Automatisierungen mit Microsoft 365: So schonen Sie endlich Zeit und Nerven
von Andy Albrecht und Malte Zimmermann Es zeigt sich immer mehr: Automatisierungen und KI können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Richtig und sinnvoll eingesetzt, führen sie zu Effizienzsteigerungen – und sind ein wichtiges Hilfsmittel auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen. Doch wie lassen sich Automatisierungspotenziale überhaupt heben? Und muss ich dafür ein IT-Spezialist bzw. eine IT-Spezialistin sein? Das sind genau die Fragen, die uns immer wieder gestellt werden. Deshalb direkt die gute Nachricht vorweg: Sie müssen kein IT-Profi sein, um Automatisierungsmöglichkeiten aufzuspüren, Automatisierungen einzusetzen und von ihnen zu profitieren. Automatisierungspotenziale identifizieren und heben Denn Automatisierungspotenziale im Unternehmen können Sie auch identifizieren, ohne ein IT-Experte bzw. IT-Expertin zu sein. Schauen Sie sich einfach Ihren eigenen Arbeitsalltag an und Sie werden schnell sehen: Da gibt es vieles, was mit Hilfe von Automatisierungen schneller und effizienter gehen könnte. Generell hilft es daher, beim Identifizieren von Automatisierungspotenzialen wie folgt vorzugehen: Schritt 1: Identifikation von Use Cases für Automatisierungen in Abteilungen, die repetitive Aufgaben haben oder Inhalte manuell/einheitlich bearbeiten. Das können z. B. Bereiche wie HR, IT, Sales oder auch Accounting sein. Schritt 2: Gespräche mit Fachabteilungen führen, um einen Überblick zu bekommen, mit welchen Prozessen sie tagtäglich oder wöchentlich konfrontiert sind und festzulegen, welche davon schnell und einfach automatisiert werden zu können. Schritt 3: Machen! Es empfiehlt sich mit einfachen Prozessen loszulegen, erste Erfolge zu feiern und Erfahrungen zu sammeln, die sich dann später auch auf die Automatisierung komplexerer Abläufe anwenden lassen. Dabei gilt es zu beachten: Automatisierung ist ein Prozess und durchläuft verschiedene Phasen, die wir hier im Folgenden einmal kurz skizzieren. Phasen der Automatisierung von Prozessen am Digital Workplace 1. Analyse Definition von Zielen Identifikation und Priorisierung relevanter Use Cases für Automatisierungen In der Analysephase geht [...]
