Automatisierungen mit Microsoft 365: So schonen Sie endlich Zeit und Nerven

von Andy Albrecht und Malte Zimmermann Es zeigt sich immer mehr: Automatisierungen und KI können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Richtig und sinnvoll eingesetzt, führen sie zu Effizienzsteigerungen – und sind ein wichtiges Hilfsmittel auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen. Doch wie lassen sich Automatisierungspotenziale überhaupt heben? Und muss ich dafür ein IT-Spezialist bzw. eine IT-Spezialistin sein? Das sind genau die Fragen, die uns immer wieder gestellt werden. Deshalb direkt die gute Nachricht vorweg: Sie müssen kein IT-Profi sein, um Automatisierungsmöglichkeiten aufzuspüren, Automatisierungen einzusetzen und von ihnen zu profitieren.   Automatisierungspotenziale identifizieren und heben Denn Automatisierungspotenziale im Unternehmen können Sie auch identifizieren, ohne ein IT-Experte bzw. IT-Expertin zu sein. Schauen Sie sich einfach Ihren eigenen Arbeitsalltag an und Sie werden schnell sehen: Da gibt es vieles, was mit Hilfe von Automatisierungen schneller und effizienter gehen könnte. Generell hilft es daher, beim Identifizieren von Automatisierungspotenzialen wie folgt vorzugehen: Schritt 1: Identifikation von Use Cases für Automatisierungen in Abteilungen, die repetitive Aufgaben haben oder Inhalte manuell/einheitlich bearbeiten. Das können z. B. Bereiche wie HR, IT, Sales oder auch Accounting sein. Schritt 2: Gespräche mit Fachabteilungen führen, um einen Überblick zu bekommen, mit welchen Prozessen sie tagtäglich oder wöchentlich konfrontiert sind und festzulegen, welche davon schnell und einfach automatisiert werden zu können. Schritt 3: Machen! Es empfiehlt sich mit einfachen Prozessen loszulegen, erste Erfolge zu feiern und Erfahrungen zu sammeln, die sich dann später auch auf die Automatisierung komplexerer Abläufe anwenden lassen. Dabei gilt es zu beachten: Automatisierung ist ein Prozess und durchläuft verschiedene Phasen, die wir hier im Folgenden einmal kurz skizzieren.   Phasen der Automatisierung von Prozessen am Digital Workplace 1. Analyse Definition von Zielen Identifikation und Priorisierung relevanter Use Cases für Automatisierungen In der Analysephase geht [...]

„Tischlein deck dich?!?“ Magische Prozesse und Automatisierung mit M365 und der Power Platform

Sie wünschen sich spürbare Entlastung? Sie möchten lästige Routineaufgaben eliminieren und Prozesse effizienter gestalten? Dafür müssen Sie weder Zauberer noch IT-Crack sein. Andy Albrecht und Malte Zimmermann zeigen Ihnen, wie Sie mit der Power Platform von Microsoft 365 Arbeitsabläufe automatisieren, Daten clever verknüpfen und Apps ohne Programmierkenntnisse erstellen. Wir zeigen konkrete Beispiele, damit Ihr digitaler Arbeitsplatz mehr Wirkung und Akzeptanz erzielt.

Von |2025-03-17T14:47:36+01:00Februar 13th, 2025|Kategorien: , , |Tags: , , , |Kommentare deaktiviert für „Tischlein deck dich?!?“ Magische Prozesse und Automatisierung mit M365 und der Power Platform

Automatisierung: Die kleine, mächtige „Schwester” der KI

„Die papierlose Behörde“ lautet der Titel einer starken Reportage aus der „Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung“ vom 29. Dezember 2024. Der Beitrag schildert eindrucksvoll, welche Schmerzen papiergebundene Arbeitsprozesse anno 2025 für diverse Stakeholder nach wie vor verursachen. Und er richtet indirekt den Fokus auf Aspekte, die meiner Meinung nach jenseits des Hype-Themas KI, viel stärker betont werden sollten: die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen für bisher papiergebundene Arbeitsweisen.   Ein Auszug der anschaulich geschilderten Punkte in dem FAS-Beitrag: Lange Beschwerliche Wege für den Bürger zu der Behörde, wo die papiergebundene Akte physisch lagert. „Die Akten müssen sonst ständig hin- und her transportiert werden. Es bedeutet auch, dass fast alle Leistungen der Behörde nur persönlich in Anspruch genommen werden können. (...) Weil die Mitarbeiter ständig in Terminen stecken, braucht es dafür aber Vorlauf.“ Flexibilität für Mitarbeitende = Fehlanzeige. Fehlt diese Flexibiliät und die Möglichkeit, von digitalen Arbeitsweisen zu profitieren, wird es für Arbeitgeber aller Größen und Branchen schwierig, bei der Rekrutierung und (nicht nur) bei jungen Menschen zu punkten. „Selbst an Tagen ohne Publikumsverkehr können die Mitarbeiter kein Homeoffice machen, weil sie die Akten nicht mitnehmen dürfen und digital keinen Zugriff haben“, heißt es in dem Artikel. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in der Studie „Der Hoodie-Check", für die YouGov im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo 501 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus der Gen Z zu ihren Erwartungen an den Digital Workplace befragt hatte. Digitalisierung im Schneckentempo, fehlende Software-Standards, mühsame Tool-Integrationen. „Weil es (...) keine verbindliche Software gibt, muss sich jede Behörde selbst überlegen, für welches Programm sie sich entscheidet. Das kostet Zeit.“   Effizienzpotenziale mit Microsoft 365 und der Power Platform heben Nun will ich kein Behörden-Bashing betreiben. Auch in der freien Wirtschaft gibt [...]

Digital Workplace und hybrides Arbeiten: eineiige Zwillinge oder die perfekte Symbiose?

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt, sodass wir immer wieder auf die Bergriffe „Digital Workplace“ und „hybrides Arbeiten“ stoßen. Mit der zunehmenden Flexibilität durch hybride Arbeitsmodelle und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen vor der Aufgabe, den Digital Workplace optimal mit dem hybriden Arbeitsmodell zu verbinden. Doch handelt es sich dabei um identische Modelle? Wie unterscheidet sich hybrides Arbeiten vom Digital Workplace und warum bildet letzterer die Grundlage für erfolgreiches hybrides Arbeiten?   Aller Anfang macht eine durchdachte Digital-Workplace-Strategie Während der Digital Workplace eine zentralisierte Arbeitsplattform ist, die alle relevanten Tools und Plattformen für eine moderne, digitale Arbeitsumgebung bereitstellt, handelt es sich bei dem hybriden Arbeitsmodell eher um ein innovatives Arbeitsmodell auf Organisationsebene, das die Technologien des Digital Workplace nutzt, um flexible Arbeitsorte, digitale Kommunikation sowie digitalisierte Arbeitsabläufe zu vereinen. Beide Konzepte sind daher eng miteinander verbunden. Um hybrides Arbeiten in einem Unternehmen ermöglichen zu können, bedarf es eines voll funktionsfähigen und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittenen Digital Workplace. Und dieser kann nur durch eine vollumfassende Digital-Workplace-Strategie gewährleistet werden. Es ist wichtig, zunächst eine klare Vorstellung davon zu entwickeln, wohin die „Digital-Workplace-Reise“ gehen soll. Nur so lässt sich sicherstellen, dass zukünftige Investitionen bestmöglich von allen Mitarbeitenden im Unternehmen genutzt werden. Bei der Entwicklung einer solchen Strategie ist es besonders wichtig, fünf zentrale Handlungsfelder zu berücksichtigen. Denn diese sind elementar dafür, dass der Digital Workplace und die damit verbundenen Investitionen nachhaltig Früchte tragen und langfristig erfolgreich sein können. Eine wohlüberlegte Strategie stellt sicher, dass sowohl technologische als auch organisatorische Aspekte ineinandergreifen und ein nahtloses Arbeitsumfeld schaffen.     1. Leadership und Organisation: Was verbirgt sich hinter dem Konzept „Digital Leadership? Das erste Themenfeld unserer Workplace-Strategie widmet sich dem Bereich Leadership & [...]

PowerApps und Low-Coding kommunikativ begleiten

Schöne, neue Arbeitswelt: Dank PowerApps, PowerAutomate, Power BI & Co. aus dem Microsoft 365-Baukasten können bislang manuelle oder auch dokumentenlastige Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden. Zudem ermöglichen die Tools die Zusammenführung und Bearbeitung vielerlei Daten in einer integrierten Umgebung. […]