Wer in Microsoft Teams private Kanäle anlegt, sorgt nicht nur für mehr Privatsphäre, sondern tut damit auch den Kolleginnen und Kollegen einen Gefallen.
Microsoft Teams ist mindestens seit der Corona-Pandemie aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken und essentiell für das kollaborative Arbeiten aus der Ferne. Gerade wegen der fehlenden persönlichen Nähe muss man das Tool so transparent wie möglich gestalten. Die Informationen in öffentlichen Teams und Kanälen sollten bis auf Ausnahmen für alle zugänglich sein. Doch nicht immer müssen alle Mitarbeitenden jede Nachricht sehen.
Microsoft Teams ist auch nur ein Beispiel von vielen nützlichen Software-Lösungen für die hybride Arbeitswelt. In unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ finden Sie unterschiedliche Optionen, um Workflows softwaregestützt zu optimieren.
Welchen Teams-Kanal auf privat umstellen?
In einigen Abteilungen besteht der Bedarf, sich in einem kleineren Kreis auszutauschen. Innerhalb einer Führungskräfterunde, in der auch hin und wieder sensible Informationen geteilt werden, ist Privatsphäre beispielsweise wichtig. Aber braucht diese Konstellation immer ein eigenes Team? Die klare Antwort lautet: Nein!
Sofern es sinnvoll ist und einem Thema in einem bestehenden Team zugeordnet werden kann, sollte man aus Gründen der Übersichtlichkeit in Teams einen privaten Kanal erstellen. Man wählt also gezielt Mitarbeitende aus, die Zugang zu diesem Kanal haben, und kann dort ungestört vom Rest des Teams zusammenarbeiten. Und das Beste ist: Dieser private Kanal ist für alle anderen unsichtbar. Kein Grund also für schlechte Stimmung, dass womöglich etwas verheimlicht wird.
Was ist der Vorteil von privaten Kanälen in Teams?
Offene Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Auch in Software wie Microsoft Teams sollte deshalb vieles mit allen Mitarbeitenden geteilt werden. Dennoch ist es sinnvoll einzuschränken, wer welche Informationen bekommt. So sichern Sie sich gleich zwei Vorteile:
- Reduzieren Sie die Informationsflut und sorgen Sie für weniger Ablenkung bei der Arbeit
- Bauen Sie trotzdem eine sinnvolle Teams-Struktur auf
Komplexitätsreduktion als Zeichen von Respekt
In einer Welt der absoluten Informationsüberflutung auf allen Ebenen und in diversen Netzwerken fällt es uns am Arbeitsplatz oft nicht leicht, die wirklich wichtigen Informationen von den optionalen zu trennen. Das geht mit einem enormen Zeitverlust und – nicht zu vernachlässigen – einer gewissen Müdigkeit einher. Eine individuelle Selektion ist also mehr als notwendig. Tun Sie Ihren Mitarbeitenden deshalb einen Gefallen, und helfen Sie beim Reduzieren von nicht-relevanten Nachrichten.
Genau das wird nämlich mit dem Prinzip der privaten Kanäle in Teams verfolgt: Ich kann als Führungskraft einschätzen, zu welchen Informationen und Dateien meine Mitarbeitenden Zugriff haben müssen. Dementsprechend baue ich die Kanalstruktur auf und füge alle Personen nur zu den Kanälen hinzu, die für sie relevant sind.
Ich finde, das ist auf eine Art und Weise eine Handlung der Achtsamkeit und des Respekts gegenüber den Menschen in meinem Unternehmen. Und genau das ist eine Eigenschaft, die eine gute Führungskraft auszeichnet.
In einer Umgebung, in der mein Vorgesetzter oder meine Vorgesetzte solche Dinge im Blick hat, muss ich mir auch in der Regel keine Sorgen machen, dass etwas vor mir verheimlicht wird. Darüber informieren, würde ich dennoch: Dann ist allen klar, dass sie zwar nicht auf alle Kanäle Zugriff haben, dies aber auch nicht erforderlich ist.
Wie so oft sind private Kanäle in Teams also nichts anderes als eine Frage der guten Kommunikation! Mitarbeitende können übrigens auch selbst aktiv werden: Wenn sie beispielsweise Fokuszeiten in Teams einstellen, schützen sie sich gut vor Ablenkungen durch eingehende Nachrichten.
Sinnvolle Struktur aufbauen
Es gibt auch andere Möglichkeiten in Microsoft Teams, um Informationen nur mit bestimmten Personen zu teilen: Entweder man verwendet individuelle Chats oder man baut neue Teams auf. Das kann in manchen Situationen vielleicht sinnvoll sein, aber ganz sicher nicht immer. Denn so entsteht oft ein undurchsichtiges und ineffizientes Geflecht aus Kommunikationskanälen. Transparenz lässt sich so sicherlich nicht aufbauen.
Wenn Sie stattdessen in Microsoft Teams Kanäle nur für bestimmte Mitglieder freigeben, behalten Sie eine sinnvolle inhaltliche Struktur bei. Kurzgefasst: Selektion der Informationsvermittlung, ohne den Überblick zu verlieren!
