Wie wird digitale Fitness aufrechterhalten? Wie gelingt Know-how-Transfer im Zeitalter des verteilten Arbeitens? Wie wird verstreutes Wissen gebündelt, gut aufbereitet, transparent und für andere Menschen nutzbar? Microsoft 365 und andere Tools zum kollaborativen Arbeiten leisten hier wertvolle Dienste.
Es gibt viele Werkzeuge, die dabei helfen, Ihr Unternehmen stärker zu digitalisieren und Ihren Mitarbeitenden das hybride Arbeiten zu ermöglichen. In unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ haben wir die wichtigsten Tools zusammengefasst – und erklären Ihnen, wann diese eingesetzt werden sollten. Laden Sie sich jetzt kostenlos die Studie herunter.
Wie kann Wissenstransfer mit Microsoft 365 funktionieren?
In einem unserer Teams-Kanäle stieß ich kürzlich auf folgenden Dialog:
Dank der richtigen Tools, funktioniert Wissenstransfer im Unternehmen fast wie von allein.
Meine Kollegin Alana soll eine Aufgabe für einen Kunden erledigen. Dafür bittet sie um Unterstützung. Ihre Frage platziert sie in unserem öffentlichen Teams-Kanal – hier können alle, die möchten, Mitglied werden und mitlesen. Alana adressiert ihre Frage dennoch gezielt an ihre unmittelbaren Teamkolleginnen und -kollegen – über den Tag „Team Comms. & Change“ und nicht etwa über das @mention „Allgemein“. So werden andere Mitarbeitende nicht gestört – und haben dennoch die Gelegenheit, von dem Dialog und dem Wissensaustausch in unserem Team zu profitieren. (Microsoft Teams Tags helfen Ihnen dabei, die Kommunikation noch zielgerichteter zu organisieren.)
Die Bereitschaft zur Hilfe ist da. Julia und Katrin bieten sie ganz konkret an – via Link mit weiterführendem Material und inspirierenden Beispielen sowie mit einem kurzen Gesprächsangebot inkl. Raum für Rückfragen. Zwischen Alanas Anfrage (10:17 Uhr) und der zufriedenstellenden Antwort (11:10 Uhr) sind weniger als eine Stunde vergangen. Alana kann danach produktiv weiterarbeiten. Social Collaboration per Intranet hat den Know-how-Transfer in diesem Beispiel enorm beschleunigt.
Corporate Learning dank freiwilliger Mitarbeit
Kommen wir noch kurz auf eine weitere Kollegin zu sprechen, die an diesem Dialog gar nicht unmittelbar beteiligt ist. Auf sie und ihre Erfahrungen bzw. ihren Yammer-Post wird nämlich verwiesen: Pia hat vor einiger Zeit in unserer virtuellen Yammer-Community „Methode“ eine kurze Anleitung bzw. ein „How to“ erstellt: „Handybildschirm in Workshops präsentieren“. Sie hat es vor über einem halben Jahr dort veröffentlicht.
Nun ist der Zeitpunkt gekommen, an dem die Anleitung einen tollen, konkreten Nutzen stiftet. Pia und Alana sitzen weit voneinander entfernt, die eine Kollegin in Hamburg, die andere in Berlin. Ich fürchte, sie konnten sich pandemiebedingt noch niemals persönlich treffen … und doch arbeiten sie in diesem Moment remote zusammen und profitieren voneinander. Der digitale Arbeitsplatz macht’s möglich.
Motivierte Mitarbeitende organisieren den Know-how-Transfer im Unternehmen oft selbstständig.
Warum hat Pia im Sommer diesen Tipp gepostet? Das ist doch mit Mehrarbeit verbunden gewesen … Der Grund: Pias Commitment, ihr Spaß an neuen Lösungen und daran, nachahmenswerte Beispiele für andere zu teilen. Employee Engagement ist also einer der wichtigsten Faktoren, um Know-how-Transfer im Unternehmen wirkungsvoll umsetzen zu können.
Checkliste: Know-how-Transfer im Unternehmen
Die Learnings für den niedrigschwelligen Wissenstransfer mit Microsoft 365:
- Nutzen Sie Microsoft Teams als „operative Werkbank“ zur teaminternen Kommunikation und zur Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben.
- Etablieren Sie Yammer als „Marktplatz der Ideen“ und Anlaufstelle Nr. 1 für Austausch von Wissen, Best Practices und Meinungen.
- Dateien, Vorlagen und Arbeitsbeispiele sind für alle Mitarbeitenden verlässlich über SharePoint online verfügbar und können so rasch geteilt werden, um ihren Nutzen zu entfalten.
- Wissen mit anderen zu teilen, ist nicht Last, sondern Lust. „Geben & Nehmen“ lautet die Erfolgsformel am digitalen Arbeitsplatz.
- „Öffentliche“ Kanäle und Communities schlagen „private“ und „geschlossene“. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, digital fit und resilient zu bleiben: Was ist für meine Aufgaben relevant und was nicht? Wie intensiv will ich über neue Inhalte benachrichtigt werden, ohne dass ich mich dadurch belästigt fühle?
