Vom Wunsch zur Wirklichkeit: Mit Microsoft 365 zum papierreduzierten Büro

Mittlerweile gilt der Ausdruck schon als Chiffre und Metapher für die gelungene interne digitale Transformation: Das papierlose Büro. Waren es lange Zeit eher symbolische Handlungen und Botschaften, die hiermit an die Belegschaft gesendet wurden (es ist Ausdruck von Modernität und „en vogue“ mit einem Tablet statt mit einem Notizblock in einer Besprechung zu sitzen), geht es bei diesem Thema für Unternehmen und Organisation längst um handfeste Wettbewerbsvorteile. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie ganz konkret mit Hilfe moderner Workplace-Technologien wie Microsoft 365 geschäftliche Aufgaben orchestriert und wertvolle Ressourcen eingespart werden können.

Fünf Gründe für einen reduzierten Papierverbrauch

1. Verteilte Zusammenarbeit und hybride Teams: Spätestens seit Corona und Co. hat sich orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit vom „Nice to have“ zum „Must have“ weiterentwickelt. Nur wenn Mitarbeitende flexibel und in Echtzeit auf ihre relevanten Dateien, Dokumente, Termine etc. zugreifen und diese miteinander teilen und gemeinsam weiter bearbeiten können, lassen sich betriebliche Abläufe anno 2021+ dauerhaft und angemessen aufrechterhalten.
2. Nachhaltigkeit: Der sorgsamere Umgang mit Ressourcen wie Papier und Druckmaterialien und z. B. die Verringerung der Abfallmengen gehört nicht mehr nur zum guten Ton, sondern rückt für immer mehr Unternehmen in ihre Kerngeschäftsfelder. Das muss auch intern gelebt bzw. für Mitarbeitende spür- und erfahrbar sein.
3. Produktivitäts- und Effizienzsteigerung: Ob eingesparte Druck- und Materialkosten, weniger Bürofläche durch Mobile-Office-Regelungen oder smarten Alternative zu E-Mail und Präsenzmeeting, den empfundenen größten Zeitfressern: Der Wunsch, Zeit und Aufwände durch digitale Verfahren zu sparen, ist auf der Prioritätenliste stets ganz oben angesiedelt.
4. Compliance und Sicherheit: Durch verstärkten Einsatz digitaler Instrumente erhöht sich die Nachvollziehbarkeit. Wer hat was wann aufgerufen, bearbeitet oder heruntergeladen? Wer soll dies überhaupt tun können (Stichwort Rollen- und Rechtekonzept)? Diese Fragen lassen sich im digitalen Kontext häufig einfacher und klarer regeln als im Analogen.
5. Employer Branding: Junge, digital affine Menschen zu finden und zu binden bleibt Daueraufgabe für Unternehmen jeglicher Größe und Branche. Und nicht nur für Berufseinsteiger sind Smartphone und Co. die Fernbedienung für ihr Leben geworden und digitale Helfer ganz selbstverständlich im Alltag fest verankert (Messenger-Kommunikation, App statt Bahn-Ticket, E-Paper statt Zeitung). In Richtung Kunden, Lieferanten und weiteren externen Stakeholdern ersetzen viele digitale Touchpoints bisher papiergebundene Vorgänge und Prozesse. Können es sich Unternehmen dann noch leisten, intern auf derlei Instrumente zu verzichten und weiterhin auf die sprichwörtliche Sammel- und Umlaufmappe zu setzen?

Papierreduziertes Arbeiten mit Microsoft 365

Der Software-Baukasten Microsoft 365 wartet mit einer ganzen Reihe von Anwendungen auf, um sich auf dem Weg zum papierreduzierten Arbeiten zu machen. Hier einige konkrete Beispiele:

Mehr Austausch und Zusammenarbeit

Zum „Blockbuster-Tool” hat sich in vielen Häusern Microsoft Teams gemausert. Für viele wird diese Anwendung morgens nach dem Hochfahren des Rechners genauso selbstverständlich geöffnet wie Outlook. Das Tool wird immer mehr zu einer Art „Startseite und Browser des Digital Workplace“. In der Tat ist ein Arbeitsalltag ohne Funktionalitäten wie Einzel- und Gruppenchat, Videotelefonie inkl. Möglichkeit zum Teilen von Bildschirminhalten, Präsentationen u. Ä. nur noch schwer vorstellbar. Technische Basis ist SharePoint, das mit leistungsstarken Lösungen für das Dateihandling aufwartet: Verschlagwortung, Volltextsuche oder die Versionierung erlauben eine komfortablere Wiederauffindbarkeit von Informationen und Inhalten, als es gedrucktes Papier je schaffen konnte. Der Cloud-Speicherdienst OneDrive wiederum ersetzt die Hauspost und das Hin- und Herschieben von Akten, Vorlagen und Co.

Mehr Orientierung und Transparenz

Microsoft 365 ist eine kleine Schatztruhe, wenn es um produktives Miteinander geht: Das digitale Notizbuch OneNote bündelt Memos, Protokolle, weitere Texte oder wird sogar zum Diktiergerät. Auch Bilder oder Videostatements lassen sich rasch hinzufügen – und all dies hervorragend für sich selbst oder andere strukturieren und auf Wunsch teilen. Gemeinsam mit Microsoft Lens, das für Dokumenten-Scans sowie bei der Texterkennung und -umwandlung ein treuer Begleiter ist, entstehen völlig neue Dokumentations- und Protokollierungsmöglichkeiten, als mit starrem Papier. Wer nicht nur Notizzettel und -blöcke, sondern ganze Flipcharts digital haben möchte, kommt mit Whiteboard z. B. bei der gemeinsamen Ideenfindung in virtuellen Workshops und Besprechungen auf seine Kosten.

Mehr Koordination und Verbindlichkeit

Fragebögen und Formulare können durch Forms ersetzt werden. Diese App hilft z. B. bei der Terminfindung, der Erstellung kleinerer Formulare oder Online-Abstimmungen. Komplexere Aufgabenlisten können durch Microsoft Lists in Windeseile erstellt, verfolgt und teilautomatisiert werden. Bei der niedrigschwelligen Team- und Aufgabenplanung spielt Planner wiederum seine Stärken aus. Mit seinem Kanban-Board sorgt es für Transparenz bei allen Beteiligten, wo immer diese auch gerade arbeiten – bei der Verteilung von Wochenaufgaben, Urlaubsübergaben und und und. Für die Selbstorganisation mit kleinen Checklisten oder digitalen Erinnerungen statt Post-ist oder Heftnotizen eignet sich To Do bestens.

Mehr digitale Prozesse und Abläufe

Volle Kraft voraus! Sie heißen PowerAutomate, PowerApps, PowerBI oder auch Power Virtual Agents. Hinter diesen M365-Bausteinen stehen Lösungen, mit denen ohne tiefergehende Programmierkenntnisse bisher papiergebundene Prozesse, Formulare oder andere geschäftliche Aktivitäten digitalisiert werden. Das können u. a. sequenzielle Genehmigungen und Anträge, Lösungen für die Raumbuchung, Gäste- und Teilnehmer-Management oder Nachbestellung von Büromaterialien oder Chatbots für das Onboarding von Mitarbeitenden sein. Der Fantasie sind nur wenig Grenzen gesetzt: Experten gehen davon aus, dass in den kommenden Jahren auf diese Weise unzählige Apps in den Organisationen entstehen und so manches haptische Dokument zum Ankreuzen, Abhaken und Ausfüllen ablösen.

Digitale Fitness stärken und richtiges Mindset schaffen

Die Möglichkeiten, die Microsoft 365 rund um das Thema papierreduziertes Arbeiten bietet, sind enorm. Deutlich wird bei all diesen Beispielen und Szenarien aber auch: Es braucht neben dem technologischen Rahmen auch das richtige Mindset und die Befähigung aller Beteiligten, die Instrumente und ihre Features auch konsequent nutzen zu können und zu wollen. Papierreduzierte Zusammenarbeit lässt sich nicht einfach verordnen: Neben Überzeugungsarbeit braucht es Hilfestellung rund um die digitale Fitness sowie konkrete Erfolgserlebnisse, damit jeder einzelne seine ganz persönlichen, häufig auftretenden emotionale Schwellen überwindet. Schließlich werden oftmals jahrzehntelang erlernte Arbeitsweisen teilweise radikal durch die digitalen Tools gewandelt oder ersetzt. Nicht von ungefähr stammt der Satz: „Papier ist geduldig“.