Lange Zeit galt das Intranet als Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes. Besonders Social Intranets haben die letzten Jahre dominiert und im Fall von COYO*, frei nach dem hauseigenen Motto, eine digitale Heimat für das gesamten Unternehmen geschaffen.
Nicht erst seit Beginn der Pandemie hat jedoch ein neues Tool (teilweise über Nacht) Einzug in viele Unternehmen gehalten und sich im Handumdrehen zum Werkzeug Nummer eins in der täglichen Zusammenarbeit und Kommunikation gemausert. Die Rede ist natürlich von Microsoft Teams.
Teams verbindet, auf heimische Küchen und Arbeitszimmer verstreute, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Teams vereinfacht die ortsunabhängige und dokumentenbasierte, Zusammenarbeit von Kollegen und Kolleginnen. Doch Microsoft Teams steht auch zumindest teilweise in Konkurrenz zu bisher gelebten Prozessen und an anderer Stelle abgebildeten Anwendungsfällen.
Auf die digitale Heimat COYO bezogen bedeutet dies ganz konkret: Was machen wir zukünftig in Communities, was findet in Teams und Kanälen statt? Wo werden meine Mitarbeitenden in Zukunft miteinander chatten – in Teams oder COYO? Und brauche ich überhaupt noch ein Social Intranet, wenn mir das „Microsoft 365“-Universum doch neben Teams auch Tools wie SharePoint Online, Yammer, Planner, OneNote und Co bietet?
Die Antwort auf diese Fragen lautet wie so oft: Es kommt darauf an.
Je nach individuellem Szenario kann eine Neuausrichtung mit Fokussierung auf die M365-Welt Sinn machen. Klar ist, SharePoint Online kann als Intranet genutzt werden, ist in jedem hier relevanten Lizenzmodell enthalten und generiert somit, anders als COYO, keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Gleichzeitig lohnt sich in vielen Fällen ebenso ein Festhalten an COYO als Intranet, welches mit niedrigschwelligem Einstieg und sehr guter Usability punktet. Eine weitere zu beantwortende Frage ist, ob alle Mitarbeitenden einer Organisation in Zukunft mit M365-Lizenzen ausgestattet werden. Ist dies nicht der Fall, bietet sich oft ein hybrides Szenario an.
Projekt- und Office-Worker arbeiten in Microsoft Teams und nutzen COYO als reine Informationsquelle. Etwa die Mitarbeitenden in der Produktion finden weiterhin ihre digitale Heimat in COYO. Einzelne Funktionen, wie etwa der Chat, würden in diesem Szenario für die Office-Worker aus- und für die Beschäftigten in der Produktion angeschaltet. Die hier benötigte Flexibilität bietet COYO durch einen modularen Aufbau und eine gruppenbasierte Rechtevergabe.
Das wichtigste ist eine klare Trennung der Tools und Anwendungsfälle
Wichtiger denn je ist eine trennscharfe Orchestrierung der vorhandenen und geplanten Systeme und Tools. Hier hat sich aus unserer Erfahrung folgende Positionierung als sehr zielführend herausgestellt.
- Microsoft Teams als zentraler Ort für die direkte Kommunikation und Zusammenarbeit:
Teams bildet das Zentrum der täglichen Arbeit. Hier wird mit Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, Projektteilnehmern und Projektteilnehmerinnen und Gästen sowie Externen kommuniziert und zusammengearbeitet. Alle Dateien, Dokumente und Ergebnisse mit dem Etikett „work in progress“ finden hier ihren Platz und können auf dem Weg zu ihrer finalen Version gemeinsam bearbeitet werden. - COYO als Plattform für geprüftes Wissen und offizielle Nachrichten: Sobald ein Dokument oder eine Information (für den Moment) final erarbeitet wurde, einer Prüfung standgehalten hat und potentielle Allgemeingültigkeit besitzt, wird diese in COYO als Wissen zur Verfügung gestellt. Neben der Bereitstellung von geprüftem Wissen, dient das Intranet als Sprachrohr und Kommunikationsinstrument für die interne Kommunikation zur Veröffentlichung von offiziellen Nachrichten und Ankündigungen. Innerhalb der COYO Communities werden die NutzerInnen zu RedakteurInnen. Hier findet thematischer Austausch statt, Erfahrungen und Best-Practices werden geteilt und eine Kommunikation über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg wird auch ohne konkreten Projektbezug ermöglicht.
Auf Basis einer von COYO stetig weiterentwickelten Integration von Informationen und Anwendungen aus M365 in COYO und andersherum, wird auch die Vernetzung zwischen den Anwendungen immer enger und nativer. So ist es bereits heute möglich, die wichtigsten Unternehmensnachrichten aus COYO auch in Microsoft Teams zu erhalten oder M365-Dateien und -Dokumente über die Suche in COYO zu finden und zu bearbeiten.
Und was ist mit Yammer?
Was aber nun, wenn neben Microsoft Teams auch Yammer im Zentrum der Überlegungen steht? Wie verträgt sich dies mit den COYO Communities? Und wo liegt der Unterschied zu Teams?
In diesem Fall ist die Antwort klar: Communities in COYO und Yammer sind äquivalent zu betrachten und dienen jeweils dem Austausch und der Vernetzung innerhalb des Unternehmens. Hier werden Fragen erörtert und zuvor erarbeite Best-Practices vor- und zum Diskurs gestellt.
Während in Microsoft Teams direkt 1:1 und 1:n kommuniziert wird und an konkreten Projekten und Aufgaben gearbeitet wird, ist die Kommunikationsrichtung in Yammer und in COYO-Communities weitaus weniger direkt. Fragen, Informationen und Erkenntnisse können Unternehmens-, abteilungs- oder standortweit platziert und kommentiert oder thematisch in passenden Gruppen erörtert und diskutiert werden.
Bildlich gesprochen können sowohl Yammer als auch Communities in COYO als der Marktplatz des Unternehmens gesehen werden. Je nach gewünschtem Adressatenkreis verkünden die Mitarbeitenden und Führungskräfte ihre Information entweder auf der großen Bühne in der Mitte des Marktplatzes oder suchen sich ein thematisch passendes Café am Rande dessen. Microsoft Teams hingegen kann als die Summe der Werkstätten im Umkreis des Marktplatzes gesehen werden, in welche sich die jeweils involvierten Personen zur Bearbeitung eines konkreten Projekts oder einer konkreten Aufgabe zurückziehen.
Wozu sich ein Unternehmen entscheidet – Yammer oder COYO Communities – hängt somit vom Einzelfall und der aktuellen Situation des Unternehmens ab:
- Würde die Einführung eines weiteren Tools meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen überfordern?
- Sind Communities in COYO gern genutzt und im Unternehmen etabliert?
- Ist im aktuell gebuchten „Microsoft 365“-Paket eine Lizenz für Yammer enthalten?
Die Grafik soll den Dreiklang zwischen Information (COYO), Kommunikation und Kollaboration (Microsoft Teams) und Austausch und Vernetzung (COYO Communities oder Yammer) noch einmal illustrieren.
COYO und M365 – It´s a Match!
Um die eingangs gestellte Frage zu beantworten: Ja, Microsoft 365 und ein Social Intranet auf Basis von COYO bilden ein Match. Beide Umgebungen ergänzen sich in ihren Stärken und reduzieren, auch mittels wachsender Möglichkeiten zur Integration, die jeweiligen Schwächen. Die klare Voraussetzung ist jedoch eine trennscharfe Positionierung und die entsprechende kommunikative Begleitung.
*Anmerkung: Seit Februar 2022 firmiert COYO unter dem Namen Haiilo.
