktion und Vernetzung
  • Suche

KIWi ist nicht nur das Leitmedium für öffentliche Management- und Fachinformationen, der sogenannte Top-Down-Kanal. Es ist auch die zentrale Plattform für die interne Zusammenarbeit in Teams und Projekten. Damit ist das Social Intranet nicht nur ein wichtiges Führungs- und Managementwerkzeug. Es ist vor allem auch ein zentrales Portal mit leistungsfähiger Volltextsuche und globaler Taxonomie. Die Plattform ermöglicht den Mitarbeitern einerseits sich selbst zu organisieren. Andererseits kann die AOK Bayern durch planstellenabhängige „Pflicht-Abonnements“ auch ihrer Informationspflicht nachkommen. Pflicht sind beispielsweise neue gesetzliche Rahmenbedingungen und Anweisungen, die schnell intern an über 10.000 Mitarbeiter kommuniziert werden müssen.

Nutzen und Ziele

Durch den Einsatz von Technik und die entsprechende Anpassung der Organisation wollte die AOK Bayern interne Kollaborationsbarrieren auflösen. Mit dem Social Intranet verfügt sie nun über einen transparenten kommunikativen Rückkanal. Für den einzelnen Mitarbeiter vereinfacht KIWi das Informationsmanagement, die Kommunikation und die intuitive, unternehmensweite Zusammenarbeit mit Kollegen. Dem Unternehmen hilft es bei Themen wie Arbeitsplatzintegration, IT-Konsolidierung und Wissenskonservierung/-transfer.

Zudem führt das Social Intranet zu einer Reduktion der E-Mail-Flut und Kosten sowie zu mehr Prozesstransparenz und Effizienz. Digitale Kommunikation und Informationsweitergabe finden heute zu einem großen Teil über KIWi statt. Tägliche, zahlreiche Kommentare und Feedbacks machen das Social Intranet zu einem wertvollen Instrument für die interne Kommunikation.

Insbesondere die dezentralen Strukturen durch 250 Geschäftsstellen können nun leichter überwunden werden und das Gemeinschaftsgefühl wurde signifikant gestärkt.

Change Management

Um einen erfolgreichen Start von KIWi zu gewährleisten, erstellte HIRSCHTEC ein Schulungskonzept und führte Trainings für die AOK Bayern-Mitarbeiter durch. Besonders gut angenommen wurden auch die Hilfe-Seiten im neuen Intranet und die niedrigschwellige Kommentarfunktion. Nutzer stellten Fragen und erhielten binnen Minuten Antworten vom Supportteam. Teilweise halfen sich die Nutzer auch gegenseitig mit „Eigenentdeckungen“ im Social Intranet und bauten so schnell KIWi-Basiswissen auf.

Nichtsdestotrotz ist es notwendig, an einer internen Kultur der Wissensteilung zu arbeiten und die Vorteile des Informationsaustausches immer wieder hervorzuheben.

Flyer
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„Mit KIWi weht ein neuer Spirit durch die AOK. Ich erkenne mein Unternehmen manchmal kaum noch wieder.“
Schulungsteilnehmer, AOK