Die Cloud kommt. Diese Devise ist bei unseren Kunden über alle Branchen hinweg deutlich zu spüren. Waren 2015 noch die meisten Unternehmen sehr zurückhaltend (bei HIRSCHTEC unter 10 Prozent unserer Kunden), so ist heute fast jedes zweite Intranet-Projekt vollständig in der Cloud oder nutzt den Intranet-Relaunch als erste Komponente, um schrittweise weitere Anwendungsfälle in der „Wolke“ zu unterstützen.
An dieser Stelle möchte ich nicht auf die Vorteile dieses Ansatzes eingehen (dazu wurde schon vieles an anderen Stellen berichtet), sondern konkrete Hinweise auf die Umsetzung der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit mit Office 365 geben.
Das Toolset Office 365 bändigen
Mit Microsoft Office 365 wird kein Intranet und kein fertiger digitaler Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Vielmehr wird den Unternehmen eine umfangreiche App-Suite bereitgestellt. Neben Outlook und dem Office-Paket hat man je nach gewählter Vertragsart Zugriff auf Yammer, SharePoint Online, Teams, Planner, Delve, Videolösungen etc. Diese Vielfalt an Kommunikationskanälen und Applikationen überfordert den normalen Informationsarbeiter, der sich in der Regel auf drei bis fünf Anwendungen in der Tagesarbeit konzentriert. Hier ist das Motto „einfach vor komplex“ gefragt.
Ein Unternehmen, das zum Beispiel erfolgreich auf ein Intranet, basierend auf Microsoft Office 365 mit SharePoint Online, Delve und Yammer, setzt, und die Nutzenden behutsam an die neuen Werkzeuge heranführt, ist die Weleda AG. In dem gemeinsam mit HIRSCHTEC konzipierten Intranet wurde der erste Schwerpunkt zum Go-Live bewusst auf eine schlanke Informationsstruktur mit der Integration von Delve und Yammer gelegt.
Was es weiter bei Intranets mit Office 365 zu beachten gilt: Die bereits erwähnten Office 365-Lösungen weisen teilweise einen hohen Überschneidungsgrad bei den unterstützten Anwendungsfällen auf. So können sich Teams entweder in Yammer-Gruppen, in SharePoint Teamsites oder bei Microsoft Teams zur digitalen Zusammenarbeit treffen. Social Networking wird durch den SharePoint Newsfeed, durch Yammer oder auch durch Microsoft Teams unterstützt. Microsoft hat hier umfangreiche Matrizen zur Verfügung gestellt, die bei der Entscheidung helfen sollen, welches Tool sich am besten für welchen Zweck eignet.
Eine Intranet-Cloud für die interne Kommunikation nutzen
In unseren Projekten haben sich die folgenden Best Practices in der Nutzung von Microsoft Office -Intranet herausgebildet:
- Top-Down Kommunikation und klassische Intranet-Struktur für alle Mitarbeitenden: SharePoint Online in Kombination mit einem Add-On wie z. B. Staffbase oder Powell Software
- Social Networking für alle Mitarbeitenden (Wer weiß was? Schon gewusst, dass…? Kennt jemand jemanden, der…? Hallo, ich weiß was!): Yammer, integriert in SharePoint Online als Feed für Kommentare und Interaktionen an z.B. Unternehmensnachrichten
- Abstimmung und dynamische Zusammenarbeit in Gruppen mit hohem Anteil an Chat- und Videoübertragung: Microsoft Teams
- Strukturierte Informationsbereitstellung für Projekte und Abteilungen mit verstärktem Bedarf an Rechtestrukturen: SharePoint Online und Flow
Screenshot des HIRSCHTEC-Intranets
Potenziale von Cloud-Intranet
Viele Mitarbeitenden können heute in Unternehmen elektronisch nicht erreicht werden. Kollegen in der Produktion verfügen oft nur über einen Sammel-Account für einen PC an der Fertigungsinsel. Mitarbeitende auf Baustellen, im fahrenden Einsatz oder in der Pflege verfügen zumeist über überhaupt keinen PC-Zugang oder eine firmeneigene E-Mail-Adresse.
Ein cloudbasiertes Intranet hat hier den großen Vorteil, schnell an allen Standorten und allen Mitarbeitenden ausgerollt werden zu können. Dazu kommt, dass sowohl Microsoft Office 365 als auch die angesprochenen Add-Ons für SharePoint Online über native Apps verfügen, die sich Nutzende auf ihre privaten mobilen Endgeräte herunterladen können. Hierbei gilt es jedoch immer abzuwägen, ob die Nutzung verschiedener Apps oder der einen umfassenden Unternehmens-App sinnvoller ist.
Möchte man die Bedürfnisse der oben aufgeführten Zielgruppen adäquat befriedigen, kommt man über die Nutzung verschiedener Apps oft nicht herum. Auch hier wieder unser Best-Practice-Ansatz:
- News-App als digitaler Kanal für Unternehmensinformationen an alle Mitarbeitenden: App für SharePoint Online bzw. App des eingesetzten Add-Ons
- Social Networking: Yammer-App
- Microsoft Teams-App: Chat und Videotelefonie
In der Regel besteht bei der Nutzung der Cloud-Intranets über Smartphones wenig Bedarf, auf strukturierte Ablagen in SharePoint zuzugreifen. Daher empfehlen wir, den Zugriff auf SharePoint-Teamsites auf den PC oder die neue Generation von Convertibles zu beschränken. Eine App wird für diesen Anwendungsfall meist nur von einer kleinen Minderheit genutzt und lohnt in der Regel nicht den Aufwand für Einführung und Wartung.
Fazit zum Intranet mit Microsoft Office 365
Ein Intranet mit Microsoft Office 365 ist nicht die Einführung eines einzelnen Systems. Es ist vielmehr die Orchestrierung einer Vielzahl von einzelnen Anwendungen und die klare Positionierung von Anwendungsfällen für einzelne Bereiche von Microsoft Office 365. Nutzende sollten intuitiv verstehen können, welches Werkzeug sie für welchen Zweck nutzen.
Die Einführung mobiler Szenarien sollte ihren Fokus vor allem auf Mitarbeitende legen, die noch über keinen Zugang zur digitalen Unternehmenswelt verfügen. Hier stehen Nachrichtenverbreitung und Networking mit Wissensaustausch im Vordergrund. Mehr über digitale Arbeitsmöglichkeiten erfahren Sie auch in unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“.
