Impulse, Kontext, Orientierung: Viva Engage (früher: Yammer) macht Spaß und entwickelt sich für immer mehr Führungskräfte zum zentralen Kommunikationsmittel für Digital Leadership.
Das soziale Netzwerk aus dem Office 365-Baukasten von Microsoft besticht durch seine intuitive Bedienung und niedrigschwellige Möglichkeiten zur Kommunikation und Wissenstransfer im Unternehmen.
Für lebendige und produktive Nutzung braucht es jedoch eine gute Moderation und den einen oder anderen sanften Schubser in die richtige Richtung. Hier ein paar Tipps, um die Interaktion (nicht nur) mit Viva Engage (früher: Yammer) anzuregen.
1. Zielsetzung & Spielregeln klar kommunizieren
Legen Sie eindeutige Spielregeln fest. „Du“ oder „Sie“, Datei-Uploads ja oder nein, in welcher Sprache soll in Ihrer Gruppe miteinander „gesprochen“ bzw. geschrieben werden? Falls es nicht übergreifend geregelt ist, äußern Sie kurz Ihre Erwartungen an die Gruppenmitglieder. Und vor allem: Sagen Sie kurz und prägnant, wozu der Austausch in Ihrer Gruppe dienen soll – und wozu ggf. nicht.
2. Mitglieder begrüßen
Namen sind Nachrichten. Bitten Sie neue Mitglieder Ihrer Viva Engage-Gruppe, sich den übrigen Mitgliedern als „erste Amtshandlung“ kurz vorzustellen. Das bricht das Eis und erleichtert die weiteren Dialoge.
3. Impulsfragen stellen
Betreiben Sie Erwartungsmanagement. Hören Sie zu, was die Mitglieder wissen und lernen möchten und binden Sie Ihre Community aktiv durch Impulsfragen ein (z. B. „Was brauchen wir, um das Projekt erfolgreich voranzubringen?“, „Wie tragen wir unser Thema noch besser in weitere Abteilungen und gewinnen weitere Unterstützer?“). Durch die direkte Ansprache regen Sie ergiebige Diskussionen an und können das Employee Engagement steigern.
4. Besser regelmäßig als häufig
Posten Sie verlässlich und regelmäßig. Es ist z. B. sinnvoller, stets jeden Mittwoch etwas zu schreiben, als fünf Tage hintereinander und danach in einen wochenlangen Dornröschenschlaf zu verfallen. Halten Sie ein oder zwei Posts als „Themenpuffer“ parat.
5. Zeitnah antworten
Nichts frustriert Mitglieder Ihrer Viva Engage-Gruppe oder auch von anderen Social Communities mehr, als keine Reaktion zu erhalten. Sie müssen gar nicht der allwissende „Experte Nr. 1“ sein! Falls Sie selbst nicht die passende Antwort parat haben, leiten Sie Anfragen weiter oder ermuntern Sie die Community, Lösungswege aufzuzeigen oder adäquate Ansprechpartner zu nennen.
6. Loben und wertschätzen
Danken Sie besonders engagierten Mitgliedern mit einem kurzen Post. Das motiviert auch die übrigen Teilnehmer, „Gesicht und Stimme“ zu zeigen, sich aktiv zu beteiligen und neue Ideen einzubringen.
7. Menschen auch offline verbinden
Falls es räumlich und zeitlich möglich ist, schaffen Sie für Ihre Gruppe Möglichkeiten, sich auch in der realen Welt miteinander zu vernetzen und in Kontakt zu treten. Ob ein gemeinsames Mittagessen oder ein kurzes Treffen auf einer Management-Konferenz: Nichts ersetzt den persönlichen Austausch und macht flexible Arbeitssetting erst richtig effizient. Und wer offline nicht zusammenarbeitet, wird es auch online nicht tun.
8. Drittinhalte einbinden
Intranet Content kann ganz unterschiedlich aussehen: Öffentlich verfügbare Statistiken zum Gruppenthema, Link- und Lesetipps, YouTube-Videos und frei zugängliche Online-Presse-Clippings – all das und noch viel mehr lässt sich hervorragend integrieren, um das Team zu informieren und zu unterhalten. Nur Mut: Wer Drittinhalte einbindet, kupfert eben nicht stumpf von anderen ab, sondern beweist Weitsicht und Kompetenz.
9. Inhalte und Feedback aufgreifen
Ihre Mitglieder haben durch eine produktive Diskussion einen nutzenstiftenden FAQ-Katalog entwickelt? Durch die Community-Arbeit entstehen Ergebnisse, von denen auch Kolleginnen und Kollegen jenseits der Gruppe profitieren könnten? Es ergeben sich spannende Stories zu Fähigkeiten und Erfolgsbeispielen? Geben Sie z. B. Ihrer Kommunikationsabteilung hierzu einen Hinweis. Vielleicht entstehen daraus ja spannende Unternehmens-News oder ein Interview, das anderen in Ihrem Hause hilft oder inspiriert. Sharing is caring!
10. Stellvertreter/Co-Moderator benennen
Termindruck, Urlaub, Krankheit – es gibt viele Gründe, warum Sie bei der Gruppen-Administration oder dem Community Management mit Ihren Ressourcen haushalten müssen. Ernennen Sie daher eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter, der Sie kurzfristig unterstützen kann.
Sie spüren es: Es braucht nicht viel, um eine Viva Engage-Gruppe in einen lebendigen virtuellen Ort des Austauschs und eine engagierte Community zu verwandeln. Auch andere Software-Lösungen eignen sich für Social Collaboration im Intranet. In unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ finden Sie viele weitere Optionen. Viel Erfolg beim produktiven Kommunizieren!
