Ritter Sport – Intranet-Einführung

Unternehmen

Das 1912 gegründete mittelständische Familienunternehmen beschäftigt weltweit rund 1.400 Mitarbeiter. Bereits 1932 erfand Clara Ritter die bis heute charakteristische, quadratische Schokoladenform. Täglich verlassen rund drei Millionen der bunt verpackten Tafeln das Werk im schwäbischen Waldenbuch. Von dort werden sie in über 100 Länder weltweit exportiert.

Auftrag an HIRSCHTEC

Gemeinsam mit HIRSCHTEC wurden in verschiedenen Workshops die Anforderungen und Ziele an das neue Intranet aufgenommen, priorisiert und in die für Ritter Sport wichtigsten Schwerpunkte aufgeteilt. Auf dieser Basis führte HIRSCHTEC eine Software-Evaluierung durch. Sie war ausschlaggebend für die Systementscheidung. Nach Festlegung der Sitemap, wurde das Design für Ritter Sport konzipiert und anschließend durch die Full-Service Intranet Agentur umgesetzt. Begleitend dazu unterstützte HIRSCHTEC Ritter Sport bei den Kommunikationsmaßnahmen inklusive der Erstellung eines kleinen Ratgeberheftes, das zum Go-live an alle Mitarbeiter verteilt wurde.

Herausforderungen

Das „alte“ Intranet bestand mit SAP NetWeaver Version 7.0 und der Microsoft SharePoint Foundation 2010 aus zwei Systemen und war für rund 500 Mitarbeiter erreichbar. Durch die Zwei-Systemlandschaft wussten viele Mitarbeiter nicht, wo sie nach welchen Informationen suchen sollten. Das neue RitterNet, basierend auf COYO, sollte sich sowohl in der Nutzeroberfläche als auch in der Bedienung vom „alten“ Intranet unterscheiden. Um das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zu stärken, sollte das Intranet im Ritter-Sport-Design konzipiert und mit einer Top-Down-Navigation versehen werden. Zudem galt es personalisierte Profile im RitterNet anzulegen. Auch eine eigene App für den Anwendungsabsprung (Hyperlinks) auf diverse (externe) Anwendungen im Unternehmen (wie z.B. Reisekosten, Zeitwirtschaft, Auswertungen usw.) sollte entwickelt werden. Durch Workspaces galt es eine neue Art der Kommunikation und des Austausches unter den Mitarbeitern zu kreieren. Dabei war der Zeitplan eng gestrickt: Der Roll-out sollte im April 2016, schon neun Monate nach Projektbeginn, stattfinden.

Intranet-Plattform/Technologie

Die Software COYO des Hamburger Unternehmens mindsmash überzeugte Ritter Sport. Über den Bereich „Meine Anwendungen“ lassen sich benutzerabhängig alle (externen) Anwendungen, die via Browser aufgerufen werden können, steuern. Somit sieht jeder Benutzer nur die von ihm benötigten Anwendungen und kann diese mit einem Klick direkt aufrufen. Im „alten“ Intranet musste er sich dafür umständlich durch verschiedene Navigationsebenen klicken.

Wesentliche Inhalte und Funktionen

Der Benutzer selbst kann in seinem Activity Stream steuern, welche Informationen er von welchen Seiten oder Kollegen erhalten möchte. Dazu kann er Seiten oder Kollegen einfach folgen. Fortan erhält er alle Neuigkeiten, die neu auf den Seiten veröffentlicht werden, in seinem Activity Stream. Folgt er der Seite nicht, so kann der Nutzer dennoch via Navigation Informationen auf der Seite direkt abrufen. Diese gehen damit in keinem Fall verloren. Sogenannte „Pflichtseiten“ können nicht abgewählt werden. Sie werden genutzt, um Informationen, die für alle Mitarbeiter wichtig sind, zu streuen. Dazu zählen zum Beispiel die Veröffentlichungen der Geschäftsführung, allgemeine Mitarbeiterinformationen, Betriebsvereinbarungen oder IT-Support- Störungsmeldungen.

Zur allgemeinen Wissensvermittlung wurde ein eigenes Ritter-Wikipedia erstellt. In ihm werden alle gängigen Abkürzungen oder Stichworte näher erläutert. Die übergreifende Suche, findet nun alles, was mit dem Suchwort in Verbindung steht und durchsucht sogar hochgeladene Dokumente. Redakteure aus allen Abteilungen sorgen für den nötigen Input. Falls Begriffe fehlen, können diese via Formular durch den Benutzer vorgeschlagen werden.

Funktionen, Nutzen und Ziele

Das RitterNet ist ein modernes interaktives Intranet, welches die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch erleichtert. Abteilungsübergreifende Kommunikation und Kollaboration können nun in virtuellen Räumen stattfinden und unterstützen dabei die Projekt- oder Abteilungszusammenarbeit. Dadurch ist eine schnellere und flexiblere Reaktion möglich. Informationen werden nicht mehr per E-Mail gestreut, sondern erreichen nur noch die Zielpersonen, die sich für diese interessieren. In Zukunft sollen alle Mitarbeiter via App und private Smartphones an das RitterNet angebunden werden. Ein Informationsaustausch ist dann auch über das Betriebsgelände hinaus möglich.

Change Management

Eine Mitarbeiterumfrage zum alten Intranet gab den Anstoß für die Ableitung der Anforderungen an das neue Ritter-Sport-Intranet. Über eine Informationsveranstaltung sowie durch weitere Umfragen waren die Mitarbeiter permanent am Projekt beteiligt und informiert. Der Namensvorschlag „RitterNet“ für das neue Intranet sowie die Bestimmung von Navigationsbereichen durch die Mitarbeiter waren das Resultat einer internen Umfrage. Im weiteren Projektverlauf wurde intern eine Plakatkampagne für das neue RitterNet entwickelt. Jeder Mitarbeiter erhielt zum Go-Live ein Ratgeberheft, das Grundlagen und Tipps vermittelte. Durch Postkarten mit knackigen Ritter Sport-Sprüchen wurden die künftigen Benutzer darüber informiert, wie sie ins RitterNet gelangen. Begonnen hatte die Einführung des Intranets mit einem kleinen, definierten Mitarbeiterkreis, der durch persönliche Empfehlung weiterer Kollegen sukzessiv ausgeweitet wurde. Dies stellte sicher, dass unter den Kollegen über das RitterNet gesprochen und Interesse geweckt wurde. Mit speziellen Aktionen wie z.B. einer Schokowürfelaktion, um den 555.sten Nutzer zu feiern, oder einem Tippspiel zur Fußball-EM wird weiter kontinuierlich auf das Intranet aufmerksam gemacht.

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„Richtig bitter wird es erst, wenn alle im RitterNet sind. Nur DU nicht.“
RitterNet - Slogan für das Ritter Sport-Intranet, Ritter Sport